Personal Reflection Paper

Module 10: Leadership Communication  (Chapter 9)

Lecture 1:  Overview of Communication

Lecture 2:  Strategic Communication

Lecture 3:  Organizational Communication

Module 10: Leadership Communication  (Chapter 9)

Lecture 1:  Overview of Communication

Lecture 2:  Strategic Communication

Lecture 3:  Organizational Communication

Lecture 2 Objectives

• Distinguish between “Management Communications”  and being a “Communication Champion”

• Describe “Strategic Communications”

• List the Six Practices of Strategic Communications

• Explain what makes a “Crucial Conversation”

• Differentiate “Dialogue” from “Discussion”

Management Communication

• Traditional role of a manager is that of an  information processor  Plan, Organize, Direct, Control

• Managers have communication responsibility in  directing and controlling an organization  Establish themselves at the center of information 

networks to facilitate the completion of tasks

Management Communication

• Traditional role of a manager is that of an  information processor  Plan, Organize, Direct, Control

• Managers have communication responsibility in  directing and controlling an organization  Establish themselves at the center of information 

networks to facilitate the completion of tasks

What, When, How

Communication Champion

Believes that communication is essential to  building trust and gaining commitment to a vision

 Embeddedness: People throughout the  organization are united around a common purpose

 Sensegiving: Influencing how others make sense of  the organization, where they fit within it, and the  purpose of their work

Communication Champion

Believes that communication is essential to  building trust and gaining commitment to a vision

 Embeddedness: People throughout the  organization are united around a common purpose

 Sensegiving: Influencing how others make sense of  the organization, where they fit within it, and the  purpose of their work

Why

Communication Champion

Communication Champion

Communication Champion

Strategic Conversations

People talking across boundaries and hierarchical  levels about:

 Group or organization’s vision

 Critical strategic themes

 Values that can help achieve desired outcomes

Leading Strategic Conversations

• Ask questions and actively listen to others   To understand their attitudes and values, needs, 

personal goals, and desires

• Set the agenda for conversation   By underscoring the key strategic themes that are 

linked to organizational success

• Select the right communication channels and  facilitate dialogue

Communication Champion

Open Communication 

• Leaders sharing all types of information  throughout the company and across all levels

 Enables leaders to hear what followers have to say

• Leaders break down conventional hierarchical  and departmental boundaries that may be  barriers to communication

Open Communication Climate

• Helps alleviate tension and conflict  between departments

• Builds trust

• Reaffirms employee commitment to a  shared vision

• Makes a company more competitive

Questions that Leaders Ask

• Seeks to inform the leader about what is going on in the organization

• Investigates specific issues, problems, or opportunities

• Gathers information, ideas, or insights

Leader-centered Follower-centered • Seeks to connect with

followers • Develops new insights • Encourages critical

thinking • Expands people’s

awareness • Stimulates learning

Benefits of Asking Questions

• Encourages people to think and empowers them to find answers • Helps to build positive attitudes and follower self‐confidence • Provokes critical thought and leads to deeper and lasting learning • Shows that leaders:

 Care about people on an individual basis  Value the opinions and knowledge of others  Are open to new ideas  Have faith that people want to contribute to the organization

• Helps to build trusting, respectful relationships

Listening

• Skill of grasping and interpreting a  message’s genuine meaning

• Taken for granted  People focus on presenting their own 

ideas more effectively

• Effective listening is engaged listening

Keys to Effective Listening

Listen actively Keep an open mind Resist distractions

Capitalize thought  being faster than 

speech

Seek  understanding

Keys to Effective Listening

Judge content,  not delivery Hold one’s fire

Listen for  ideas

Work at  listening Show respect

Dialogue

• Active sharing and listening in which people  explore common ground   Grow to understand each other and share a world view

• Participants refrain from:  Presuming to know the outcome  Trying to sell their convictions

• Characterized by group unity, shared meaning, and  transformed mindsets

Dialogue vs Discussion

Communicating with Candor

Candor: Honest, forthright expression of a  leader’s thinking

• Limits the potential for workplace misunderstandings, incivility, and ill will  turning into hot topics

• Lets followers know exactly where the leader stands and what the leader  expects of them

• Results in:

 Work being done faster and better  More people getting involved in organizational conversations   Limiting common organizational problems

Communicating with Candor

“Crucial Conversations”*

Opinions Vary

Stakes are High

Emotions Run Strong

* Vital Smarts

Communicating with Candor

“Crucial Conversations”*

Opinions Vary

Stakes are High

Emotions Run Strong

* Vital Smarts

• Transform anger into powerful dialogue • Make it safe to talk about anything • Be persuasive, not abrasive

Stories

• Influence people’s beliefs, attitudes, and behaviors

• Help leaders to unite people

• Foundation of sensegiving

• Help people make sense of complex situations

• Bind people together in a shared purpose and  inspire action

Stories

“A key – perhaps the key – to  leadership is the effective  communication of a story.”

‐ Howard Gardner

Complete:

Leader’s Self‐Insight 9.2

Self‐Assessment “Listening and Asking Questions”

Complete:

Leader’s Self‐Insight 9.3

Self‐Assessment “Do You Speak with Candor?”