2 assignments

6/19/2015 SkillBrief: Business Integration Levels

https://library.skillport.com/courseware/Content/cca/stgy_06_a01_bs_enus/output/html/sb/sbstgy_06_a01_bs_enus001005.html 1/3

SkillBrief

Business Integration Levels

An organization's business and IT strategies should be coordinated and integrated if the organization is to achieve maximum benefits. Integrating strategies generally improves a company's overall performance. An analysis of the current IT situation within a company can reveal the level of IT­business integration that exists there.

There are five levels of IT­business integration. The potential benefits to be gained increase as organizations move to higher levels:

the first, most basic, level is efficient use of IT within an organization level two describes the effective integration of IT systems level three results in the alteration of a company's business methodology the fourth level is concerned with the alteration of a company's business network the fifth – and highest – level results in a change of business direction

Level 1

At level one, IT is used to improve the efficiency of one localized area within a business. And the focus is mainly on ensuring the IT service is delivered in a cost­effective and reliable way.

Usually, managers deploy these systems to respond to operational challenges within their own particular areas. They don't consider the wider benefits these systems could bring to the organization. This level of IT integration underutilizes the potential of IT. It also fails to exploit its wider capabilities.

In addition, competitors can easily introduce similar standalone systems. So any strategic advantage the company may have gained by introducing these systems in the first place is quickly neutralized.

Level 2

At level two of IT­business integration, an IT Department attempts to effectively integrate IT throughout an organization. This typically involves the interconnection of different IT systems and applications so that the whole company can benefit from them. To maximize the potential benefits at this level, organizational roles and responsibilities should also be adjusted so that employees are encouraged to work interdependently across functional lines. By integrating internal systems in this way, a shared organizational vision is created.

At level two, organizations integrate systems and applications, such as customer order­entry systems and inventory control systems, that benefit the organization as a whole, rather than a single department. In addition to the technical integration, organizations also take a cross­functional approach to promote interdependence among the functional areas and processes of the company.

A common mistake at this level is to allocate more time and attention to technical interconnectivity issues than to ensuring interdependence across the business. Both types of integration are required to maximize the potential benefits of an IT­enabled strategy.

The effective integration of IT can result in organizations becoming more efficient and successful. This often leads to a reduction in operating costs and the creation of new value­added services. As information is usually easier to access, the effective integration of IT can also lead to better decision­making.

Level 3

At level three of IT­business integration, organizations alter their business methodologies and workflow to take advantage of the sophisticated IT systems that are becoming available. They rethink how they work in order to improve customer service, cut costs, and become more competitive. A full analysis is necessary because the benefits of IT cannot

6/19/2015 SkillBrief: Business Integration Levels

https://library.skillport.com/courseware/Content/cca/stgy_06_a01_bs_enus/output/html/sb/sbstgy_06_a01_bs_enus001005.html 2/3

be realized if IT is superimposed on current methodologies. Instead, IT should become a stimulus for transforming the organization.

IT allows people to work together in efficient new ways. For example, shared databases make information available across the organization. Expert systems enable general workers to perform specialized tasks, such as generating financial reports or project revenue figures. And with wireless data communication and portable computers, employees can work outside the office – and work closely with employees in other locations.

Businesses should organize themselves based on these current – and emerging – IT capabilities to get the maximum benefit from IT. Before changing their existing business processes, managers should understand the strengths and weaknesses of those processes. They should also understand what the likely impacts of any changes will be, and how quickly changes should be implemented.

It's also important that managers are aware of how competitors are altering their business processes in light of IT developments. They should ensure these changes are taken into account in their own plans. Altering a company's business methodology usually results in fundamental changes within that organization. For example, organizational roles and reporting relationships are likely to change, and managerial responsibilities may be expanded. These changes should ultimately result in the organization making better use of technology – and operating more efficiently.

Level 4

The first three levels of IT­business integration focus on the effects of IT on a single organization. However, at the fourth level, IT transforms the way business is conducted among the participants of an entire business network, including suppliers, buyers, and other intermediaries.

IT systems, such as inter­company networks and electronic data interchange, promote inter­organizational integration. This can change the way organizations conduct business with each other.

If a company is operating at level four of IT­business integration, it should be able to learn from the extended network. It should also be able to coordinate and control its own activities better.

At this level, organizations may choose to eliminate certain activities if they don't have the required level of competence in­house – or if other companies can provide these activities better. In turn, these companies may also be able to use the diverse range of skills, knowledge, and expertise made available by the larger business network, which may not be available in their own organizations. In this way, companies become more effective and can respond quicker to ever­ changing customer needs.

The highest level of IT­business integration is level five ­ when a business starts to change direction. And the direction in which it moves is influenced by IT. At this level, IT influences the mission and vision of an organization. In other words, IT plays a role in redefining what the company does and what it wants to achieve.

When a company changes direction, it might alter the products or services it offers, sell to a new market, or choose different distribution channels. An organization may decide to move out of its old business, add new businesses, or offer new value­added services.

Sometimes, companies may simply have to change direction as their market position falls because of, for example, increased competition or an economic downturn. Whether a company is forced into a change of business direction, or changes to fully embrace IT, it will likely have to consider a number of risks. And there's always the risk that customers – and employees – might be confused by the change.

However, companies that successfully change direction based on advances in communication and IT are often more flexible and effective as a result. Companies that change their business direction can help ensure their long­term viability. And they're in the best position to reap the many benefits IT can bring in the future.

An organization's business and IT strategies should be integrated if the organization is to achieve benefits.

There are five levels of IT­business integration. The first, most basic, level is efficient use of IT within an organization. Level two describes the effective integration of IT systems, and level three results in the alteration of a company's overall business methodology. The fourth level is concerned with the alteration of a company's business network. And the fifth – and highest – level results in a change of business direction.

Course: IT Strategy Essentials: Business and IT Strategy Alignment Topic: Levels of IT and Business Integration

6/19/2015 SkillBrief: Business Integration Levels

https://library.skillport.com/courseware/Content/cca/stgy_06_a01_bs_enus/output/html/sb/sbstgy_06_a01_bs_enus001005.html 3/3

© 2011 SkillSoft Ireland Limited