Policy Paper (Facial Recognition)

 

 

 

 

CFMS/FEMC Position Papers 

Tools and Guidelines for Position Paper Development 

 

Compiled by: 

Danielle Rodin   Vice President Services 2009/10  PAC Representative 2009/10  University of Toronto (2012) 

  Cait Champion  

Ontario Regional Representative 2009/10  University of Toronto (2012)

Position Paper Guidelines  A position paper should present the basic, relevant information known about 

a problem, and should conclude with a recommendation.  It should be based upon a  clear understanding of the goals that the authors want to attain and should be  presented in a concise manner. The position paper should be thought of as an  executive summary that can stand alone from the supplemental material.   

The basic format of the position paper is presented below:  

Problem History 

A. Background of the problem   B. Current status  

Problem Definition: 

C. Statement of the problem  D. Identification of the actors involved  E. Impact and importance of the problem, both generally and specifically for the 

organization for whom the paper is being written 

Recommendations 

F. Description of policy recommendations  G. Rationale for recommendations   H. Options for implementation, with an emphasis on specific, actionable items 

by the organization 

End Material 

I. References (APA format) 

Suggested Length: 2 pages (maximum 3), single‐spaced 

Supplementary Material 

This section is intended to provide a more detailed discussion of the evidence. There  is no page limit on this section.  

Please consider the following questions in drafting your position paper: 

 Is the problem adequately contextualized?   Are prior efforts to resolve the problem listed and evaluated, both by this 

organization and others?   Is the significance of the problem highlighted?   Have the relevant individuals or organizations pertaining to governance around 

this issue been properly identified?   What are the consequences if the problem is not addressed?    Are all the relevant constraints taken into account? Has feasibility been 

considered? 

Starting the Position Paper Process 

Before embarking on the position paper writing process, it is important to have  a well developed outline and a clear goal and position identified.  The following  Policy Cycle1,2,3 used for the development of policy position papers may be applied  to the development of position papers to be approved by the CFMS. It is a guide, not  a prescription, so please refer to this cycle as it helps you to organize the  construction of your paper.  

 

  Problem Definition/Agenda Setting:  Show that a problem exists that requires action.    Constructing Policy Alternatives/Policy Formulation  Consider all possible solutions. Remember that it can be difficult to achieve the  “ideal” alternative, so try to focus your search on the most reasonable and realistic  policy alternatives for the context.    Choice of Solution/Selection of Preferred Position  Evaluate each option and choose your preferred one. The following criteria may be  applied in your decision:     Effectiveness: Will this alternative produce the desired outcome?   Efficiency: Based on a cost‐benefit analysis, how will this option affect the 

target groups?                                                           1 Pal, Leslie A. (2000) Context for Policy Analysis. Unpublished Open Society Institute Seminar Notes.   2 Bardach, Eugene. (1996). The eight step path of policy analysis: A handbook for practice. Berkeley:  Berkeley Academic Press.  3 Young, Eoin and Lisa Quinn. (2002).Writing effective policy papers: A guide for policy advisors in  Central and Eastern Europe. Open Society Institute. 

6. Position Paper   Approval Process 

 

5. Drafting your   Position Paper 

 Equity: Is there a fair distribution of costs and benefits?   Feasibility/Implementability: Is there a suitable administrative/political/legal 

framework in place to allow for effective and efficient implementation of this  option? 

 Flexibility/Improvability: Does this option have the flexibility to be changed to  suit other possible situations or allow for improvements?  

  Design  How will you construct recommendations to achieve your desired outcome?    Drafting your position paper and supplemental material  A position paper is different from an academic paper in that its focus is on the  applicability of research findings. The supplemental material must be used to argue  for a specific set of recommendations to address the problem. It is important to  strike a balance between providing a comprehensive problem description to allow  for informed evaluation and including only the relevant knowledge and data  necessary to support the argument.    Position Paper Approval Process  Be prepared to accept modifications and suggestions. Position papers are often  collaborative and the final product is most likely to finally get approved once it has  gone through many iterations.