Part A only - 1000 WORD Event Proposal

1

 

Waverley Council  Events   Policy  

     

       

         

   

LINKS TO COMMUNITY STRATEGIC PLAN AND DELIVERY PROGRAM: 

Direction C6:   Arts and cultural activities foster an involved community and a  creative environment 

Strategy:   Enrich the community’s cultural life and support lifelong  learning through a variety of cultural events and activities,  balancing the needs of residents and visitors  

Direction: L1   Waverley’s economy is vibrant and robust and supports the  creation of a variety of jobs and business opportunities  

Strategy:   Create vibrant public places through the support and provision  of a range of community and visitor related activities 

Direction: L2   Visitors and tourists are welcomed and make a positive  contribution to the community and economy  

Strategy1:   Develop and implement tourism initiatives to benefit both the  local economy and community  

 

 AUTHOR: Lorna Bussell 

PROGRAM: Enriching Waverley 

DATE APPROVED: October 2015 NEXT REVIEW DATE: 2018

TRIM FILE REF: A11 0687 

2

   

  CONTENTS    Introduction  3 

Scope  3 

Objectives  3 

Definitions  4 

Event purpose  5 

Limitations and Restrictions  5 

Approval Process  5 

Event Impact Criteria  6 

Event assessment and approval flowchart  7 

Timeframe  8 

Fees  8 

Legal and Regulatory Requirements  8 

Outdoor Event Industry Standards   9 

Waverley Council Related Policies and Plans  9 

 

   

3

  Introduction 

  Council recognises the need to support the contribution events make to Waverley’s  cultural landscape and the economy whilst minimising potential impact of temporary  events to the community.    This Policy provides a frame work for the assessment and approval of temporary  events.  These events take place on public land and in public buildings owned and  managed by Council.  The document ensures external event organisers and Council  event organisers have clear expectations for temporary events held in Waverley.    The Outdoor Event Management and Delivery Guidelines outline procedures for  event organisers and Council officers to ensure events comply with relevant  legislation, industry codes and industry best practice.      Event organisers for outdoor events are required to comply with all legal and Council  requirements as detailed in Waverley Council’s Outdoor Event Management and  Delivery Guidelines. Council may withhold or withdraw approval for any event which  does not comply with the Outdoor Event Management and Delivery Guidelines.  The  Outdoor Event Management and Delivery Guidelines will be updated from time to  time to reflect any legislative and/or Council operational changes affecting the  delivery of safe, accessible and sustainable Events in Waverley.   

  Scope    This Policy applies to all events held in Waverley Council owned or managed public  buildings and lands within the Waverley Local Government Area (LGA).    This Policy does not apply to:   

 Unpublicised informal social or family gatherings in outdoor venues where no  equipment is involved (standard park rules apply) 

 Outdoor Markets (Refer to: Council’s Outdoor Market Operations in Public  Places 2009) 

 Footpath seating (Refer to Council’s Development Control Plan 2012)   Seasonal use of sports fields by schools and registered sporting clubs   Public rallies and demonstrations (Refer to NSW Police, Notification to hold a 

Public Rally) 

 Commercial fitness training (Refer to Council’s Commercial Fitness Groups  and Personal Trainers Policy 2011) 

4

 Filming (Refer to Local Government Filming Protocol 2009)    Objectives    This Policy aims to deliver the following objectives   

1. Provide for a range of events that meet Waverley Council’s cultural, social, economic  and sustainable strategic directions. 

2. Clarify the expectations and classification of events in Waverley.  3. Provide controls that minimise adverse impacts of events on the non‐event 

community and environment. 

4. Manage the health and safety of persons attending the events.  5. Manage compliance with relevant legislative requirements and standards. 

  Definitions    For the purpose of this Policy the following definitions apply:    Event  An organised one‐off temporary occurrence to be held within the Waverley LGA on 

public land (outdoors) or public buildings (indoors), where people assemble at a 

given time and location for the purpose of entertainment, recreation, community, 

ceremonial or promotional purposes, either for free or for the payment of a fee and 

include but not limited to: 

 Concerts and shows   One off sporting events   Film screenings   Festivals and fairs    Exhibitions   Civic, civil and religious ceremonies   Historical or significant commemorative celebrations   Corporate activations or promotions   Publicised social gatherings with or without infrastructure 

Events are further classified as either: 

Not for Profit   An event held to raise funds or awareness of a not‐for‐profit organisation or  cause, run by or officially endorsed by a registered not‐for‐profit body eg  charities, public schools.    Private   An event held with no commercial or personal benefit or gain 

5

 

Public   An event held for commercial gain or personal benefit    

Council Run   An event created, organised and funded and/or partnered by Council 

Venue Managed   An event created and funded by an external body 

  Event purpose    Event applicants are required to demonstrate how the event will provide a  welcoming and safe environment that meets one or more of the following  outcomes:   

 delivers either recreational, social, cultural, education or information  opportunities for residents and visitors to participate 

 supports and contributes to the well‐being of residents and visitors   supports and includes people from all sections of the community   supports and respects the unique identity of Waverley and its culture   recognises occasions of historical, social or cultural significance   contributes to the local economy, businesses and tourism 

  Limitations and Restrictions    Waverley Council does not support events:   

 which promote tobacco or gambling;   with alcohol promotion being the main purpose;   are racist or sexist in nature;   involve endangered animals, or cruelty to animals;   cause undue strain on public spaces during the Summer season (December to 

January); 

 threatens biodiversity in ecologically sensitive areas eg bush regeneration  sites aquatic reserves. 

  Council may cancel or modify events at any stage in its development including, but  not limited to:     

6

 Extreme weather   Identified high risks   Site safety or conditions 

  Approval Process    All events held in the Waverley LGA on public land or buildings owned or managed by  Waverley Council require approval from Waverley Council.    Assessment of an event application will be based on the following criteria:    

 Suitability and purpose of the event activity (see above “event purpose”)   Suitability and experience of the event organiser   Suitability and availability of the event location and duration   Impact of the event on location and surrounds 

  To determine the level and number of management and compliance conditions to be  applied, events will be categorised as either a low, medium or high impact based on the  activity proposed.     All events categorised as high impact will be required to submit an Event Management and  Delivery Plan a minimum of four weeks prior to occupation of the event site.    

Event Impact Criteria   

Low Impact Event   

 Held between 6am and 6pm   Infrastructure footprint under <50m2    Involves minimal/low level amplification1 

Medium Impact  Event 

 Involves between 100 and 1000 patrons   Finishes between 6pm and 9pm   Infrastructure footprint between 50m2‐150m2    Involves food and / or non‐alcoholic service or sales    Involves minimal/low level amplification2 

High Impact Event:  

 Involves more than 1000 patrons   Finishes after 9.00 pm on any day   Infrastructure footprint exceeds 150m2    Includes Liquor sale/supply for consumption   Involves amplified noise, music, entertainment or activities2    Includes fencing, stage, audio/visual equipment, tiered seating   Requires road closures or otherwise impacts on the normal use of  roads and/or requires special/additional public transport provisions   Involves fireworks / pyrotechnics 

1 Minimal/low level amplification means to produce amplification of devices including but not limited to; non‐commercial  entertainment speakers, music, loudspeakers, PA system or microphone that are inaudible at a radius of 50m from the device  and operated between 6am and 9pm.  2 Amplified noise means use of any equipment/devices that amplifies noise, including though not limited to; entertainment  speakers, DJ, loudspeaker, PA system. 

7

 

Event assessment and approval flowchart   

Venue Managed Event    Council Run Event 

     

Event application form submitted  Application form submitted for the use of a 

Council owned or managed public building or 

open space for assessment. 

  Event proposal  Event proposal assessed against Council Event 

Criteria; allocated a budget and event organiser 

nominated. 

     

Event application assessed  Event purpose, size, duration and suitability  assessed and either given an “in principal” 

approval or rejected. 

  Event venue booked  Council owned or managed public building or open 

space booked with relevant venue officer. 

     

Event impact conditions applied  Event categorised as either a low, medium or high impact event to determine the level and number of  management and compliance terms and conditions to be met by the event applicant to gain an event approval  and applicable fees to be charged. 

     

Low to medium impact events    High impact event 

     

Venue Hire Agreement  issued    Venue Hire Agreement issued  Meetings with relevant authorities (eg local police  and transport) will be arranged prior a Venue Hire  Agreement being issued containingl the terms and  conditions required to be met by the event  organiser and addressed in the Event Management  and Delivery Plan. 

   

Event compliance  Council officers and or rangers monitor event to  ensure compliance with terms and conditions of  event approval 

 

     

  Event Management and Delivery plan  (EMDP) 

EMPD developed in consultation with event  organisers, Council officers and external agencies  eg local police, RMS, Sydney Transport, Maritime  services.

   

  Pre occupation site condition inspection 

   

  Site compliance check  prior to site  opening to public. 

   

  Event compliance  Council officers monitor event to ensure  compliance with terms and conditions of event  approval.

   

  Post event site condition inspection 

8

    Timeframe    Waverley Council requires various lead times for event approvals and site  management, depending on the event impact.    

Low impact event   5 – 10 working days

Medium impact event   2 – 8 weeks

High impact   Minimum 6 months

  Any applications received less than the minimum standards above may be rejected. 

  Fees    Council’s fees and charges will be applicable as listed in Council’s Pricing Policy Fees  and Charges relevant at the time of the event, including, but not limited to:   

a. Application fee  b. Venue hire fee  c. Temporary food vending permits  d. Temporary traffic management requirements  e. Site Supervision eg security, contractors, venue manager  f. Parking  g. Waste removal  h. Use of facilities  i. Use of utilities  j. Damage and/or Security Bond 

  Applicants are responsible for all other costs associated with conducting their event.   

Legal and Regulatory Requirements    Event applicants are required to demonstrate compliance with legislative  requirements, including but not limited to:   

 Building Code of Australia and relevant Australian standards requirements   State Environmental Planning Policy (Exempt & Development) Codes Div 3 

Temporary Uses and Structures 

 State Environmental Planning Policy – Infrastructure 2007   Food Act 2003 and the Food Standard Codes  

9

 The Liquor Legislation Bill    Work Health and Safety Act 2011   Waste Avoidance and Resource Recovery Act 2001   NSW Food Authority: Food Handling Guidelines for Temporary Events   Occupational Health & Safety Act 2000   Protection of the Environment Operations (Noise Control) Regulation 2008   Smoke Free Environment Act 2000   NSW Explosives Act, Australian Explosives Code ‐ fireworks   Australasian Performing Right Association (APRA) licence for the use of live or 

recorded copyrighted music 

 RMS – Marine Aquatic Licence requirements    Outdoor Event Industry Standards     Additional conditions pertaining to outdoor events will be based on relevant  planning requirements, legislation and industry standards.     Waverley Council Related Policies and Plans    Event applicants are required to familiarise themselves with the Council’s relevant  policies and plans including, but not limited to:   

 Pricing Policy Fees and Charges   DA conditions applicable to the venue   Plans of Management relating to venue   Environmentally Sustainable Events Policy   Waste Minimisation and Management Policy   Community Safety Plan   Multicultural Action Plan   Waste and Resource Recovery Action Plan   Access and Mobility Action Plan