Lab: Microsoft Word

MT. SAN ANTONIO COLLEGE 

CISB11 ‐ WORD PROCESSING ASSIGNMENT 

Page 1 of 8 

PURPOSE: 

This assignment will help you become familiar with the use of a word processing application, 

specifically Microsoft Word 2016. This assignment has two parts. In the first part, you will follow 

instructions to modify an existing Word document. The second part consists of answering ten 

questions related to Microsoft Word. 

With this assignment you will: 

 Learn some of the terminology used when working with a word processing program.   Retrieve a document from storage and make modifications to it.   Add format changes to the document.   Add your own text to the document. 

ASSIGNMENT: (25 points maximum)  

1. If you are not doing this assignment at Mt. SAC, make sure you are using Word 2016. Although you  can use previous versions of Word to complete this assignment, some of the assignment 

instructions will not match your version—which may make it difficult to complete the assignment.   

  Make sure you have already copied the “CISB11 WORD file” onto a storage device or your  computer’s desktop. See instructions in the Assignment link in Canvas. 

  If you are working on computer in the classroom or lab, your file will be erased when the next  class is in this classroom. You MUST save your work to a flash drive or cloud storage to have a 

copy of it for later use.  

2. Open Microsoft Word 2016.   

  Check the Taskbar or Start Menu for a Word icon and click it. Otherwise type “Word” in the  Search Windows text box on the left side of the Taskbar then click “Word 2016 Desktop app”. 

3. By default, Word opens with a window that allows you to open previously opened documents,  other documents (not yet opened), and to open a template.  

NOTE: This can be changed. At Mt. SAC in the CIS department, Word opens with a new blank 

document similar to the image on the next page.  

  If Word does NOT open with a blank document, click the “Blank document” icon. 

  If Word does NOT open with a blank document and you wanted to open a document you  already have, click the “Open Other Documents” command at the bottom of the vertical blue 

pane. 

4. An example of the document screen is shown on the next page.  Refer to it for the location of such  items as the File Tab, Quick Access Toolbar, other Tabs, and the Ribbon. You will need to know the 

location of these items to complete this assignment. 

5. This assignment will help you learn the organizational structure of Word 2016 and show you how  to perform basic word processing tasks using this popular program.  

Page 2 of 8 

6. The purpose of the Word 2016 Ribbon interface to provide quick access to commonly used tasks  making it easier to find the tool they want to use. Word 2016 has a separate Ribbon for each tab.  

Each Ribbon has tool buttons that correspond to the Tab that was clicked.  Also note that each 

Ribbon is divided into groups.  The name of each group is located on the bottom row of the Ribbon. 

Review the Ribbons for each Tab. 

  When you first open a document in Word 2016, the Home Tab is selected by default. Look at  the Ribbon groups (Clipboard, Font, Paragraph, etc.) located within the Home Tab Ribbon and 

then review the tool buttons that are located within each group.   

  Next, click each of the other Tabs (File, Insert, Design, Layout, etc.) and review the Ribbon  groups and tool buttons that are available under each Tab.  NOTE: The questions at the end of 

this exercise will require you to know the location of some commonly used tools.  The “Tell me 

what you want to do” button (represented by a light bulb icon) is located at the right end of the 

Tabs row.  It replaces the Help button in previous versions of Microsoft Office.   

7. The File Tab, (located in the top‐left corner of the Window) is similar to the File Tab in previous  versions of Microsoft Office.  It contains buttons that enable the user to open, save, print, and close 

documents. Clicking the File Tab displays “Backstage View”. 

  Click the File Tab and review the available options on “Backstage View”. 

File  Tab 

Quick Access  Toolbar 

Ribbon Tabs  Groups 

Navigation pane  may not be 

Document  window 

Page 3 of 8 

8. The Quick Access Toolbar (QAT), located above the File Tab, contains the Save, Undo, and Redo  buttons.  Other commonly used functions can be added to the Quick Access Toolbar.  Click the 

down arrow to the right of the Quick Access Toolbar to see the buttons that can be added to the 

toolbar. Another way to add a command to the QAT is to right‐click a command on the Ribbon and 

then click Add to Quick Access Toolbar. 

9. The white area in the center of the screen is called the document window.  This is where your  typing will appear.  Think of it as a blank sheet of paper. 

10. Let’s retrieve your downloaded document from storage.   

  Using the mouse, position the pointer over the File Tab in the top left corner of the screen.   Press the left mouse button once.  (This is called CLICK or CLICKING the mouse button.  Always 

use the left mouse button unless you are told otherwise). 

  Click the word Open.  The Open navigation area will appear.  If your computer has saved Word  files previously, it will display a list of recently saved files on the right side of the window.  You 

will also see a number of options for which to open a file.  At the bottom of the vertical blue 

pane, click the “Open Other Documents” command. Click the Browse button in the white area 

under the large “Open” title. Navigate to the CISB11 WORD file document you saved. 

11. One useful feature of Microsoft Word is the ability to identify and correct spelling errors.  The  program contains a built‐in dictionary that checks for proper spelling.  It can even suggest proper 

word spellings.  Let’s check the document for spelling errors.  

Red squiggles under a word, denotes a potential spelling error. Word uses Office’s Dictionary which 

does not always recognize words such as proper nouns (names of people, places, etc.) and 

technical terms. 

Blue squiggles under a word, denotes a potential grammar issue. Though Office’s grammar check 

does a very good job, it can misunderstand the usage in content of the typed text.  

After you use Spelling and Grammar check, you must still proofread (read your document), to 

ensure it is typed correctly. 

 Find the Spelling button by clicking the Review Tab. On the far left end of the Ribbon is the  Spelling & Grammar button; it has ABC and a  on it. Click it once. The Word application will  now go through your document and check it for spelling and grammar errors.  When it finds a 

word it does not recognize, it will prompt you for an action. You can choose to Ignore the word, 

Change the word, or Add it to the Office Dictionary. If Word gives you a list of suggestions, you 

may choose one of the suggested words by clicking the correct word in the list and then clicking 

the Change button.   

 Use the Spelling & Grammar tool to correct all spelling and grammar errors in your document.   

 Click the OK button when the spelling check is complete. 

12. One of the great things about a word processor is that it automatically determines the end of the  line and starts the next line for you. This process is called WORD WRAP because the next word 

WRAPS around to the following line. Because of this, you do not press the < ENTER > key at the end 

Page 4 of 8 

of each line. The only time you need to press < ENTER > at the end of a line is if you want to start a 

new paragraph. Let’s see how this works. 

  Move the cursor so that it is just to the left of the sentence that starts “Most word processing  programs also support . . . “ (6 lines from the bottom.) 

  Press the < ENTER > key.  The sentence has jumped to the next line and automatically been  indented to match the indentation of the first paragraph.   

13. Now let’s put a title and your name at the top of the document. 

  To move the cursor to the top of the document, press and hold down the <CTRL> key and then  press the <HOME> key. This is called a shortcut key combination. Press <ENTER> to create a 

blank line and press the up arrow key to move the cursor to the blank line.   

  We want the title and your name to be centered at the top of the page.  The Center button is  located on the Ribbon within the Home Tab.  Click the Home Tab (located under the Quick 

Access Toolbar) and then click the Center button (located on the bottom row of the Ribbon in 

the Paragraph group).  It looks like this:    

  Now type WORD PROCESSING, all in CAPS by pressing the Caps Lock key on the keyboard. After  you type the text, remember to press the Caps Lock key again to cancel the command. Now 

press the <ENTER > key. 

  Type your full name (NOT all in CAPS).  It will also be centered on the line. Press the <ENTER>  key to move the cursor to the next line. 

  Now bold the two title lines you just typed. Select both lines by clicking and dragging through  both lines of text. Click and hold down the left mouse button in front of “WORD” AND THEN 

SMOOTHLY drag to the end of your last name. Release the mouse button. Click the Bold (the 

icon with an uppercase B) button in the Font group on the Home Tab.  

  Now deselect the two title lines by clicking in an area away from the selected text. I recommend  the right margin. This is very important to ensure you do not accidently perform another action 

to the selected text. 

14. Let’s add some pizzazz to our document.   Let’s bold the phrase no more retyping at the end of  the second sentence. Try using the Find command to locate the text. 

  Click Find in the Editing group on the Home Tab. Type no more. There are two occurrences  highlighted in yellow.  

  Point the mouse just to the left of the word no (2nd occurrence).  Now, holding the left mouse  button down, drag the mouse pointer to the right until the phrase no more retyping is 

highlighted.  Release the mouse button.  The only thing highlighted should be the three‐word 

phrase.  If you didn’t get this right, try it again until you have the correct words highlighted. 

  Click the bold button located on the bottom row of the Ribbon in the Font group.  Its label is an  uppercase B.  (NOTE: If you do not see this button you need to click the Home Tab). The phrase 

Page 5 of 8 

should now be in bold type.  The Bold button should now be a different color than the rest of 

the Font group options.  This shows that it is activated. Remember to deselect the selected text. 

15. Let’s italicize a word for emphasis.   

  Find the word zing in the last sentence of the first paragraph.  Highlight the word by dragging  the mouse over it like you did in the last step. You can also double‐click a single word to select 

it. 

  Once the word zing is highlighted, click the Italics button.  It has an uppercase I on it and is next  to the Bold button.  Again, after you click the Italics button, it should have a different color than 

the other buttons on the Ribbon.  The word zing should now be in italics. Remember to 

deselect the selected text. 

16. Another way to edit your document is by using the Font, Paragraph, and Style tools located in the  Ribbon.   

  You will use the Font tool to edit your name.   

  Highlight (select) your name at the top of the page. You can use click and drag or you can click  in the left margin in the row with your name. 

  Click the Font group “launcher” (the white box with the little arrow at the right end of the Font  group, as shown in the image on the next page) to open the Font dialog box.  While some of the 

editing tools in the Font dialog box (font, size, font color) are also available on the Ribbon 

within the Home Tab, some editing tools are only available within the Font dialog box. Review 

some of the editing options available within the Effects area. 

  Next you will convert your name to all caps by click the All caps box located within the Effects  area and click the OK button.  The result is that all of the letters in the highlighted text have 

been changed to uppercase letters. Remember to deselect the highlighted text. 

17. Next you will change the line spacing of the paragraphs within your document.   

  Highlight (select) the two paragraphs of text. You can use Click and Drag or you can click AND  hold in the left margin at the first line of the first paragraph AND THEN SMOOTHLY drag down 

the left margin until all of the lines in the two paragraphs are selected. 

  Next, click the Paragraph group launcher (the white box with the little arrow at the right end of  the Paragraph group, as shown in the image below) to open the Paragraph dialog box.   

  The Paragraph dialog box enables you to change the format of your paragraphs, such as the  alignment, indentation, and line spacing. 

  Click the down arrow in the Line and Paragraph Spacing button and click the 1.5 Line option.  Notice that the Spacing Before and After (just to the left of Line Spacing) are both set to 0 

(zero). The Word defaults for Line spacing is Multiple with the At set to 1.08. Also the Spacing 

After is set to 8 point.  

  Click the OK button. Remember to deselect the highlighted text. The paragraphs now have  extra spacing between each line.  

Page 6 of 8 

18. Save your document with a new name.   NOTE: Your document will be lost if you do not direct Word to save it since it is currently in RAM. 

Which we learned is volatile storage. 

There are three ways to save a document. Two of them save the document with the same name 

and location.  

1)  If you want to save the document in its original storage location with its original name and 

format, you can simply click the Save button located in the Quick Access Toolbar.  

2)  You can also use the keyboard shortcut CTRL+S.  

 To rename a document, use the 3rd method to save a document – Save As. 

 Click the File Tab and then click Save As. Click the Browse button. By default, the location  should be the same as the document you opened. BUT you do have the option to save a 

document to another location.  

 In the Save As dialog box, click in the File Name textbox and type the new file name:  YourLastName YourFirstName CISB11 Word then click the Save button. 

 Click the down arrow key to the far right of the Save As Type text box. You will see many  different file format options for saving your document. There may be situations where you will 

want to save a file as a PDF, Web Page, or other type of format. For this assignment we will 

save it as the default Word Document. Make sure that “Word Document” is displayed in the 

“Save as type:” textbox and click the Save button at the bottom of the screen. 

Launcher  buttons 

Page 7 of 8 

19. Answer the questions on this page by typing the question number and the answer in your  document – do NOT type the question.  

Leave three blank lines between the bottom of the word processing paragraphs and the beginning 

of your answers.  

Also, put each answer on a new line.  

The answers to the questions MUST BE TYPED at the bottom of your document. Written answers 

WILL NOT BE ACCEPTED. 

20. After typing your answers, save your document again by clicking the Save button or using the  shortcut key in the Quick Access Toolbar. 

21. You should always exit the application you are in. 

  Click the File Tab, then click Close. 

 If you used a flash drive for this assignment, make sure you remove your flash drive before  leaving. 

22. Submit your Word document YourLastName YourFirstName CISB11 Word through the Canvas  Assignment link before you leave the classroom OR be sure it is saved to a flash drive or cloud 

storage. 

  If you are working on computer in the classroom or lab, your file will be erased when the next  class is in this classroom. You MUST save your work to a flash drive or cloud storage to have a 

copy of it for later use.  

 

 

Word 2016 Questions (10 points) 

1. How can you save a document created using Word 2016 in a PDF format?  Explain the process  step by step.   

2. Assuming you are on the Home Tab, explain which Tabs and buttons you would need to click to  open a new blank document. 

3. Assuming you are on the Home Tab, explain which Tabs and buttons you would need to click to  add the “Print” or "Spelling & Grammar" icon to the Quick Access Toolbar.  

4. Assuming you are on the Home Tab, explain which Tabs and buttons you would need to click to  add a Bibliography to the document.  

5. Assuming you are on the Home Tab, explain which Tabs and buttons you would need to click to  insert a picture (from a file) in your document. 

6. Assuming you are on the Home Tab, explain which Tabs and buttons you would need to click to  change the Page Orientation to Landscape. 

7. What is the purpose of the “Ribbon?”  8. The Help button from previous versions of Office has been replaced by what words and what 

symbol?   

9. What Tab would you click to find the Spelling & Grammar button?  10. Each Ribbon Tab is divided into sections. What are these sections called? 

   

Page 8 of 8 

RUBRIC 

Deductions Description 1 Name of Word file

2 to 3 per error Two title lines: typing, formatting (all caps, bold, centered) 2 per error Spelling and Grammar check

3 Split existing paragraph at “Most word processing…” 3 Bold “no more retyping” 3 Italicize “zing” 4 Change line spacing to 1.5

2 point each 10 Questions