Personal Reflection Paper

Module 10: Leadership Communication

Lecture 1:  Overview of Communication

Lecture 2:  Strategic Communication

Lecture 3:  Organizational Communication

Module 10: Leadership Communication

Lecture 1:  Overview of Communication

Lecture 2:  Strategic Communication

Lecture 3:  Organizational Communication

Lecture 3 Objectives

• Describe Common Communication “Channels”

• Explain Challenges Associated with “Organizational”  Communication

• Discuss How to Use E‐Mail Appropriately

• Review “Current” Communication Challenges

Circular Model of  Interpersonal Communication

Circular Model of  Interpersonal Communication Organizational

Feedback??

Channel Richness

Amount of information that can be transmitted  during a communication episode

Characteristics that influence the richness of an  information channel

 Ability to handle multiple cues simultaneously  Ability to facilitate rapid, two‐way feedback  Ability to establish a personal focus for the communication

Continuum of Channel Richness

Hierarchy Based on  Information Richness

• Face‐to‐face discussion   Richest medium  Facilitates assimilation of broad cues and emotional 

understanding of the situation  Permits:

Direct experience and multiple information cues Immediate feedback and personal focus

• Telephone conversations   Gives considerable emotional information

Hierarchy Based on  Information Richness

• Electronic messaging   Allows for rapid feedback and can be personalized  Provides a way to get information to a wide audience

• Print media   Can be personalized  Convey written cues and provides slow feedback

Selecting a Communication  Channel

• Routine messages

 Simple and straightforward

 Convey data or statistics 

 Efficient communication is through channels lower in richness

Selecting a Communication  Channel

• Nonroutine messages   Concern issues of change, conflict, or complexity that have 

great potential for misunderstanding

 Characterized by time pressure and surprise

 Effective communication is through rich channels 

• Channel should fit the message

• Messages of high importance can be conveyed using  more than one channel

o Redundant communications ‐ Sending the same message using different  channels

 Adds weight to the message and keeps the issue at the top of  people’s minds

Selecting a Communication  Channel

Channel should fit the message Messages of high importance can  be conveyed using more than one  channel

Redundant communications ‐ Sending the same message  using different channels

Adds weight to the  message and keeps the  i h f

• Combine high‐tech and high‐touch

• Consider the circumstances

• Think twice before sending the message

• Disadvantages of electronic communication  Contributes to poorer communication in organizations  Deprives people of human moments

Effectively Using Electronic  Communication Channels

Channel should fit the message Messages of high importance can  be conveyed using more than one  channel

Redundant communications ‐ Sending the same message  using different channels

Adds weight to the  message and keeps the  i h f

Channel should fit the message Messages of high importance can  be conveyed using more than one  channel

Redundant communications ‐ Sending the same message  using different channels

Adds weight to the  message and keeps the  i h f

Current Communication Challenges

Using social media

Developing skills for  communicating in a crisis

Channel should fit the message Messages of high importance can  be conveyed using more than one  channel

Redundant communications ‐ Sending the same message  using different channels

Adds weight to the  message and keeps the  i h f

Leadership via Social Media

• Social media: Internet‐based applications that  allow the creation and sharing of user  generated content

 Supports openness and transparency

 Provides a new way to connect and build  relationships with employees

Channel should fit the message Messages of high importance can  be conveyed using more than one  channel

Redundant communications ‐ Sending the same message  using different channels

Adds weight to the  message and keeps the  i h f

Being Crisis‐Ready

Stay calm

Be visible and supportive

Tell the truth

Communicate a vision for the future

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E‐Mail Etiquette

‐ Kim Kommando

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