Introduction to Management
emma_94
Week7Control.pptIntroduction to Management MANG2401
WEEK – 7
Chapter 7
Control
Dr Jarrod Haar
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Controlling
- Controlling is defined as a process of measuring performance and taking action to ensure desired results.
- The purpose of controlling is straightforward-to make sure that plans are fulfilled and that actual performance meets or surpasses objectives.
- تُعرّف المراقبة بأنها عملية لقياس الأداء واتخاذ الإجراءات لضمان النتائج المرجوة. إن الهدف من التحكم واضح - للتأكد من أن الخطط مستوفاة وأن الأداء الفعلي يلبي أو يتجاوز الأهداف.
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Organisational Control
- Figure shows how controlling fits in with the rest of the management process.
- Planning sets the directions and allocates resources.
- Organizing brings people and material resources together in working combinations.
- Leading inspires people to best utilize these resources.
- Controlling sees to it that the right tings happen, in the right way, and at the right time.
Introduction to Management MANG2401
- يوضح الشكل كيفية التحكم في مع بقية عملية الإدارة. التخطيط يحدد الاتجاهات ويخصص الموارد.
- تنظيم يجمع الناس والموارد المادية معا في مجموعات العمل.
- يقود الإلهام الناس إلى الاستفادة القصوى من هذه الموارد.
- تتحكم المراقبة في أن يحدث الحق ، بالطريقة الصحيحة ، وفي الوقت المناسب.
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Control Systems
- Formal, target-setting, monitoring, evaluation and feedback systems to provide managers with information to determine if strategy and structure are working effectively and efficiently
- A good control system should:
be flexible so managers can respond as needed.
provide accurate information about the organization.
provide information in a timely manner.
Introduction to Management MANG2401
- الأنظمة الرسمية وتحديد الأهداف والمراقبة والتقييم والردود لتزويد المديرين بالمعلومات لتحديد ما إذا كانت الإستراتيجية والهيكل يعملان بفعالية وكفاءة ينبغي لنظام التحكم الجيد أن:
- تكون مرنة بحيث يمكن للمديرين الاستجابة حسب الحاجة.
- تقديم معلومات دقيقة عن المنظمة. تقديم المعلومات في الوقت المناسب.
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Purpose of Controlling
- Increases chances of achieving organizational goals and standards
- Helps improve quality of products and services
- Helps track overall performance
Seeing that the right things happen in the right way at the right time
Introduction to Management MANG2401
- يزيد من فرص تحقيق الأهداف والمعايير التنظيمية يساعد على تحسين جودة المنتجات والخدمات يساعد على تتبع الأداء الكلي
- رؤية أن الأمور الصحيحة تحدث بالطريقة الصحيحة في الوقت المناسب
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Steps in the control process
- Steps in the Control Process:
Step 1 : Establish objectives and
standards.
Step 2 : Measure actual performance
Step 3: Compare results with objectives
and standards.
Step 4: Take corrective action as needed.
Step 5: Measure and re-measure…
Introduction to Management MANG2401
- خطوات في عملية التحكم:
- الخطوة 1: تحديد الأهداف و المعايير.
- الخطوة 2: قياس الأداء الفعلي
- الخطوة 3: مقارنة النتائج بالأهداف والمعايير.
- الخطوة 4: اتخاذ الإجراءات التصحيحية حسب الحاجة. الخطوة 5: التدبير وإعادة القياس ...
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
The Control Process
Determine areas to control
Steps in the control process:
Establish objectives & standards
Measure actual performance
Compare performance
Recognise positive
performance
Control
process
steps
Take corrective action
Adjust standards
*
*
*
*
Feedback
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
The Control Process
- Step 1: Establishing Objectives & Standards
Types of Standards
Output standard: measures performance results in terms of quantity, quality, cost or time.
Input standard: measures work efforts that go into a performance task.
Standards must be consistent with strategy, for a low cost strategy, standards should focus closely on cost.
Introduction to Management MANG2401
- الخطوة 1: وضع الأهداف والمعايير
- أنواع المعايير
- معيار الإخراج: يقيس نتائج الأداء من حيث الكمية أو الجودة أو التكلفة أو الوقت.
- معيار الإدخال: يقيس جهود العمل التي تدخل في مهمة الأداء.
- يجب أن تكون المعايير متسقة مع الإستراتيجية ، لاستراتيجية منخفضة التكلفة ، يجب أن تركز المعايير بشكل وثيق على التكلفة.
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
The Control Process
Step 2: Measuring Actual Performance
- The second step of the control process is to measure actual performance.
- The measurement must be accurate enough to spot significant differences between what is really taking place and what was originally planned.
- A common failure in organizations is an unwillingness or inability to rigorously measure performance.
- Managers need to get comfortable with the act of measurement and they need to be consistent in doing it.
Introduction to Management MANG2401
- الخطوة 2: قياس الأداء الفعلي الخطوة الثانية من عملية التحكم هي قياس الأداء الفعلي.
- يجب أن يكون القياس دقيقًا بما يكفي لتحديد الاختلافات المهمة بين ما يحدث بالفعل وما تم تخطيطه في الأصل. الفشل الشائع في المنظمات هو عدم الرغبة أو عدم القدرة على قياس الأداء بدقة.
- يحتاج المديرون إلى الارتياح مع إجراء القياس ويجب أن يكونوا متسقين في القيام بذلك.
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
The Control Process
- Step 2: Measuring Actual Performance
- managers can measure outputs resulting from worker behavior or they can measure the behavior themselves
- The more non-routine the task, the harder to measure - Managers then measure the behavior (come to work on time) not the output
- the goal is accurate measurement of output and/or input standards
- الخطوة 2: قياس الأداء الفعلي يمكن للمدراء قياس النتائج الناتجة عن سلوك العمال أو يمكنهم قياس السلوك بأنفسهم كلما كانت المهمة غير روتينية أكثر ،
- كلما كان من الصعب قياسها - يقوم المدراء بقياس السلوك (تعالوا للعمل في الوقت المحدد) وليس الناتج الهدف هو قياس دقيق للمخرجات و / أو معايير الإدخال
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
The Control Process
Step 3: Comparing Results with Objectives and Standards
The control equation:
Need for action = desired performance - actual performance
How to compare?
- Historical Comparison
- Relative Comparison
- Engineering Comparison
- Often, several problems combine creating low performance
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
The Control Process
Step 4: Taking Corrective Action
- Management by exception – focuses managerial attention on substantial differences between actual and desired performance.
- problem situation
- opportunity situation
- Perhaps the standards have been set too high?
- Workers may need additional training, or equipment?
- This step is often hard since the environment is constantly changing (ie standards now outdated)
Introduction to Management MANG2401
- الخطوة 4: اتخاذ الإجراء التصحيحي الإدارة بالاستثناء - تركز الاهتمام الإداري على الفروق الجوهرية بين الأداء الفعلي والأداء المرغوب.
- حالة المشكلة
- فرصة فرصة
- ربما تم وضع معايير عالية جدا؟
- قد يحتاج العمال إلى تدريب إضافي ، أو معدات؟ هذه الخطوة صعبة في كثير من الأحيان لأن البيئة تتغير باستمرار (بمعنى أن المعايير أصبحت قديمة الآن)
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
- Characteristics of Effective Controls
- strategic and results oriented
- understandable
- encourage self-control
- timely and exception oriented
- positive in nature
- fair and objective
- Flexible
- خصائص الضوابط الفعالة
- الاستراتيجية والنتائج الموجهة
- مفهوم
- تشجيع ضبط النفس
- في الوقت المناسب والاستثناء المنحى إيجابية في الطبيعة عادل وموضوعي مرن
Introduction to Management MANG2401
Three Types of Control
Inputs
Outputs
Conversion
Process
Feedforward
Control
(anticipate
problems)
Concurrent
Control
(manage problems
as they occur)
Feedback
Control
(manage problems
after they occur)
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Types of Timing Controls
- Feedforward: The controls that are accomplished before a work activity begins are called feedforward controls.
- Managers anticipate problems before they arise
- Managers can give rigorous specifications to suppliers to avoid problems with quality.
They ensure that:
- objectives are clear
- proper directions are established
- right resources are available
- focus on conditions before a work activity begins
- e.g. inventory management is a feedforward control ensuring timely availability of materials for production
Introduction to Management MANG2401
- Feedforward: تسمى عناصر التحكم التي يتم تنفيذها قبل بدء نشاط العمل بعناصر تحكم feedforward. يتوقع المديرون المشاكل قبل ظهورها يمكن للمديرين إعطاء مواصفات صارمة للموردين لتجنب مشاكل الجودة.
- يضمنون ما يلي: الأهداف واضحة
- يتم تأسيس الاتجاهات المناسبة
- الموارد الصحيحة متوفرة
- التركيز على الشروط قبل بدء نشاط العمل
- مثلا تعتبر إدارة المخزون بمثابة تحكم مضمن يضمن توافر المواد اللازمة للإنتاج في الوقت المناسب
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Types of Timing Controls
- Concurrent: The controls that focus on what actually happens during the work process are called concurrent controls.
- Allows managers to correct problems as they arise
- Managers can see that a machine is becoming out of alignment and fix it
- Managers can identify where training is needed
- monitor ongoing operations to make sure they are being done according to plan
- focus on quality of task activities during work process
- e.g. shift manger checks on new employee who appears to be over heating baked goods.
Introduction to Management MANG2401
- متزامن: الضوابط التي تركز على ما يحدث بالفعل خلال عملية العمل تسمى الضوابط المتزامنة.
- يسمح للمديرين بتصحيح المشاكل عند ظهورها يمكن للمديرين أن يروا أن الآلة أصبحت خارج المحاذاة وأن تصلحها يمكن للمديرين تحديد مكان التدريب المطلوب مراقبة العمليات الجارية للتأكد من أنها تتم وفقًا للخطة التركيز على جودة أنشطة المهام أثناء عملية العمل مثلا مدير الشيكات يقوم بالتحقق من الموظف الجديد الذي يبدو أنه أكثر من المواد المخبوزة للتدفئة.
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Types of Timing Controls
- Feedback: The controls that take place after work is completed are called feedback controls or postaction controls.
- take place after work is completed.
- focus on quality of end results.
- Customer reaction to products are used to take corrective action in the future
- e.g. a customer rates the meal and service quality,
- e.g. a budget report when a project is finished (budgeting is a process of stating in $ terms, the organisation's planned activities for a given period of time)
Introduction to Management MANG2401
- ملاحظات: تسمى عناصر التحكم التي تتم بعد الانتهاء من العمل عناصر التحكم في التعليقات أو عناصر التحكم في التدبير.
- يحدث بعد الانتهاء من العمل.
التركيز على جودة النتائج النهائية.
يتم استخدام رد فعل العملاء على المنتجات لاتخاذ إجراءات تصحيحية في المستقبل مثلا يقيّم العميل جودة الوجبة والخدمة ، مثلا تقرير الميزانية عند الانتهاء من المشروع (الميزنة هي عملية تفيد بشروط بالدولار ، وأنشطة المنظمة المخطط لها لفترة معينة من الزمن)
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Control Strategies
- Managers have two broad options with respect to control.
1. Internal control and 2. External control.
- Internal Control - allows motivated individuals and groups to exercise self-discipline in fulfilling job expectations.
- External control- occurs through personal supervision and the use of formal administrative systems.
Introduction to Management MANG2401
- يتمتع المديرون بخيارين واسعين فيما يتعلق بالتحكم. 1. الرقابة الداخلية و 2. السيطرة الخارجية.
- التحكم الداخلي - يسمح للأفراد والمجموعات المتحمسين لممارسة الانضباط الذاتي في تحقيق توقعات العمل.
- السيطرة الخارجية - يحدث من خلال الإشراف الشخصي واستخدام النظم الإدارية الرسمية.
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Integrating Planning and Controlling:
Management by Objectives (MBO)
Management by Objectives (MBO): a supervisor and subordinate jointly set performance objectives for the subordinate and review results accomplished.
Goals are set at each level of the firm
- Goal setting is participatory with manager AND subordinate
- Regular reviews of progress toward goals
- Consequences such as promotion, training, pay increases may be linked to the level of goal attainment
- Teams can also measure performance in this way with goals and performance measured for the team
Introduction to Management MANG2401
- الإدارة بالأهداف (MBO): مشرف أداء وأهداف ثانوية مشتركة تحدد الأداء للمرؤوسين ومراجعة النتائج المحققة.
- يتم تحديد الأهداف على كل مستوى من مستويات الشركة
- الإعداد الهدف هو التشاركية مع المدير AND المرؤوس
- مراجعات منتظمة للتقدم نحو الأهداف قد ترتبط العواقب مثل الترقية والتدريب وزيادة الأجور بمستوى تحقيق الأهداف
- يمكن للفرق أيضا قياس الأداء بهذه الطريقة مع الأهداف والأداء الذي تم قياسه للفريق
Introduction to Management MANG2401
Integrating Planning & Controlling
- MBO requires a formal agreement between the supervisor and subordinate concerning:
1. The subordinate’s performance objectives for a specific time period.
2. The plans through which they will be accomplished.
3. standards for measuring results.
4. procedures for reviewing performance results.
Introduction to Management MANG2401
- تتطلب MBO موافقة رسمية بين المشرف والمرؤوس فيما يتعلق بما يلي:
- 1. أهداف أداء المرؤوس لفترة زمنية محددة.
- 2. الخطط التي سيتم من خلالها إنجازها.
- 3. معايير لقياس النتائج
- . 4. إجراءات لمراجعة نتائج الأداء.
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Integrating Planning & Controlling
- MBO Advantages
- clearly focuses employee work efforts
- clearly focuses manager’s work efforts on areas of support
- relationship building between manager and employee
- employee participates in decisions that affect work
- مزايا MBO يركز بوضوح جهود العمل الموظف
- يركز بوضوح على جهود المدير في مجالات الدعم
- بناء العلاقة بين المدير والموظف
- يشارك الموظف في القرارات التي تؤثر على العمل
Introduction to Management MANG2401
Steps to Successful MBO
Step 1: An individual lists key performance objectives for a time period with target dates.
Step 2: Objectives are reviewed and discussed with the supervisor, and an agreed upon set of objectives.
Step 3: The supervisor and subordinate meet regularly to review process and make revision.
Step 4: At a specific time, the individual prepares a “performance report”.
Step 5: Self appraisal is discussed with the supervisor.
Step 6: A new set of objectives is established for the next time period.
Introduction to Management MANG2401
- الخطوة 1: يسرد الفرد أهداف الأداء الرئيسية لفترة زمنية ذات تواريخ مستهدفة.
- الخطوة 2: تتم مراجعة الأهداف ومناقشتها مع المشرف ، ومجموعة أهداف متفق عليها.
- الخطوة 3: يجتمع المشرف والمرؤوس بانتظام لمراجعة العملية وإجراء المراجعة.
- الخطوة 4: في وقت محدد ، يعد الفرد "تقرير الأداء".
- الخطوة 5: يتم مناقشة التقييم الذاتي مع المشرف.
- الخطوة 6: يتم وضع مجموعة جديدة من الأهداف للفترة الزمنية التالية.
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Introduction to Management MANG2401
Integrating Planning & Controlling
- MBO Performance objectives
- improvement
- personal development
- maintenance
- Performance objective criteria (TARGETS)
- specific
- time defined
- challenging
- measurable
أهداف أداء MBO
تحسين
تطور شخصي
اعمال صيانة
معايير موضوع الأداء (الأهداف)
محدد
الوقت المحدد
التحدي
قابل للقياس
Introduction to Management MANG2401
Integrating Planning & Controlling
- How to make MBO work
- hire best people
- work with them to set challenging performance objectives [a challenge: what is challenging or simply ‘too much’?]
- give best possible support
- hold employee accountable
- كيفية جعل MBO العمل توظيف أفضل الناس
- العمل معهم لتحديد أهداف الأداء الصعبة [التحدي: ما هو التحدي أو ببساطة "الكثير"؟]
- تقديم أفضل دعم ممكن عقد الموظف للمساءلة
