Group case project question # 4&5 needed

Group Case Using Simulation

QNT 5160  Bling Max Carwash

“Bling Max” Business Simulation Case

Bling-Max

Touch–Free Carwash in Fort Lauderdale, Florida

2

Bling Max Car Wash Bernard “Bernie” West stood under a tall palm admiring his new business and the many vehicles entering it on a  sunny Florida day. Bernie’s Bling‐Max Carwash had exceeded his expectations as a small service business among  many similar enterprises in Fort Lauderdale. Owned and operated by 32 year old Bernie, he had purchased the  business outright about six months ago, borrowing against his house and drawing down all his savings.   The  carwash, about 8 years old with a single auto wash bay, was not the newest equipment to be found in a modern  automated car wash, but it had been flawlessly maintained and was the popular high pressure, touch free, Pulse‐ Pro equipment with excellent reliability.  Best yet, the business was located in the perfect spot in Fort Lauderdale,  near a major intersection close to offices, popular clubs, restaurants, and busy shopping areas.  There were no  nearby competitors and Bernie wanted to keep it that way.   

Bernie assessed the current business situation. Bling‐Max offers its customers three levels of wash service,  “Economy”, “Custom”, and “Deluxe”, which are priced at $8.00, $9.00, and $10.00 respectively.  Based on Bernie’s  market research, the prices are slightly high but still competitive, compared to other automated washes.  More  important than pricing, he knew he had to do something to reduce wait times to keep customers from going  elsewhere.   Bling‐Max is open 7 days per week, 365 days per year from 8:00 AM to 6:00 PM.  This 10 hour operating schedule  provides 14 “off‐hours” for the necessary cleaning, preventive maintenance, and refill of wash chemicals.  During  operating hours, arriving cars line up in a perimeter corral queue that holds 14 or more cars, depending on their  size.  The first car arriving on or after 8:00 AM can pay with a quick credit card swipe and enter the wash.   Successively arriving cars can swipe and enter as soon as they reach the control panel at the wash entrance,  providing it is before 6:00 PM closure.  At 6:00 PM the control panel lights up the “CLOSED” sign and will not accept  new customers. The last car entering just before 6:00 PM gets a complete wash cycle and exits normally.  Any cars  remaining in line when the service ends at 6:00 PM are let out a special gate by the maintenance technician who  has arrived to perform the standard daily maintenance.

To better understand customer complaints about the long lines and wait time problem, Bernie gathered random  sample data at various times of day and on different days, recording timing of customer arrivals entering the corral  and what wash service they ultimately picked.  The wash process times (Service Times) for the “Economy”,  “Custom”, and “Deluxe” washes are 6, 7, and 8 minutes respectively, which includes credit card swipe, entry, and  drive‐off times.  Since these three times are predominantly controlled by sophisticated electronic timers in the  automated wash itself, any driver‐induced variance from the 6, 7, and 8 minutes is of no consequence (for  example, there are no 6.2 or 7.9 minute wash cycles, only 6, 7, and 8 min.).  The customer Inter‐Arrival Times (IAT)  and selected wash services are shown in the Excel file Q1 Raw Data Worksheet.xlsx.

3

Bling Max Car Wash (cont.) With six months financials completed, Bernie is confident that all‐in costs (utilities, maintenance, chemicals, advertising, etc.) are 35%  of revenues.  Since customers are balanced between offices and shopping during the week, and restaurants, bars, and shopping on  weekends, there seems to be little variation from day to day or within seasons.  Demand is steady and strong all day, every day, except  for an estimated 6% rain periods when the wash is idle.

The current car wash has the dryer blowers attached to the robotic wash arm, so the vehicle stays put after the wash and wax cycle  and during the one minute drying cycle.  Bernie has found like‐new blow‐off equipment at an industrial distributor and it is ready to  install.  He can purchase and install the blow‐off section at the car wash exit portal, instead of the wash arm, for a total investment of  $11,500, complete.  This would de‐couple the one minute drying cycle from the wash cycle, speeding up the service process by one minute per car, no matter which wash they chose.   As a car finished the wash cycle it would move forward toward the exit to get dried off.  This investment would separate the wash and dry‐off cycles, reducing all wash cycles by 1 minute and allowing the next  customer to enter one minute earlier than before, thereby improving throughput.

It makes sense to Bernie that his wait times could be improved by a shorter cycle, but it is not obvious to what extent wait times and  lines would be improved, nor whether the investment is financially justified.  He could reduce average process time just by selling  more economy washes.  He also knows that he is not on the low side of competition with his pricing and is concerned that long waits  make it too easy for a competitor to setup a nearby carwash and steal his market.  Bernie is pondering adding a fourth wash selection  and related pricing adjustments, as well the merits of investing in a new blow‐off section.  Bernie knows that he can borrow the $11,500 for the new blow‐off from his commercial bank with a 3 year loan at 6.5% APR, but there is gnawing risk in taking out this loan  and pledging his carwash equity as collateral.  He is thinking about his wife, their two‐year old son, and a new child on the way as he  considers his next steps.  This business is everything to him and his family.  Can he afford to take this investment risk, should he look  for alternative improvements, or can he risk a big loss of business if he does nothing?  

Bernie’s brother Craig has an automated car wash in Georgia.  Craig’s wash has four wash selections, consisting of Bernie’s three  washes plus a higher‐end “Elite” wash using Rain‐X ™ brand glass treatment chemicals from a special dispenser that costs $8,000 and  adds 1 minute to the Deluxe cycle time.  Having run periodic specials Craig has given Bernie data on the relative popularity of the four  levels of washes based on price.  Bernie is considering further investment to add this fourth wash selection and making pricing  adjustments accordingly, but he needs more clarity as he weighs reduction of wait times with return on investment.     Bernie remembers some of Peter Drucker’s wisdom as he ponders his next steps:  “Efficiency is doing things right and Effectiveness is  doing the right things”, coupled with the key question “What does the customer most value?”

4

Great Location, Convenient Hours

Bernie’s Bling-Max

Carwash

For Your Convenience 8:00 AM to 6:00 PM 365 Days per Year!

5

Group Case

Understanding Bling Max  Scenarios Q2, Q3, Q4, and Q5

6

Bling Max Case Assignment Put yourself in the position of a management consultant helping Bernie with his  business improvement decision.  Organize your approach as follows:

1. Analysis of Raw Data: Fit and describe the distributions represented by the  IAT (inter‐arrival times) and customer‐selected services data in the  furnished Excel file titled “Q1 Raw Data Worksheet”.  Paste the RSPE  histograms you develop for the IAT and ST (service time) data on your Q1  Raw Data Worksheet and into the Appendix of your report.

2. Current Situation: Open the furnished Excel file “Q2 Simulation  Worksheet” and build an RSPE simulation model for Bling‐Max, set the  initial seed to 1234, run 10,000 iterations, and enter “current situation”  data into Table 1. The current situation is long wash cycles with the  integrated blow‐off attached to the wash arm.

3. New Blow‐off Investment: Save‐as your completed Q2 Simulation  Worksheet using file name Q3 Simulation Worksheet.  Update the model to  reflect the cycle times from the new blow‐off.  Enter the Q3 output data  into Table 1.  Calculate the loans and enter into the Raw Data file.

7

Bling Max Case Assignment (cont’d) 4. New Blow‐off + 4‐washes with Pricing “a”: Save‐as your completed Q3 

Simulation Worksheet using file name Q4 Simulation Worksheet.  Update  the model to reflect the cycle times from the new blow‐off plus the impact  of Q4 pricing (ref. Fig 3).  Enter the Q4 output data into Table 1.

5. New Blow‐off + 4‐washes with Pricing “b”: Save‐as your completed Q4  Simulation Worksheet using file name Q5 Simulation Worksheet.  Update  the model to reflect the cycle times from the new blow‐off plus the impact  of Q5 pricing (ref. Fig 3).  Enter the Q5 output data into Table 1.

Analyze the results from the Q2, Q3, Q4, and Q5 simulation scenarios.  What  business decision would you make and why?  What are the implications from  the standpoint of business performance and from customer perception and  retention?

Follow the guidelines found on BB in the Format of a Management Report and  the Grading Rubric when writing a 4‐6 page (body) report.  Place completed  Table 1, Raw Data Tab tables, and simulation output charts in your report  Appendix section and use the model output to justify your conclusions and  recommendations.

8

Raw Data Worksheet File, Raw Data Tab

Students to complete  these tables for Q1 Q2  Checkpoint  submission.  Include in Appendix for  final report upload.

9

Raw Data Worksheet File, Summary Tab 10

Q2 ‐ Car Wash Current State

Wash  Arm

Dry‐off blower on wash arm

Select Wash Option

NOTE:  The 1 min blow off occurs in the final minute of the wash cycle

11

Q3 Process Improvement

New dry‐off blower at exit

Select Wash Option Wash Arm  (no blower)

NOTE:  The blow‐off is decoupled (removed) from the wash cycle by placing it  at the exit.  The new blower is not an “extra” blower,  it simply replaces the  old one on the wash arm.  This saves 1 min of process time, since the car in  the wash bay can now move out after washing to get dried.  

No dry‐off blower on wash arm

12

Current Services at Bling Max Carwash

Deluxe   $10.00 • Ultra-Wax & protect • Wheel clean • Undercarriage • Touchless wash • Spotless rinse • Super pre-wash • Auto dry Custom    $9.00 • Wax • Wheel clean • Touchless wash • Spotless rinse • Auto dry Economy $8.00 • Touchless wash • Spotless rinse • Auto dry

13

Wash Services Considered

4 Wash Selections

3 Wash Selections Q2: Current Situation

WASH MINUTES PRICE economy 6 $8.00  custom 7 $9.00  deluxe 8 $10.00 

Q3: New Blow‐off WASH MINUTES PRICE

economy 5 $8.00  custom 6 $9.00  deluxe 7 $10.00 

Q4: New Blow‐off + 4 washes at old prices (a) WASH MINUTES PRICE PROBABILITY

economy 5 $8.00  35% custom 6 $9.00  25% deluxe 7 $10.00  20% elite 8 $11.00  20%

Q5: New Blow‐off + 4 washes at  lower prices (b) WASH MINUTES PRICE PROBABILITY

economy 5 $7.00  30% custom 6 $8.00  20% deluxe 7 $9.00  20% elite 8 $10.00  30%

14

Financial Viability of a New Investment What is the payback for installing a new blow‐off section at the exit portal?

$11,500  investment

15

Thoughts Regarding Business Challenge

How to improve the process to reduce waiting lines?

How to improve profitability of the carwash?

RETURN ON INVESTMENTCUSTOMER RETENTION

16

Q1‐Q2 Check Point and Final Report

NEXT STEPS

17

Complete Q1 and Q2 spreadsheets:  1. Q1 & Q2 Checkpoint: Complete Q1 Raw Data tab tables for 

distributions, investments, and loans.  Complete the Q2 column  of Table 1.  This is your basis for comparison.  See slides 9‐10.

2. Email to Prof your group’s completed Excel files for Q1 and Q2,  by due date in order to make sure your paper is on track.  DO  NOT TRY TO UPLOAD TO BB.

3. When Q1 & Q2 are OK’d, you can build Q3, Q4, and Q5 models  with some degree of confidence.  For the final submission, you  will have FIVE independent Excel files representing Q1 – Q5

Next Steps: 18

• 4‐6 pages of text, all charts & tables in Appendix   • Follow APA guidelines for format (margins, page numbers, table of 

contents, references, etc.) • See “Format of a Mgmt Report” on BB.   • Construct a concise & complete problem statement (single well‐

constructed sentence)  • Your text book is not a research reference.  Use library or internet 

research. Consider implications of investment and other factors  impacting this small business (e.g. NPV of 10 year cash flows)

• Read & follow the Rubric to prevent losing points • Proofread for punctuation, spelling, & grammar • Check your analysis calculations, and support your findings with your 

analysis • In addition to Q2‐Q5 scenario models, you may do a QX for “Xtra” 

credit.  Add a half page to describe at the end, and furnish a QX Excel  model.  Credit will be aligned with the quality of the submission.  

Tips Regarding Final Report 19

Grading Rubric

See Syllabus for Details

20