quickbooks

ACCT 3303  General Ledger Project 

PDF File Notes   

How to Print or Save to PDF 

1. If the full version of Adobe Acrobat (not Adobe Reader) is installed on your computer or you are 

working in a COB lab (rooms 339 and 349), you can simply print your reports to PDF. To do this, 

select the Print button at the top of your report and then select the Adobe PDF printer (note: do 

not select the ABS PDF Driver v400 as it most likely will not work).  Another window will pop up 

where you will need to type in a file name and click Save. Make sure you save the file to a USB 

drive or your J Drive. 

2. If you do not have Adobe Acrobat installed on your computer, you can save the report as a PDF 

file. Make sure the report you want to print is the active window.  You might want to first select 

the Print > Report option from the Menu Bar and check to see that the Fit Report to 1 page(s) 

wide option is selected. If not, check the checkbox and click on Print. Select the Microsoft XPS 

Document Writer on… and click Print. Select Cancel when the window pops up for you to name 

the .xps file. This should ensure that you have the correct option selected when you save your 

file to PDF. From the Menu Bar, now select File > Save as PDF. You will need to select the 

location where you want the file saved and type in the appropriate file name. Please check the 

file to make sure all columns print on one page. 

 

How to Prepare Your GL Project Output File 

1. Follow the method above outlined above to print all required reports listed on page 28. (Note 

that you are to print a working trial balance when you reach page 26.) You should have a total of 

20 pdf files for all your reports. You can save them on your J drive or your own USB drive. 

2. Open Adobe Acrobat XI Pro. (All lab computers are supposed to have this software installed.) 

Click the Create dropdown box in the tool bar near the upper left corner and select the Combine 

Files into a Single PDF option. 

3. In the Combine Files Window, click the Add Files dropdown box at the upper left corner and 

select the Add Files option (or you can drag and drop the files to the Combine Files window) to 

add the PDF files that QuickBooks has produced for you. You can either add these QuickBooks 

output files into this window one at a time or by selecting several at a time. Be sure to do it in 

the order as specified on page 28. You can also rearrange the files by dragging the file to the 

correct position. An out of order list will result in losing a significant number of points. 

4. When you are done with placing your output files into the combined file, click the Combine Files 

button. Verify that the resulting file has all the QuickBooks produced files in the order of the 

project requirements. 

5. Click File in the menu bar. Select the Save As option and save it as required in the project notes. 

This is the file that you will upload to Blackboard.