FINC 331-WEEK 7: Cash Collections
matador
Chapter18-WorkingCapitalManagement.pdf
Chapter 18 “Working Capital Management” from Finance by Boundless is used under the terms of the Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 Unported license. © 2014, boundless.com. UMGC has modified this work and it is available under the original license.
UMGC-- Retrieved from https://leocontent.umgc.edu/content/dam/equella-content/finc331/ Chapter18WorkingCapitalManagement.pdf
C h a p te r 18
W or ki ng
C ap
ita l
M an
ag em
en t
ht tp s: // w w w .b ou
nd le ss .c om
/ na
nc e/ w or ki ng
-c ap
ita l- m an
ag em
en t/
R ea
so ns
fo r M ai nt ai ni ng
C as
h on
H an
d
D e
ni ng
th e C as
h Fl ow
C yc
le
C al cu
la tin
g th e C as
h Fl ow
C yc
le
Th e C as
h B ud
ge t C om
p on
en ts
Se ct io n 1
Th e Im
p or ta nc
e of
C as
h
87 9
ht tp s: // w w w .b ou
nd le ss .c om
/ na
nc e/ w or ki ng
-c ap
ita l- m an
ag em
en t/ th e- im
p or ta nc
e- of -c as
h/
R ea
so ns
fo r M ai nt ai ni ng
C as
h on
H an
d Th
e m ai n re as
on a b us
in es
s m ai nt ai ns
ca sh
on ha
nd is
to m ee
t n
an ci al
ob lig
at io ns
.
K E Y P O IN TS
• L iq u id it y is th e ab il it y to m ee t ob li ga ti on s w h en th ey co m e
d u e w it h ou t in cu rr in g u n ac ce p ta bl e lo ss es .
• B an ks ca n ge n er al ly m ai n ta in as m u ch li qu id it y as d es ir ed ,
be ca u se ba n k d ep os it s ar e in su re d by go ve rn m en ts in m os t
d ev el op ed co u n tr ie s.
• B an ks ca n at tr ac t si gn if ic an t li qu id fu n d s to ge n er at e st ro n ge r
p ro fi ts ,m or e st ab il it y, an d m or e co n fi d en ce am on g
d ep os it or s, in ve st or s, an d re gu la to rs .
• C as h is th e m os t li qu id as se t an d ca n be u se d im m ed ia te ly to
p er fo rm ec on om ic ac ti on s li ke bu yi n g, se ll in g, or p ay in g d eb t,
an d m ee ti n g im m ed ia te w an ts an d n ee d s.
In bu si n es s, ec on om ic s, or in ve st m en t, m ar ke t li qu id it y is an as se t's
ab il it y to be so ld w it h ou t ca u si n g a si gn if ic an t m ov em en t in th e
p ri ce an d w it h m in im u m lo ss of va lu e. M on ey ,o r ca sh ,i s th e m os t
li qu id as se t, an d ca n be u se d im m ed ia te ly to p er fo rm ec on om ic
ac ti on s li ke bu yi n g, se ll in g, p ay in g d eb t, an d m ee ti n g im m ed ia te
w an ts an d n ee d s.
In bo ok ke ep in g an d ac co u n ti n g, ca sh re fe rs to cu rr en t as se ts
co m p ri si n g cu rr en cy or cu rr en cy eq u iv al en ts th at ca n be ac ce ss ed
im m ed ia te ly or n ea r im m ed ia te ly (a s in th e ca se of m on ey m ar ke t
ac co u n ts ). C as h is se en as a re se rv e fo r p ay m en ts an d as a w ay to
m ee t fi n an ci al ob li ga ti on s (F ig u re 18 .1 ).
In ba n ki n g, li qu id it y is th e ab il it y to m ee t ob li ga ti on s w h en th ey
co m e d u e w it h ou t in cu rr in g u n ac ce p ta bl e lo ss es .M an ag in g li qu id it y
is a d ai ly p ro ce ss re qu ir in g ba n ke rs to m on it or an d p ro je ct ca sh
fl ow s to en su re ad eq u at e li qu id it y is m ai n ta in ed .M ai n ta in in g a
ba la n ce be tw ee n sh or t- te rm as se ts an d sh or t- te rm li ab il it ie s is
88 0
C as
h is th e m os
t liq
ui d as
se t.
Fi g ur e 18
.1 C as h
cr it ic al .F or an in d iv id u al ba n k, cl ie n ts 'd ep os it s ar e it s p ri m ar y
li ab il it ie s (i n th e se n se th at th e ba n k is m ea n t to gi ve ba ck al lc li en t
d ep os it s on d em an d ), w h er ea s re se rv es an d lo an s ar e it s p ri m ar y
as se ts (i n th e se n se th at th es e lo an s ar e ow ed to th e ba n k, n ot by th e
ba n k) .T h e in ve st m en t p or tf ol io re p re se n ts a sm al le r p or ti on of
as se ts ,a n d se rv es as th e p ri m ar y so u rc e of li qu id it y. In ve st m en t
se cu ri ti es ca n be li qu id at ed to sa ti sf y d ep os it w it h d ra w al s an d
in cr ea se d lo an d em an d .B an ks h av e se ve ra la d d it io n al op ti on s fo r
ge n er at in g li qu id it y, su ch as se ll in g lo an s, bo rr ow in g fr om ot h er
ba n ks ,b or ro w in g fr om a ce n tr al ba n k, su ch as th e U .S .F ed er al
R es er ve B an k, an d ra is in g ad d it io n al ca p it al .I n a w or st ca se
sc en ar io ,d ep os it or s m ay d em an d th ei r fu n d s w h en th e ba n k is
u n ab le to ge n er at e ad eq u at e ca sh w it h ou t in cu rr in g su bs ta n ti al
fi n an ci al lo ss es .I n se ve re ca se s, th is m ay re su lt in a ba n k ru n .M os t
ba n ks ar e su bj ec t to le ga ll y m an d at ed re qu ir em en ts in te n d ed to
h el p ba n ks av oi d a li qu id it y cr is is .
So u rc e: ht tp s: // w w w .b ou n d le ss .c om /f in a n ce /w or ki n g -c a p it a l-
m a n a g em en t/ th e- im p or ta n ce -o f- ca sh /r ea so n s- fo r- m a in ta in in g -c a sh -
on -h a n d /
C C -B Y -S A
B ou n d le ss is a n op en ly li ce n se d ed u ca ti on a lr es ou rc e
D e
ni ng
th e C as
h Fl ow
C yc
le Th
e ca
sh o
w cy
cl e m ea
su re s ho
w lo ng
it ta ke
s fo r a
r m
to re co
ve r ca
sh th at
it in ve
st s in
on go
in g
op er at io ns
.
K E Y P O IN TS
• In m an ag em en t ac co u n ti n g, th e ca sh co n ve rs io n cy cl e (C C C )
m ea su re s h ow lo n g a fi rm w il lb e d ep ri ve d of ca sh if it
in cr ea se s it s in ve st m en t in re so u rc es in or d er to ex p an d
cu st om er sa le s.
• It is th u s a m ea su re of th e li qu id it y ri sk en ta il ed by gr ow th .
H ow ev er ,s h or te n in g th e C C C cr ea te s it s ow n ri sk s. W h il e a
fi rm co u ld ev en ac h ie ve a n eg at iv e C C C by co ll ec ti n g fr om
cu st om er s be fo re p ay in g su p p li er s, a p ol ic y of st ri ct
co ll ec ti on s an d la x p ay m en ts is n ot al w ay s su st ai n ab le .
• T h e te rm "c as h co n ve rs io n cy cl e" re fe rs to th e ti m es p an
be tw ee n a fi rm 's d is bu rs in g an d co ll ec ti n g ca sh .
• Si n ce a re ta il er 's op er at io n s co n si st of bu yi n g an d se ll in g
in ve n to ry ,t h e eq u at io n m od el s th e ti m e be tw ee n (1 )
d is bu rs in g ca sh to sa ti sf y th e ac co u n ts p ay ab le cr ea te d by
p u rc h as e of in ve n to ry ,a n d (2 ) co ll ec ti n g ca sh to sa ti sf y th e
ac co u n ts re ce iv ab le ge n er at ed by th at sa le .
C as h fl ow cy cl e al so is ca ll ed "c as h co n ve rs io n cy cl e" (C C C ). In
m an ag em en t ac co u n ti n g, th e C C C m ea su re s h ow lo n g a fi rm w il lb e
88 1
d ep ri ve d of ca sh if it in cr ea se s it s in ve st m en t in re so u rc es in or d er
to ex p an d cu st om er sa le s. It is th u s a m ea su re of th e li qu id it y ri sk
en ta il ed by gr ow th .H ow ev er ,s h or te n in g th e C C C cr ea te s it s ow n
ri sk s: w h il e a fi rm co u ld ev en ac h ie ve a n eg at iv e C C C by co ll ec ti n g
fr om cu st om er s be fo re p ay in g su p p li er s, a p ol ic y of st ri ct co ll ec ti on s
an d la x p ay m en ts is n ot al w ay s su st ai n ab le (F ig u re 18 .2 ).
C a sh C o n ve rs io n C yc le
T h e ca sh co n ve rs io n cy cl e re fe rs to th e ti m e fr am e be tw ee n a fi rm 's
ca sh d is bu rs em en t an d ca sh co ll ec ti on .H ow ev er ,t h e C C C ca n n ot be
d ir ec tl y ob se rv ed in ca sh fl ow s, be ca u se th es e ar e al so in fl u en ce d by
in ve st m en t an d fi n an ci n g ac ti vi ti es ;i t m u st be d er iv ed fr om
st at em en t of fi n an ci al p os it io n or ba la n ce sh ee t d at a as so ci at ed w it h
th e fi rm 's op er at io n s.
R e ta il
A lt h ou gh th e te rm "c as h co n ve rs io n cy cl e" te ch n ic al ly ap p li es to a
fi rm in an y in d u st ry ,t h e eq u at io n is fo rm u la te d to ap p ly sp ec if ic al ly
to a re ta il er .S in ce a re ta il er 's op er at io n s co n si st of bu yi n g an d
se ll in g in ve n to ry ,t h e eq u at io n m od el s th e ti m e be tw ee n th e
fo ll ow in g:
1. D is bu rs in g ca sh to sa ti sf y th e ac co u n ts p ay ab le cr ea te d by
p u rc h as e of in ve n to ry ;a n d
2. C ol le ct in g ca sh to sa ti sf y th e ac co u n ts re ce iv ab le ge n er at ed
by th at sa le .
T h e C C C m u st be ca lc u la te d by tr ac in g a ch an ge in ca sh th ro u gh it s
ef fe ct u p on re ce iv ab le s, in ve n to ry ,p ay ab le s, an d fi n al ly ba ck to
ca sh ,t h u s, th e te rm ca sh co n ve rs io n cy cl e, an d th e ob se rv at io n th at
th es e fo u r ac co u n ts "a rt ic u la te " w it h on e an ot h er .
T h e eq u at io n d es cr ib es a fi rm th at bu ys an d se ll s on ac co u n t. A ls o,
th e eq u at io n is w ri tt en to ac co m m od at e a fi rm th at bu ys an d se ll s
on ac co u n t. F or a ca sh -o n ly fi rm ,t h e eq u at io n w ou ld on ly n ee d d at a
fr om sa le s op er at io n s (e .g ., ch an ge s in in ve n to ry ), be ca u se
d is bu rs in g ca sh w ou ld be d ir ec tl y m ea su ra bl e as p u rc h as e of
in ve n to ry ,a n d co ll ec ti n g ca sh w ou ld be d ir ec tl y m ea su ra bl e as sa le
of in ve n to ry .
88 2
C as
h co
nv er si on
cy cl e
(C C C )m
ea su
re s ho
w lo ng
a r m
w ill b e
d ep
riv ed
of ca
sh if it
in cr ea
se s its
in ve
st m en
t in
re so
ur ce
s in
or d er
to ex
p an
d cu
st om
er sa
le s.
Fi g ur e 18
.2 C as h o w
cy cl e
H ow ev er ,f or a fi rm th at bu ys an d se ll s on ac co u n t, In cr ea se s an d
d ec re as es in in ve n to ry d o n ot oc ca si on ca sh fl ow s bu t ac co u n ti n g
ve h ic le s (r ec ei va bl es an d p ay ab le s, re sp ec ti ve ly ); in cr ea se s an d
d ec re as es in ca sh w il lr em ov e th es e ac co u n ti n g ve h ic le s (r ec ei va bl es
an d p ay ab le s, re sp ec ti ve ly ) fr om th e bo ok s.
So u rc e: ht tp s: // w w w .b ou n d le ss .c om /f in a n ce /w or ki n g -c a p it a l-
m a n a g em en t/ th e- im p or ta n ce -o f- ca sh /d ef in in g -t he -c a sh -f lo w -c yc le /
C C -B Y -S A
B ou n d le ss is a n op en ly li ce n se d ed u ca ti on a lr es ou rc e
C al cu
la tin
g th e C as
h Fl ow
C yc
le C as
h o
w cy
cl e = # d ay
s b et w ee
n d is b ur si ng
ca sh
an d
co lle ct in g ca
sh in
co nn
ec tio
n w ith
un d er ta ki ng
a d is cr et e un
it of
op er at io ns
.
K E Y P O IN TS
• C as h fl ow cy cl e = In ve n to ry co n ve rs io n p er io d + R ec ei va bl es
co n ve rs io n p er io d – P ay ab le s co n ve rs io n p er io d .
• In ve n to ry co n ve rs io n p er io d = A vg .I n ve n to ry / (C O G S /
36 5) ;R ec ei va bl es co n ve rs io n p er io d = A vg .A cc ou n ts
R ec ei va bl e / (C re d it Sa le s / 36 5) ;P ay ab le s co n ve rs io n p er io d
= A vg .A cc ou n ts P ay ab le / (P u rc h as es / 36 5) .
• T h er e ar e fi ve im p or ta n t in te rv al s, re fe rr ed to as co n ve rs io n
cy cl es (o r co n ve rs io n p er io d s) .
• O u r ai m of st u d yi n g ca sh co n ve rs io n cy cl e an d it s ca lc u la ti on
is to ch an ge th e p ol ic ie s re la ti n g to cr ed it p u rc h as e an d cr ed it
sa le s.
C a sh F lo w C yc le
T h e ca sh fl ow cy cl e is al so ca ll ed ca sh co n ve rs io n cy cl e (C C C ).
88 3
C C C = # d ay s be tw ee n d is bu rs in g ca sh an d co ll ec ti n g ca sh in
co n n ec ti on w it h u n d er ta ki n g a d is cr et e u n it of op er at io n s (F ig u re
18 .3 ).
= In ve n to ry co n ve rs io n p er io d + R ec ei va bl es co n ve rs io n p er io d –
P ay ab le s co n ve rs io n p er io d
In ve n to ry co n ve rs io n p er io d = A vg .I n ve n to ry / (C O G S / 36 5)
R ec ei va bl es co n ve rs io n p er io d = A vg .A cc ou n ts R ec ei va bl e / (C re d it
Sa le s / 36 5)
P ay ab le s co n ve rs io n p er io d = A vg .A cc ou n ts P ay ab le / (P u rc h as es /
36 5)
T h er e ar e fi ve im p or ta n t in te rv al s, re fe rr ed to as co n ve rs io n cy cl es
(o r co n ve rs io n p er io d s) :
• T h e C as h C on ve rs io n C yc le em er ge s as in te rv al C → D (i .e .,
d is bu rs in g ca sh → co ll ec ti n g ca sh ).
• T h e p ay ab le s co n ve rs io n p er io d (o r "D ay s p ay ab le s
ou ts ta n d in g" ) em er ge s as in te rv al A → C (i .e ., ow in g
ca sh → d is bu rs in g ca sh )
• T h e op er at in g cy cl e em er ge s as in te rv al A → D (i .e ., ow in g
ca sh → co ll ec ti n g ca sh )
• T h e in ve n to ry co n ve rs io n p er io d or "D ay s in ve n to ry
ou ts ta n d in g" em er ge s as in te rv al A → B (i .e ., ow in g
ca sh → be in g ow ed ca sh )
• T h e re ce iv ab le s co n ve rs io n p er io d (o r "D ay s sa le s
ou ts ta n d in g" ) em er ge s as in te rv al B → D (i .e ., be in g ow ed
ca sh → co ll ec ti n g ca sh )
K n ow le d ge of an y th re e of th es e co n ve rs io n cy cl es p er m it s
d er iv at io n of th e fo u rt h (l ea vi n g as id e th e op er at in g cy cl e, w h ic h is
ju st th e su m of th e in ve n to ry co n ve rs io n p er io d an d th e re ce iv ab le s
co n ve rs io n p er io d .)
H en ce ,i n te rv al {C
→ D }= in te rv al {A
→ B }+ in te rv al {B
→ D }–
in te rv al {A
→ C }
88 4
C as
h cy
cl e m ea
su re s ho
w lo ng
a r m
w ill b e
d ep
riv ed
of ca
sh if it
in cr ea
se s its
in ve
st m en
t in
re so
ur ce
s in
or d er
to ex
p an
d cu
st om
er sa
le s
Fi g ur e 18
.3 C as h cy cl e
In ca lc u la ti n g ea ch of th es e th re e co n st it u en t co n ve rs io n cy cl es ,w e
u se th e eq u at io n T IM E = L E V E L /R A T E (s in ce ea ch in te rv al ro u gh ly
eq u al s th e T IM E n ee d ed fo r it s L E V E L to be ac h ie ve d at it s
co rr es p on d in g R A T E ).
W e es ti m at e it s L E V E L "d u ri n g th e p er io d in qu es ti on " as th e
av er ag e of it s le ve ls in th e tw o ba la n ce sh ee ts th at su rr ou n d th e
p er io d :( L t1 + L t2 )/ 2.
T o es ti m at e it s R A T E ,w e n ot e th at A cc ou n ts R ec ei va bl e gr ow s on ly
w h en re ve n u e is ac cr u ed ;a n d In ve n to ry sh ri n ks an d A cc ou n ts
P ay ab le gr ow s by an am ou n t eq u al to th e C O G S ex p en se (i n th e lo n g
ru n ,s in ce C O G S ac tu al ly ac cr u es so m et im e af te r th e in ve n to ry
d el iv er y, w h en th e cu st om er s ac qu ir e it ).
• In ve n to ry co n ve rs io n p er io d :R at e = C O G S, si n ce th is is th e
it em th at (e ve n tu al ly ) sh ri n ks in ve n to ry .
• R ec ei va bl es co n ve rs io n p er io d :R at e = re ve n u e, si n ce th is is
th e it em th at ca n gr ow re ce iv ab le s (s al es ).
• P ay ab le s co n ve rs io n p er io d :R at e = [i n ve n to ry in cr ea se +
C O G S] ,s in ce th es e ar e th e it em s fo r th e p er io d th at ca n
in cr ea se "t ra d e ac co u n ts p ay ab le s" (i .e ., th e on es th at gr ew it s
in ve n to ry ).
A im s o f C C C
O u r ai m of st u d yi n g ca sh co n ve rs io n cy cl e an d it s ca lc u la ti on is to
ch an ge th e p ol ic ie s re la ti n g to cr ed it p u rc h as e an d cr ed it sa le s. W e
ca n ch an ge ou r st an d ar d of p ay m en t of cr ed it p u rc h as e or ge tt in g
ca sh fr om ou r d eb to rs on th e ba si s of re p or ts of ca sh co n ve rs io n
cy cl e. If it te ll s go od ca sh li qu id it y p os it io n ,w e ca n m ai n ta in ou r
p as t cr ed it p ol ic ie s. It s ai m is al so to st u d y ca sh fl ow of bu si n es s.
C as h fl ow st at em en t an d ca sh co n ve rs io n cy cl e st u d y w il lb e h el p fu l
fo r ca sh fl ow an al ys is .
So u rc e: ht tp s: // w w w .b ou n d le ss .c om /f in a n ce /w or ki n g -c a p it a l-
m a n a g em en t/ th e- im p or ta n ce -o f- ca sh /c a lc u la ti n g -t he -c a sh -f lo w -c yc le /
C C -B Y -S A
B ou n d le ss is a n op en ly li ce n se d ed u ca ti on a lr es ou rc e
88 5
Th e C as
h B ud
ge t
C om
p on
en ts
Th e ca
sh b ud
ge t in cl ud
es th e b eg
in ni ng
b al an
ce ,d
et ai l
on p ay
m en
ts an
d re ce
ip ts ,a
nd an
en d in g b al an
ce .
K E Y P O IN TS
• T h e ca sh fl ow bu d ge t h el p s th e bu si n es s d et er m in e w h en it s
in co m e w il lb e su ff ic ie n t to co ve r it s ex p en se s an d w h en th e
co m p an y w il ln ee d to se ek ou ts id e fi n an ci n g.
• C om p on en ts - m aj or cl as se s in cl u d e ca sh re ce ip ts an d
p ay m en ts .
• C as h re ce ip ts in cl u d e ca sh ge n er at ed fr om op er at io n s, ca sh
re ce ip ts fr om cu st om er s, p ro ce ed s fr om th e sa le of
eq u ip m en t, d iv id en d s re ce iv ed ,a n d ot h er in co m e.
• C as h p ay m en ts in cl u d e ca sh p ai d to su p p li er s, ca sh p ai d to
em p lo ye es ,p u rc h as e of as se ts ,p ay m en ts re la te d to m er ge rs
an d ac qu is it io n s, in te re st p ai d ,i n co m e ta xe s p ai d ,d iv id en d s
p ai d ,a n d ot h er p ay m en ts .
C a sh B u d g e t
A ca sh b u d g e t is a p re d ic ti on of fu tu re ca sh re ce ip ts an d
ex p en d it u re s fo r a p ar ti cu la r ti m e p er io d ,u su al ly in th e n ea r fu tu re .
T h e ca sh fl ow bu d ge t h el p s th e bu si n es s d et er m in e w h en it s in co m e
w il lb e su ff ic ie n t to co ve r it s ex p en se s an d w h en th e co m p an y w il l
n ee d to se ek ou ts id e fi n an ci n g (F ig u re 18 .4 ).
M aj or cl as se s in cl u d e ca sh re ce ip ts an d p ay m en ts .
88 6
C as
h b ud
ge t p la ys
an im
p or ta nt
ro le
in a
co m p an
y' s liq
ui d ity
n an
ci ng
p la nn
in g.
Fi g ur e 18
.4 C as h B ud ge t
C a sh R e ce ip ts
1. C as h ge n er at ed fr om op er at io n s
2. C as h re ce ip ts fr om cu st om er s - C ol le ct in g th e ac co u n ts
re ce iv ab le .A cc ou n ts re ce iv ab le ,a ls o kn ow n as D eb to rs ,i s
m on ey ow ed to a bu si n es s by it s cl ie n ts (c u st om er s) an d
sh ow n on th e bu si n es s' s ba la n ce sh ee t as an as se t. It is on e of
a se ri es of ac co u n ti n g tr an sa ct io n s d ea li n g w it h th e bi ll in g of
a cu st om er fo r go od s an d se rv ic es th at th e cu st om er h as
or d er ed .
3. P ro ce ed s fr om th e sa le of eq u ip m en t
4. D iv id en d s re ce iv ed :D iv id en d s ar e p ay m en ts m ad e by a
co rp or at io n to it s sh ar eh ol d er m em be rs .I t is th e p or ti on of
co rp or at e p ro fi ts p ai d ou t to st oc kh ol d er s. W h en a
co rp or at io n ea rn s a p ro fi t or su rp lu s, th at m on ey ca n be p u t
to tw o u se s: it ca n ei th er be re -i n ve st ed in th e bu si n es s
(c al le d re ta in ed ea rn in gs ), or it ca n be d is tr ib u te d to
sh ar eh ol d er s.
5. O th er in co m e: O th er in ve st m en t or ot h er in te re st in co m e,
et c.
C a sh P a ym e n ts
1. C as h p ai d to su p p li er s
2. C as h p ai d to em p lo ye es - Sa la ry ,w ag es ex p en se s.
3. P u rc h as e of as se t - E qu ip m en t, m ac h in e, re al es ta te ,e tc .
4. P ay m en ts re la te d to m er ge rs an d ac qu is it io n s
5. In te re st p ai d - In te re st of sh or t- te rm or lo n g- te rm d eb t.
6. In co m e ta xe s p ai d
7. D iv id en d s p ai d - P ay in g d iv id en d s to sh ar eh ol d er s or
in ve st or s.
8 . D eb t p ai d - Sh or t te rm or lo n g te rm d eb t p ri n ci p le .
9. O th er p ay m en t - W h ic h in cl u d es A d ve rt is in g, Se ll in g
ex p en se s, A d m in is tr at iv e ex p en se ,I n su ra n ce ex p en se s, R en t
ex p en se s, et c.
N et in cr ea se in ca sh an d ca sh eq u iv al en ts
C as h ba la n ce ,e n d of ye ar
So u rc e: ht tp s: // w w w .b ou n d le ss .c om /f in a n ce /w or ki n g -c a p it a l-
m a n a g em en t/ th e- im p or ta n ce -o f- ca sh /t he -c a sh -b u d g et -c om p on en ts /
C C -B Y -S A
B ou n d le ss is a n op en ly li ce n se d ed u ca ti on a lr es ou rc e
88 7
M an
ag in g Fl oa
t
M an
ag in g C ol le ct io ns
M an
ag in g D is b ur se
m en
ts
Se ct io n 2
C as
h M an
ag em
en t
88 8
ht tp s: // w w w .b ou
nd le ss .c om
/ na
nc e/ w or ki ng
-c ap
ita l- m an
ag em
en t/ ca
sh -m
an ag
em en
t/
M an
ag in g Fl oa
t Fl oa
t is
th e te rm
us ed
to re p re se
nt d up
lic at e m on
ey p re se
nt b et w ee
n th e tim
e a d ep
os it is
m ad
e an
d w he
n th e d ep
os it cl ea
rs th e b an
k.
K E Y P O IN TS
• F lo at is m os t ap p ar en t in th e ti m e d el ay be tw ee n a ch ec k
be in g w ri tt en an d th e fu n d s to co ve r th at ch ec k be in g
d ed u ct ed fr om th e p ay er 's ac co u n t.
• B an k fl oa t is th e ti m e it ta ke s to cl ea r th e fu n d s, fr om th e
ti m e th ey w er e d ep os it ed to th e ti m e th ey w er e cr ed it ed to th e
d ep os it in g ba n k. C u st om er fl oa t is d ef in ed as th e sp an of ti m e
be tw ee n th e d ep os it to th e ti m e th e fu n d s ar e re le as ed fo r u se
by th e d ep os it or .
• W h en m an ag in g ca sh d is bu rs em en ts ,a co m p an y sh ou ld
en d ea vo r to in cr ea se th e am ou n t of ti m e p re se n t in th e
d is bu rs em en t cy cl e.
M a n a g in g F lo a t
T h e te rm fl oa t is u se d in fi n an ce an d ec on om ic s to re p re se n t
d u p li ca te m on ey p re se n t in th e ba n ki n g sy st em d u ri n g th e ti m e
be tw ee n w h en a d ep os it is m ad e in th e re ci p ie n t's ac co u n t an d w h en
th e m on ey is d ed u ct ed fr om th e se n d er 's ac co u n t. F lo at is al so
as so ci at ed w it h th e am ou n t of cu rr en cy av ai la bl e to tr ad e - i.e .,
co u n tr ie s ca n m an ip u la te th e w or th of th ei r cu rr en cy by re st ri ct in g
or ex p an d in g th e am ou n t of fl oa t av ai la bl e to tr ad e. F lo at is m os t
ap p ar en t in th e ti m e d el ay be tw ee n a ch ec k be in g w ri tt en an d th e
fu n d s to co ve r th at ch ec k be in g d ed u ct ed fr om th e p ay er 's ac co u n t.
O n ce th e re ci p ie n t, or p ay ee ,d ep os it s th e ch ec k in th e
co rr es p on d in g ac co u n t, th e ba n k im m ed ia te ly cr ed it s (i n cr ea se s)
th e p ay ee 's ac co u n t, as su m in g th at th e p ay er 's ba n k w il lu lt im at el y
se n d th e fu n d s to co ve r th e ch ec k. U n ti lt h e p ay er 's ba n k ac tu al ly
se n d s th e fu n d s, bo th th e p ay er an d th e p ay ee h av e th e sa m e m on ey
in th ei r ac co u n ts .O n ce th e p ay ee 's ba n k n ot if ie s th e p ay er 's ba n k of
a p en d in g ch ec k, th e d u p li ca te fu n d s w il lb e re m ov ed fr om th e
p ay er 's ac co u n t an d th e ch ec ks w il lb e co n si d er ed to h av e cl ea re d
th e ba n k. In ch ec k cl ea ri n g, ba n k fl oa t an d cu st om er fl oa t ar e
p re se n t.
B an k fl oa t is th e ti m e it ta ke s to cl ea r th e fu n d s, fr om th e ti m e th ey
w er e d ep os it ed to th e ti m e th ey w er e cr ed it ed to th e d ep os it in g
ba n k. C u st om er fl oa t is d ef in ed as th e sp an of ti m e be tw ee n th e
d ep os it to th e ti m e th e fu n d s ar e re le as ed fo r u se by th e d ep os it or .
T h e d if fe re n ce be tw ee n th e ba n k fl oa t an d th e cu st om er fl oa t is
ca ll ed n eg at iv e fl oa t. N eg at iv e fl oa t is u se d by th e ba n k as th e
ov er n ig h t in ve st ab le fu n d s. F lo at ca n ca u se m ar gi n al ch an ge s in th e
m on ey su p p ly .B ef or e el ec tr on ic ch ec k cl ea ri n g, ba d w ea th er or
co m m u n ic at io n p ro bl em s of te n ca u se d fl oa t to si gn if ic an tl y
88 9
in cr ea se ,a s th e cl ea ri n g of ch ec ks w as d el ay ed .A n ot h er as p ec t of
fl oa t ti m e is it s u se to d ef ra u d ,c om m on ly kn ow n as ch e ck k it in g .
F lo a t In R e la ti o n T o C a sh M a n a g e m e n t
(F ig u re 18 .5 ) W h en m an ag in g ca sh d is bu rs em en ts ,a co m p an y
sh ou ld en d ea vo r to in cr ea se th e am ou n t of ti m e p re se n t in th e
d is bu rs em en t cy cl e. In ot h er w or d s, it is ap p ro p ri at e to d el ay
m ak in g p ay m en ts u n ti lt h ey co m e d u e in or d er to h av e u se of
av ai la bl e ca sh fo r as lo n g as p os si bl e. So m e m et h od s fo r
ac co m p li sh in g th is in cl u d e m ai li n g ch ec ks fa r aw ay fr om th os e
w ai ti n g to re ce iv e p ay m en t, d is bu rs in g ch ec ks fr om a re m ot e ba n k,
or p u rc h as in g w it h cr ed it ca rd s. M et h od s su ch as th es e p re se n t a
co m p an y w it h th re e ty p es of fl oa t to ta ke ad va n ta ge of :
1. M ai lF lo at :T im e sp en t in th e m ai l.
2. C le ar an ce F lo at :T im e sp en t tr yi n g to cl ea r th e ba n k.
3. P ro ce ss in g F lo at :T im e re qu ir ed to p ro ce ss ca sh fl ow
tr an sa ct io n s.
So u rc e: ht tp s: // w w w .b ou n d le ss .c om /f in a n ce /w or ki n g -c a p it a l-
m a n a g em en t/ ca sh -m a n a g em en t/ m a n a g in g -f lo a t/
C C -B Y -S A
B ou n d le ss is a n op en ly li ce n se d ed u ca ti on a lr es ou rc e
89 0
In ca
sh m an
ag em
en t, o
at ca
n b e ut ili ze
d to
m ak
e us
e of
ca sh
on ha
nd fo r as
lo ng
as p os
si b le .
Fi g ur e 18
.5 Fl oa tin g C as h
M an
ag in g C ol le ct io ns
A co
m p an
y m us
t b al an
ce its
ne ed
fo r q ui ck
ca sh
co lle ct io ns
w ith
th e ne
ed s an
d d es
ire s of
its cu
st om
er s.
K E Y P O IN TS
• Sp ec if ic co ll ec ti on te ch n iq u es in cl u d e le tt er s, te le p h on e ca ll s,
fa xe s, em ai ls ,a n d le ga la ct io n .
• W h er ev er p os si bl e, a co m p an y sh ou ld tr y to co ll ec t p ay m en t
im m ed ia te ly as p ro d u ct s or se rv ic es ar e d el iv er ed .
• A co m p an y m ay se t u p a lo ck bo x se rv ic e w it h th ei r ba n k fo r
re ce iv in g cu st om er s' p ay m en ts .
M a n a g in g C a sh C o ll e ct io n s
T h e ca sh re ce ip ts cy cl e re qu ir es a d il ig en t co ll ec ti on p ro ce ss .A
co m p an y m u st ba la n ce th is n ee d fo r qu ic k ca sh co ll ec ti on s w it h th e
n ee d s an d d es ir es of it s cu st om er s. F or ex am p le ,c u st om er s w h o ar e
im p or ta n t to a fi rm 's bu si n es s sh ou ld be tr ea te d ca re fu ll y as
op p os ed to cu st om er s w h o m ea n li tt le or n ot h in g to it s fu tu re .
T h er ef or e, co ll ec ti on ef fo rt s m u st be cu st om er sp ec if ic in or d er to
be ef fe ct iv e. Sp ec if ic co ll ec ti on te ch n iq u es in cl u d e le tt er s, te le p h on e
ca ll s, fa xe s, em ai ls ,a n d le ga la ct io n .A n ex am p le of a co ll ec ti on
le tt er fo ll ow s:
O u r re co rd s in d ic at e th at a ba la n ce of $ 4, 65 0 .3 0 is ov er 90 d ay s
p as t d u e. W e h av e se n t m on th ly st at em en ts an d re m in d er s se ve ra l
ti m es ,b u t w e h av e ye t to re ce iv e p ay m en t or an y ex p la n at io n as to
w h y p ay m en t sh ou ld n ot be m ad e. P le as e re vi ew th is m at te r
im m ed ia te ly .I w il lc al ly ou in th e n ex t fi ve d ay s to ar ra n ge p ay m en t.
T h e ov er al lc ol le ct io n p ro ce ss sh ou ld be p ro -a ct iv e an d p re ve n ti ve .
F or ex am p le ,w h er ev er p os si bl e a co m p an y sh ou ld tr y to co ll ec t
p ay m en t im m ed ia te ly as p ro d u ct s or se rv ic es ar e d el iv er ed ,i .e .,
re ce iv e p ay m en t in ca sh .T h is el im in at es th e n ee d fo r in vo ic in g
an d fo ll ow u p co ll ec ti on te ch n iq u es .A fi rm sh ou ld al w ay s re qu ir e
d ep os it s fr om cu st om er s th at h av e a h is to ry of m ak in g la te
p ay m en ts .I t sh ou ld u se cr ed it ap p li ca ti on s to w ee d ou t ba d
cu st om er s, an d in cl u d e a cl au se in th e cr ed it ap p li ca ti on th at st at es
al lc ol le ct io n co st s ar e re im bu rs ed by th e cu st om er on d el in qu en t
ac co u n ts (F ig u re 18 .6 ).
89 1
A sa
m p le
co lle ct io n
se tt le m en
t le tt er .
Fi g ur e 18
.6 E xa m p le
C ol le ct io n Le tt er
L o ck B o x B a n k in g
L oc k bo x ba n ki n g is a se rv ic e of fe re d to co m p an ie s by co m m er ci al
ba n ks th at si m p li fi es co ll ec ti on an d p ro ce ss in g of ac co u n t
re ce iv ab le s. In ge n er al ,a lo ck b o x is a P os t O ff ic e bo x th at is
ac ce ss ib le by a ba n k. A co m p an y m ay se t u p a lo ck bo x se rv ic e w it h
th ei r ba n k fo r re ce iv in g cu st om er s' p ay m en ts .T h e co m p an y' s
cu st om er s se n d th ei r p ay m en ts to th e P O bo x, an d th e ba n k
su bs eq u en tl y co ll ec ts an d p ro ce ss es th es e p ay m en ts d ir ec tl y an d
d ep os it s th em to th e co m p an y' s ac co u n t. B ec au se th e ba n k is
m ak in g th e co ll ec ti on ,t h e fu n d s th at h av e be en re ce iv ed ar e
im m ed ia te ly d ep os it ed in to th e co m p an y’ s ac co u n t w it h ou t fi rs t
be in g p ro ce ss ed by th e co m p an y’ s ac co u n ti n g sy st em ,t h er eb y
sp ee d in g u p ca sh co ll ec ti on .A n ot h er be n ef it of th e lo ck bo x se rv ic e
is th at a co m p an y ca n m ai n ta in sp ec ia lm ai lb ox es in d if fe re n t
lo ca ti on s ar ou n d th e co u n tr y. A cu st om er th en se n d s p ay m en t to
th e cl os es t lo ck bo x.
So u rc e: ht tp s: // w w w .b ou n d le ss .c om /f in a n ce /w or ki n g -c a p it a l-
m a n a g em en t/ ca sh -m a n a g em en t/ m a n a g in g -c ol le ct io n s/
C C -B Y -S A
B ou n d le ss is a n op en ly li ce n se d ed u ca ti on a lr es ou rc e
M an
ag in g D is b ur se
m en
ts H ow
a co
m p an
y m an
ag es
va rio
us d is b ur se
m en
ts an
d cu
rr en
t as
se ts
ca n ha
ve a si gn
i ca
nt im
p ac
t on
its ca
sh o
w s.
K E Y P O IN TS
• O n e ob vi ou s tr en d in p ay ro ll m an ag em en t is to im p le m en t a
fl ex ib le w or k fo rc e si n ce th e fl ow of w or k fl u ct u at es .
• P u rc h as in g p ra ct ic es ,s u ch as re n ti n g as op p os ed to bu yi n g or
bu yi n g ou t of se as on ,c an h el p a co m p an y m ai n ta in an d
ge n er at e ca sh fl ow .
• In ve n to ri es h av e se ve ra lh id d en co st s th at ca n d ra in ca sh
fl ow ,i n cl u d in g st or ag e, in su ra n ce ,s p oi la ge ,h an d li n g, ta xe s,
an d fi n an ci n g.
• A co m p an y sh ou ld m ak e su re it d oe s n ot ov er in su re th e
M a n a g in g C a sh D is b u rs e m e n ts
(F ig u re 18 .7 ) H ow a
co m p an y m an ag es
va ri ou s d is bu rs em en ts
an d cu rr en t as se ts ca n
h av e a si gn if ic an t
im p ac t on it s ca sh
89 2
C as
h p ay
m en
ts ar e
vi ta lly
im p or ta nt
to m an
ag e in
or d er
to m ai nt ai n a su
cc es
sf ul
b us
in es
s.
Fi g ur e 18
.7 C as h
D is b ur se m en ts
fl ow s. T h er e ar e se ve ra lp ro bl em ar ea s to w at ch ou t fo r, su ch as
p ay ro ll ,p u rc h as in g, in ve n to ri es ,a n d in su ra n ce .
P a yr o ll
P ay ro ll is a h ef ty ca sh ou tf lo w an d re qu ir es sp ec ia la tt en ti on .O n e
ob vi ou s tr en d in p ay ro ll m an ag em en t is to im p le m en t a fl ex ib le
w or k fo rc e, si n ce th e fl ow of w or k fl u ct u at es .O u ts o u rc in g an d
te m p or ar y w or ke rs ar e of te n p ar t of a fl ex ib le w or kf or ce .H ow ev er ,
a co m p an y m u st re ta in a fu ll -t im e w or kf or ce fo r co re ac ti vi ti es .A
fi rm ca n al so in cr ea se p ay ro ll fl oa t ti m es by si m p ly d is tr ib u ti n g
p ay ro ll ch ec ks af te r th e p oi n t w h en ba n ks w il lc le ar ch ec ks .
P u rc h a si n g
F le xi bl e p u rc h as in g p ra ct ic es ca n h el p a co m p an y m ai n ta in an d
ge n er at e ca sh fl ow .A co m p an y m ay co n si d er re n ti n g ce rt ai n it em s
as op p os ed to p u rc h as in g. A m an ag er m ay as k, d o w e re al ly n ee d
th is it em ,a n d h ow of te n w il lw e u se it ? If p ra ct ic al ,a fi rm ca n or d er
it em s ou t of se as on w h en p ri ce s ar e lo w .F in al ly ,a fi rm m ay
co n si d er u si n g cr ed it ca rd s to m ak e p u rc h as es si n ce th is w il la ll ow
m or e ti m e fo r m ak in g p ay m en t.
In ve n to ry
In ve n to ri es h av e se ve ra lh id d en co st s th at ca n d ra in ca sh fl ow .
T h es e co st s in cl u d e st or ag e, in su ra n ce ,s p oi la ge ,h an d li n g, ta xe s,
an d fi n an ci n g. A co m p an y sh ou ld ge t ri d of in ve n to ry th at is n ot
m ov in g. O bs ol et e in ve n to ry sh ou ld be re m ov ed im m ed ia te ly .A fi rm
m ay al so fi n d n ew w ay s of d is p os in g of in ve n to ry .F or ex am p le ,i t is
be tt er to se ll in ve n to ry at co st s th an n ot at al l. T h e ov er al lo bj ec ti ve
is to m ai n ta in in ve n to ry le ve ls at a p ro fi ta bl e le ve l.
In su ra n ce
A co m p an y sh ou ld m ak e su re it d oe s n ot ov er in su re th e bu si n es s. A
fi rm sh ou ld p u rc h as e in su ra n ce in gr ou p p ac ka ge s to ob ta in th e
lo w es t p re m iu m s. It sh ou ld st ar t by co ve ri n g th e la rg es t ri sk s fi rs t.
It sh ou ld th en st ru ct u re as h ig h a d ed u ct ib le as is af fo rd ab le .A
co m p an y sh ou ld av oi d d u p li ca ti on an d ex ce ss iv e in su ra n ce an d
sh if t ce rt ai n co st s, su ch as h ea lt h in su ra n ce ,t o th e em p lo ye e
th ro u gh h ig h er p ay ro ll d ed u ct io n s. In su ra n ce sh ou ld be u se d to
co ve r ri sk s th at ar e m at er ia lb u t oc cu r in fr eq u en tl y.
So u rc e: ht tp s: // w w w .b ou n d le ss .c om /f in a n ce /w or ki n g -c a p it a l-
m a n a g em en t/ ca sh -m a n a g em en t/ m a n a g in g -d is bu rs em en ts /
C C -B Y -S A
B ou n d le ss is a n op en ly li ce n se d ed u ca ti on a lr es ou rc e
89 3
M an
ag in g M ar ke
ta b le
S ec
ur iti es
Se ct io n 3
S ec
ur iti es
M an
ag em
en t
89 4
ht tp s: // w w w .b ou
nd le ss .c om
/ na
nc e/ w or ki ng
-c ap
ita l- m an
ag em
en t/ se
cu rit ie s- m an
ag em
en t/
M an
ag in g M ar ke
ta b le
S ec
ur iti es
M ar ke
ta b le
se cu
rit ie s re p le ni sh
ca sh
q ui ck
ly an
d ea
rn hi gh
er re tu rn s th an
ca sh
,b ut
co m e w ith
ris ks
;m at ur ity ,
yi el d ,a
nd liq
ui d ity
sh ou
ld b e co
ns id er ed
.
K E Y P O IN TS
• M ar ke ta bl e se cu ri ti es ar e th e se cu ri ti es th at ca n be ea si ly
li qu id at ed w it h ou t an y d el ay at a re as on ab le p ri ce .
• F ir m s w il lm ai n ta in le ve ls of m ar ke ta bl e se cu ri ti es to en su re
th at th ey ar e ab le to qu ic kl y re p le n is h ca sh ba la n ce s an d to
ob ta in h ig h er re tu rn s th an is p os si bl e by m ai n ta in in g ca sh .
• T h er e ar e fo u r fa ct or s th at in fl u en ce th e ch oi ce of m ar ke ta bl e
se cu ri ti es .T h es e in cl u d e ri sk s, m at u ri ty ,y ie ld ,a n d li qu id it y.
M ar ke ta bl e se cu ri ti es ar e se cu ri ti es th at ca n be ea si ly li qu id at ed
w it h ou t an y d el ay at a re as on ab le p ri ce .I t is th e p ar t of a co m p an y' s
sh or t te rm in ve st m en t. F ir m s w il lm ai n ta in le ve ls of m ar ke ta bl e
se cu ri ti es to en su re th at th ey ar e ab le to qu ic kl y re p le n is h ca sh
ba la n ce s an d to ob ta in h ig h er re tu rn s th an is p os si bl e by
m ai n ta in in g ca sh .
F ir m s m ay h ol d ex ce ss fu n d s in an ti ci p at io n of ca sh ou tl ay .W h en
fu n d s ar e be in g h el d fo r re as on s ot h er th an im m ed ia te tr an sa ct io n
p u rp os es ,t h ey sh ou ld be co n ve rt ed fr om ca sh in to in te re st -e ar n in g
m ar ke ta bl e se cu ri ti es w h ic h sh ou ld be of h ig h es t in ve st m en t gr ad e.
T h es e m ar ke ta bl e se cu ri ti es u su al ly co n si st of tr ea su ry bi ll s,
co m m er ci al p ap er ,a n d ce rt if ic at io n of ti m e d ep os it s fr om
co m m er ci al ba n ks .R ea li st ic al ly ,m an ag em en t of ca sh an d
m ar ke ta bl e se cu ri ti es ca n n ot be se p ar at ed .M an ag em en t of on e
im p li es m an ag em en t of th e ot h er (F ig u re 18 .8 ).
T h e re as on s fo r h ol d in g m ar ke ta bl e se cu ri ti es ar e as fo ll ow s:
1. T h ey se rv e as a su bs ti tu te fo r ca sh ba la n ce s. M an y fi rm s
p re fe r to h ol d m ar ke ta bl e se cu ri ti es as a su bs ti tu te fo r
89 5
A ce
rt i ca
te of
a $5
d ep
os it in
th e U ni te d S ta te s P os
ta lS
av in gs
S ys te m
is su
ed on
S ep
te m b er
10 th ,1
93 2.
Fi g ur e 18
.8 A M ar ke ta b le S ec ur ity
tr an sa ct io n ba la n ce s, p re ca u ti on ar y ba la n ce s, or fo r
sp ec u la ti ve ba la n ce s of fo r al lt h re e. In m os t ca se s th e
se cu ri ti es ar e h el d p ri m ar il y fo r p re ca u ti on ar y p u rp os es or as
a gu ar d ag ai n st a p os si bl e sh or ta ge of ba n k cr ed it .
2. T h ey ar e h el d as a te m p or ar y in ve st m en t w h er e a re tu rn is
ea rn ed w h il e fu n d s ar e te m p or ar il y id le .
3. T h ey ar e bu il t u p to m ee t kn ow n fi n an ci al re qu ir em en ts su ch
as ta x p ay m en ts ,m at u ri n g bo n d is su es ,a n d so on .
T h er e ar e fo u r fa ct or s th at in fl u en ce th e ch oi ce of m ar ke ta bl e
se cu ri ti es .
1. R is ks a. d ef au lt ri sk :t h e ri sk th at th e is su er of th e se cu ri ty
ca n n ot p ay th e p ri n ci p al or in te re st at d u e d at es .
b. in te re st ra te ri sk :t h e ri sk of d ec li n es in m ar ke t va lu es of
th e se cu ri ty d u e to ri si n g in te re st ra te .
c. in fl at io n ra te :t h e ri sk th at in fl at io n w il lr ed u ce th e re al
va lu e of th e in ve st m en t. In p er io d s of ri si n g p ri ce s,
in fl at io n ri sk is lo w er on in ve st m en ts w h os e re tu rn s te n d
to ri se w it h in fl at io n th an on in ve st m en t w h os e re tu rn ar e
fi xe d .
4. M at u ri ty :M ar ke ta bl e se cu ri ti es h el d sh ou ld m at u re or ca n be
so ld at th e sa m e ti m e co st is re qu ir ed .
5. Y ie ld or re tu rn s on se cu ri ti es :G en er al ly ,t h e h ig h er a
se cu ri ty 's ri sk th e h ig h er it s re qu ir ed re tu rn .C or p or at e
in ve st or s, li ke ot h er in ve st or s m u st m ak e a tr ad e- of fb et w ee n
ri sk an d re tu rn w h en ch oo si n g m ar ke ta bl e se cu ri ti es .
B ec au se th es e se cu ri ti es ar e ge n er al ly h el d ei th er fo r sp ec if ic
kn ow n n ee d or fo r u se in em er ge n ci es ,t h e p or tf ol io sh ou ld
co n si st of h ig h ly li qu id sh or t- te rm se cu ri ti es is su ed by th e
go ve rn m en t or ve ry st ro n g co rp or at io n s. T re as u re rs sh ou ld
n ot sa cr if ic e sa fe ty fo r h ig h er ra te s of re tu rn .
6. M ar ke ta bi li ty /l iq u id it y: T h is re fe rs to h ow qu ic k th e
se cu ri ti es ca n be so ld at cl os e to th e qu ot ed m ar ke t p ri ce .
So u rc e: ht tp s: // w w w .b ou n d le ss .c om /f in a n ce /w or ki n g -c a p it a l-
m a n a g em en t/ se cu ri ti es -m a n a g em en t/ m a n a g in g -m a rk et a bl e-
se cu ri ti es /
C C -B Y -S A
B ou n d le ss is a n op en ly li ce n se d ed u ca ti on a lr es ou rc e
89 6
D e
ni ng
A cc
ou nt s R ec
ei va
b le
S et tin
g a C re d it P ol ic y
Te rm
s of
Tr ad
e
C ol le ct io n
Se ct io n 4
A cc
ou nt s R ec
ei va
b le
89 7
ht tp s: // w w w .b ou
nd le ss .c om
/ na
nc e/ w or ki ng
-c ap
ita l- m an
ag em
en t/ ac
co un
ts -r ec
ei va
b le /
D e
ni ng
A cc
ou nt s
R ec
ei va
b le
A cc
ou nt s re ce
iv ab
le re p re se
nt s m on
ey ow
ed b y en
tit ie s
to th e r m
on th e sa
le of
p ro d uc
ts or
se rv ic es
on cr ed
it.
K E Y P O IN TS
• In m os t bu si n es se s, ac co u n ts re ce iv ab le is ex ec u te d by
ge n er at in g an in vo ic e an d ei th er m ai li n g or el ec tr on ic al ly
d el iv er in g it to th e cu st om er ,w h o, in tu rn ,m u st p ay it w it h in
an es ta bl is h ed ti m ef ra m e.
• A cc ou n t re ce iv ab le s ar e cl as si fi ed as cu rr en t as se ts as su m in g
th at th ey ar e d u e w it h in on e ye ar .
• R ev en u e h as a bi g im p ac t on bo tt om -l in e p ro fi ta bi li ty ,s o
m an ag er s m ay be te m p te d to "m an ag e" re ve n u e re co gn it io n .
D e fi n in g A cc o u n ts R e ce iv a b le
E ve ry bu si n es s se ll s p ro d u ct s or se rv ic es to it s cu st om er s. A cc ou n ts
re ce iv ab le re p re se n ts m on ey ow ed by en ti ti es to th e fi rm on th e sa le
of p ro d u ct s or se rv ic es on cr ed it .I n m os t bu si n es se s, ac co u n ts
re ce iv ab le is ex ec u te d by ge n er at in g an in vo ic e an d ei th er m ai li n g
or el ec tr on ic al ly d el iv er in g it to th e cu st om er .I n tu rn ,t h e cu st om er
m u st p ay th e in vo ic e w it h in an es ta bl is h ed ti m ef ra m e, w h ic h is
ca ll ed th e cr ed it te rm s or p ay m en t te rm s. T h e ac co u n ts re ce iv ab le
d ep ar tm en ts u se th e sa le s le d ge r, w h ic h n or m al ly re co rd s:
• T h e sa le s a bu si n es s h as m ad e
• T h e am ou n t of m on ey re ce iv ed fo r go od s or se rv ic es
• T h e am ou n t of m on ey ow ed at th e en d of ea ch m on th
(d eb to rs )
B o o k k e e p in g
O n a co m p an y' s ba la n ce sh ee t, ac co u n ts re ce iv ab le is th e m on ey
ow ed to th at co m p an y by en ti ti es ou ts id e of th e co m p an y. T h e
re ce iv ab le s ow ed by th e co m p an y' s cu st om er s ar e ca ll ed tr ad e
re ce iv ab le s. A cc ou n t re ce iv ab le s ar e cl as si fi ed as cu rr en t as se ts
as su m in g th at th ey ar e d u e w it h in on e ye ar .T h es e ar e th e fu n d s
m an ag em en t is co n ce rn ed w it h w h en co n si d er in g w or ki n g ca p it al
re qu ir em en ts .
C om p an ie s h av e tw o m et h od s av ai la bl e to th em fo r m ea su ri n g th e
n et va lu e of ac co u n ts re ce iv ab le ,w h ic h is ge n er al ly co m p u te d by
su bt ra ct in g th e ba la n ce of an al lo w an ce ac co u n t fr om th e ac co u n ts
re ce iv ab le ac co u n t. T h e fi rs t m et h od is th e al lo w an ce m et h od ,
w h ic h es ta bl is h es an al lo w an ce fo r d ou bt fu la cc ou n ts ,o r ba d d eb t
p ro vi si on ,t h at h as th e ef fe ct of re d u ci n g th e ba la n ce fo r ac co u n ts
89 8
re ce iv ab le .T h e am ou n t of th e ba d d eb t p ro vi si on ca n be co m p u te d
in tw o w ay s:
1. B y re vi ew in g ea ch in d iv id u al d eb t an d d ec id in g w h et h er it is
d ou bt fu l( a sp ec if ic p ro vi si on )
2. B y p ro vi d in g fo r a fi xe d p er ce n ta ge (e .g .2 % ) of to ta ld eb to rs
(a ge n er al p ro vi si on )
T h e se co n d m et h od is th e d ir ec t w ri te -o ff m et h od .I t is si m p le r th an
th e al lo w an ce m et h od in th at it al lo w s fo r on e si m p le en tr y to
re d u ce ac co u n ts re ce iv ab le to it s n et re al iz ab le va lu e. T h e en tr y
w ou ld co n si st of d eb it in g a ba d d eb t ex p en se ac co u n t an d cr ed it in g
th e re sp ec ti ve ac co u n ts re ce iv ab le in th e sa le s le d ge r.
R e ve n u e R e co g n it io n
A co m p an y h as a ch oi ce of w h en to ac tu al ly re co gn iz e re ve n u e vi a
va ri ou s ac co u n ti n g m et h od s. R ev en u e h as a bi g im p ac t on bo tt om -
li n e p ro fi ta bi li ty ,s o m an ag er s m ay be te m p te d to "m an ag e" re ve n u e
re co gn it io n .U n d er ac cr u al ac co u n ti n g, a fi rm ca n re co gn iz e re ve n u e
w h en it h as :
• D el iv er ed go od s an d th e ti tl e is tr an sf er re d to th e bu ye r
• P er fo rm ed al l, or a su bs ta n ti al p or ti on of ,t h e se rv ic es to be
p ro vi d ed
• In cu rr ed a su bs ta n ti al m aj or it y of th e co st s, an d th e re m ai n in g
co st s ca n be re as on ab ly es ti m at ed
• R ec ei ve d ei th er ca sh ,a re ce iv ab le ,o r so m e ot h er as se t fo r
w h ic h a re as on ab ly p re ci se va lu e ca n be as si gn ed or
co ll ec ti bi li ty is re as on ab ly as su re d
M an ag er s ca n so m et im es tw ea k th e p er io d in w h ic h re ve n u e is
re co gn iz ed to cr ea te a m or e at tr ac ti ve fi n an ci al st at em en t fo r a
gi ve n ci rc u m st an ce (F ig u re 18 .9 ).
So u rc e: ht tp s: // w w w .b ou n d le ss .c om /f in a n ce /w or ki n g -c a p it a l-
m a n a g em en t/ a cc ou n ts -r ec ei va bl e/ d ef in in g -a cc ou n ts -r ec ei va bl e/
C C -B Y -S A
B ou n d le ss is a n op en ly li ce n se d ed u ca ti on a lr es ou rc e
89 9
Th is ch
ar t la ys
ou t
m et ho
d s fo r ac
cr ui ng
re ve
nu e an
d ex
p en
se s in
ac co
un tin
g.
Fi g ur e 18
.9 A cc ru al
R ec og ni tio n
S et tin
g a C re d it P ol ic y
To es
ta b lis h a cr ed
it p ol ic y, a co
m p an
y m us
t es
ta b lis h
cr ed
it st an
d ar d s,
cr ed
it te rm
s, an
d a co
lle ct io n p ol ic y.
K E Y P O IN TS
• M an ag em en t m u st d ec id e on cr ed it st an d ar d s, w h ic h in vo lv es
d ec is io n s on h ow m u ch cr ed it ri sk to as su m e.
• A n ot h er im p or ta n t fa ct or in d et er m in in g cr ed it st an d ar d s
in vo lv es a co m p an y ev al u at in g th e cr ed it w or th in es s of an
in d iv id u al or bu si n es s.
• A ft er es ta bl is h in g cr ed it st an d ar d s, th e fi rm m u st d ec id e on
th e le n gt h of th e p er io d be fo re p ay m en t m u st be m ad e an d
w h et h er or n ot th ey w il lo ff er a d is co u n t fo r ea rl y p ay m en ts .
• T h e la st st ep is to es ta bl is h a co ll ec ti on p ol ic y.
S e tt in g a C re d it P o li cy
T h er e ar e th re e st ep s a co m p an y m u st u n d er go w h en d ev el op in g a
cr ed it p ol ic y:
1. E st ab li sh cr ed it st an d ar d s.
2. E st ab li sh cr ed it te rm s.
3. E st ab li sh a co ll ec ti on p ol ic y.
M an ag em en t m u st d ec id e on cr ed it st an d ar d s, w h ic h in vo lv es
d ec is io n s on h ow m u ch cr ed it ri sk to as su m e. T h es e d ec is io n s p la y a
la rg e ro le in d et er m in in g h ow m u ch m on ey a fi rm ti es u p in it s
re ce iv ab le s. A re st ri ct iv e p ol ic y w il lm os t li ke ly re su lt in lo w er sa le s,
bu t th e fi rm w il lh av e a sm al le r in ve st m en t in re ce iv ab le s an d in cu r
le ss b a d -d e b t lo ss e s. L es s re st ri ct iv e p ol ic ie s w il lg en er at e h ig h er
sa le s as w el la s a h ig h er re ce iv ab le s ba la n ce ,b u t th e co m p an y w il l
m os t li ke ly in cu r m or e ba d -d eb t lo ss es an d a h ig h op p or tu n it y co st
of h ol d in g ca p it al in ac co u n ts re ce iv ab le s.
(F ig u re 18 .1 0 ) A n ot h er im p or ta n t fa ct or in d et er m in in g cr ed it
st an d ar d s in vo lv es a co m p an y ev al u at in g th e cr ed it w or th in es s, or
cr ed it sc or e, of an in d iv id u al or bu si n es s. T h is re fe rs to th e ri sk th at
th e bu ye r w il ld ef au lt on ex te n d ed cr ed it by fa il in g to m ak e
p ay m en ts w h ic h it is ob li ga te d to d o. P ot en ti al lo ss es n ot on ly
90 0
Th is ch
ar t d ep
ic ts
th e fa ct or s th at
go in to
an in d iv id ua
l's cr ed
it sc
or e.
Fi g ur e 18
.1 0 C re d it
S co re Fa ct or s
in cl u d e th e se ll in g p ri ce ,b u t ca n al so in cl u d e d is ru p ti on to ca sh
fl ow s an d in cr ea se d co ll ec ti on co st s. T o re d u ce it s ri sk ,t h e se ll er
m ay p er fo rm a cr ed it ch ec k on th e bu ye r or re qu ir e th e bu ye r to p u t
u p co ll at er al ag ai n st cr ed it ex te n d ed .
O th e r F a ce ts o f C re d it P o li ci e s
• A ft er es ta bl is h in g cr ed it st an d ar d s, th e fi rm m u st d ec id e on th e
le n gt h of th e p er io d th at w ou ld be al lo w ed be fo re p ay m en t m u st
be m ad e an d w h et h er or n ot th ey w il lo ff er a d is co u n t fo r ea rl y
p ay m en ts .I fa d is co u n t is of fe re d ,t h e am ou n t of th e d is co u n t
m u st al so be d et er m in ed .T h er e ar e m an y p u rp os es fo r
d is co u n ti n g, su ch as to m ov e ou t- of -d at e st oc k, to re w ar d va lu ab le
cu st om er s, as a sa le s p ro m ot io n ,o r to re w ar d be h av io rs th at
be n ef it th e d is co u n t is su er .S om e co m m on ty p es of d is co u n ts
in cl u d e:
• P ro m p t p ay m en t d is co u n t.
• P re fe rr ed p ay m en t d is co u n t (s u ch as ca sh ov er cr ed it ca rd ).
• P ar ti al p ay m en t d is co u n t.
• Se as on al d is co u n t (f or or d er s p la ce d in a sl ac k p er io d fo r
ex am p le ).
• T ra d e d is co u n t (u su al ly gi ve n w h en th e bu ye r ag re es to
p er fo rm so m e fu n ct io n ).
• Q u an ti ty d is co u n t.
T h e la st st ep is to es ta bl is h a co ll e ct io n p o li cy .C ol le ct io n p ol ic ie s
va ry w id el y am on g in d u st ri es .S om e co m p an ie s d o n ot h in g w h en
th ei r cu st om er s d on 't p ay .O th er s se n d ou t a re m in d er n ot if yi n g
cu st om er s th at th ei r p ay m en t is la te .S om e co m p an ie s m ay ev en
ta ke le ga la ct io n at th e fi rs t la te p ay m en t.
T h e F iv e C 's O f C re d it
• C h ar ac te r: Is th e bo rr ow er tr u st w or th y w it h a h is to ry of
m ee ti n g it s d eb t ob li ga ti on s?
• C ap ac it y: W il lt h e bo rr ow er h av e en ou gh ca sh fl ow to m ak e it s
p ay m en ts ?
• C ap it al :D oe s th e bo rr ow er h av e en ou gh ca p it al to ju st if y th e
lo an ?
• C ol la te ra l: D oe s th e bo rr ow er h av e an y as se ts th at ca n se cu re
th e lo an ?
• C on d it io n s: H ow ar e bo th th e bo rr ow er an d th e ec on om y
p er fo rm in g an d h ow ar e th ey ex p ec te d to p er fo rm ?
So u rc e: ht tp s: // w w w .b ou n d le ss .c om /f in a n ce /w or ki n g -c a p it a l-
m a n a g em en t/ a cc ou n ts -r ec ei va bl e/ se tt in g -a -c re d it -p ol ic y/
C C -B Y -S A
B ou n d le ss is a n op en ly li ce n se d ed u ca ti on a lr es ou rc e
90 1
Te rm
s of
Tr ad
e Te
rm s of
tr ad
e cr ed
it in cl ud
e th e am
ou nt
of tim
e al lo w ab
le fo r p ay
m en
t to
b e re ce
iv ed
,i nc
lu d in g an
y p ot en
tia ld
is co
un ts .
K E Y P O IN TS
• C re d it te rm s ar e of te n qu ot ed "n et X " w it h X be in g a ce rt ai n
n u m be r of d ay s.
• A n ex am p le of a co m m on p ay m en t te rm is N et 30 ,w h ic h
m ea n s th at p ay m en t is d u e at th e en d of 30 d ay s fr om th e
d at e th e in vo ic e is is su ed .
• T h e d eb to r is fr ee to p ay be fo re th e d u e d at e, an d m an y
bu si n es se s ca n of fe r a d is co u n t fo r ea rl y p ay m en t.
• A d is co u n t st at ed as 2/ 10 ,n et 30 m ea n s th at th e bu yi n g fi rm
w il lr ec ei ve a tw o p er ce n t d is co u n t if it p ay s by th e te n th d ay ,
or el se th ey w il lp ay th e fu ll am ou n t in 30 d ay s.
T e rm s o f T ra d e
C re d it te rm s ar e of te n qu ot ed as "n et X " w it h X be in g a ce rt ai n
n u m be r of d ay s. A n ex am p le of a co m m on p ay m en t te rm is N et 30 ,
w h ic h m ea n s th at p ay m en t is d u e at th e en d of 30 d ay s fr om th e
d at e th e in vo ic e is is su ed .T ra n si t ti m e is in cl u d ed w h en co u n ti n g
th e d ay s, i.e .a p u rc h as e in tr an si t fo r 7 d ay s be fo re re ce ip t h as ju st
23 ad d it io n al d ay s u n ti lp ay m en t is d u e to th e se ll er .
O th er co m m on p ay m en t te rm s in cl u d e N et 45 ,N et 60 an d 30 d ay s
en d of m on th .N et 30 is a te rm th at m os t bu si n es s an d
m u n ic ip al it ie s (f ed er al ,s ta te an d lo ca l) u se in th e U n it ed St at es .N et
10 an d N et 15 is w id el y u se d as w el l. N et 60 is le ss u se d be ca u se of
it s lo n ge r p ay m en t te rm s.
T h e d eb to r is fr ee to p ay be fo re th e d u e d at e, an d so m e bu si n es se s
of fe r a d is co u n t fo r ea rl y p ay m en t. A d is co u n t ca n be of fe re d an d
st at ed as "2 /1 0 ,n et 30 ". T h is m ea n s th at th e bu yi n g fi rm w il l
re ce iv e a tw o p er ce n t d is co u n t if it p ay s by th e te n th d ay ,o th er w is e
th ey w il lp ay th e fu ll am ou n t in 30 d ay s.
L et 's co n si d er a p ot en ti al ca se of th e op er at or of an ic e cr ea m st an d .
T h e op er at or m ay si gn a fr a n ch is in g ag re em en t, u n d er w h ic h th e
d is tr ib u to r ag re es to p ro vi d e ic e cr ea m st oc k u n d er th e te rm s "N et
60 " w it h a te n p er ce n t d is co u n t on p ay m en t w it h in 30 d ay s, an d a
20 % d is co u n t on p ay m en t w it h in 10 d ay s. T h is m ea n s th at th e
op er at or h as 60 d ay s to p ay th e in vo ic e in fu ll .I fs al es ar e go od
w it h in th e fi rs t w ee k, th e op er at or m ay be ab le to se n d a ch ec k fo r
al lo r p ar t of th e in vo ic e, an d m ak e an ex tr a 20 % on th e ic e cr ea m
so ld .H ow ev er ,i fs al es ar e sl ow ,l ea d in g to a m on th of lo w ca sh fl ow ,
th en th e op er at or m ay d ec id e to p ay w it h in 30 d ay s, ob ta in in g a
10 % d is co u n t, or u se th e m on ey an ot h er 30 d ay s an d p ay th e fu ll
90 2
in vo ic e am ou n t w it h in 60 d ay s. T h e ic e cr ea m d is tr ib u to r ca n d o th e
sa m e th in g, re ce iv in g tr a d e cr e d it fr om m il k an d su ga r su p p li er s
on te rm s of N et 30 ,2 % d is co u n t if p ai d w it h in te n d ay s. U n d er th is
ag re em en t, th ey ar e ap p ar en tl y ta ki n g a lo ss or d is ad va n ta ge ou s
p os it io n in th is w eb of tr ad e cr ed it ba la n ce s. W h y w ou ld th ey d o
th is ? F ir st ,t h ey h av e a su bs ta n ti al m ar ku p on th e in gr ed ie n ts an d
ot h er co st s of p ro d u ct io n of th e ic e cr ea m th ey se ll to th e op er at or .
T h e m ar ku p is th e p or ti on of se ll in g p ri ce ad d ed to th e co st of
ob ta in in g th e in ve n to ry (F ig u re 18 .1 1) .I n ad d it io n ,i t is n ot in th e
d is tr ib u to r' s be st in te re st fo r cu st om er s to go ou t of bu si n es s d u e to
ca sh fl ow in st ab il it ie s, so it s fi n an ci al te rm s ai m :
1. T o al lo w st ar t- u p s th e ab il it y to m an ag e th ei r in ve n to ry
in ve st m en ts - ef fe ct iv el y gi vi n g th em a sh or t- te rm bu si n es s
lo an .
2. B y tr ac ki n g w h ic h cu st om er s p ay ,a n d w h en ,t h e d is tr ib u to r
ca n id en ti fy p ro bl em s th at ar e d ev el op in g an d ta ke st ep s to
re d u ce or in cr ea se it s am ou n t of tr ad e cr ed it .
So u rc e: ht tp s: // w w w .b ou n d le ss .c om /f in a n ce /w or ki n g -c a p it a l-
m a n a g em en t/ a cc ou n ts -r ec ei va bl e/ te rm s- of -t ra d e/
C C -B Y -S A
B ou n d le ss is a n op en ly li ce n se d ed u ca ti on a lr es ou rc e
C ol le ct io n
C om
p an
ie s us
e d i er en
t m et ho
d s to
co lle ct
th ei r
ou ts ta nd
in g re ce
iv ab
le s,
lik e se
nd in g ou
t re m in d er s or
em p lo yi ng
a co
lle ct io n ag
en cy .
K E Y P O IN TS
• C ol le ct in g on ac co u n ts re ce iv ab le is th e fi n al st ep in th e cr ed it
ex te n si on p ro ce ss ,a n d ar gu ab ly th e m os t d if fi cu lt .
• A cc ou n ts re ce iv ab le d ay s an d an ag in g sc h ed u le ar e to ol s
u se d to m on it or ac co u n ts re ce iv ab le .
• T h e ac co u n ts re ce iv ab le d ay s is th e av er ag e n u m be r of d ay s
th at it ta ke s a fi rm to co ll ec t on it s sa le s. T h e ag in g sc h ed u le
ca te go ri ze s ac co u n ts by th e n u m be r of d ay s th ey h av e be en on
th e bo ok s.
• A co m p an y m ay p ro te ct ag ai n st ba d -d eb ts lo ss es by
p u rc h as in g tr ad e cr ed it in su ra n ce .
90 3
Th is eq
ua tio
n sh
ow s th e n
d in g of
se lli ng
p ric
e fo r a ve
nd or
b y ad
d in g
its m ar ku
p to
its co
st .
Fi g ur e 18
.1 1 M ar ku p
C o ll e ct io n P o li cy
C ol le ct in g u p on ac co u n ts re ce iv ab le is th e fi n al st ep in th e cr ed it
ex te n si on p ro ce ss ,a n d ar gu ab ly th e m os t d if fi cu lt .I n d ea li n g w it h
co ll ec ti on s, it is im p or ta n t fo r a fi rm to st ar t by m on it or in g it s
ac co u n ts re ce iv ab le in or d er to d et er m in e w h et h er it s p ol ic y is
w or ki n g to th e be st ad va n ta ge of th e co m p an y. A cc ou n ts re ce iv ab le
d ay s an d an ag in g sc h ed u le ar e th e m os t co m m on m on it or to ol s
u se d .
A cc o u n ts R e ce iv a b le D a ys
T h e ac co u n ts re ce iv ab le d ay s is th e av er ag e n u m be r of d ay s th at it
ta ke s a fi rm to co ll ec t on it s sa le s. B y co m p ar in g th is n u m be r to th e
n u m be r in th e cr ed it p ol ic y, a bu si n es s ca n d et er m in e w h et h er it s
p ol ic y is ef fe ct iv e or n ot .T h e ac co u n ts re ce iv ab le d ay s is im p or ta n t
be ca u se in ve st or s u ti li ze th is m ea su re to ev al u at e a fi rm 's cr ed it
m an ag em en t p ol ic y. T h is m et h od d oe s h av e it s w ea kn es se s.
Se as on al sa le s p at te rn s m ay ca u se ac co u n ts re ce iv ab le d ay s to
ch an ge d ep en d in g on w h en th e ca lc u la ti on oc cu rs .T h er ef or e,
m an ag em en t ca n p ot en ti al ly m an ip u la te ac co u n ts re ce iv ab le d ay s to
h id e im p or ta n t in fo rm at io n .
A g in g S ch e d u le
T h e ot h er m et h od co m m on ly u se d is an ag in g sc h ed u le w h ic h
ca te go ri ze s ac co u n ts by th e n u m be r of d ay s th ey h av e be en on th e
bo ok s. It ca n be co n st ru ct ed in on e of tw o w ay s: u si n g th e n u m be r
of ac co u n ts or u si n g th e d ol la r am ou n t of th e ou ts ta n d in g ac co u n ts
re ce iv ab le .I ft h e p er ce n ta ge s in th e lo w er h al fo ft h e sc h ed u le be gi n
to in cr ea se ,t h e fi rm n ee d s to ev al u at e th e ef fe ct iv en es s of it s cr ed it
p ol ic y. P ay m en t p at te rn s p ro vi d e in fo rm at io n on th e p er ce n ta ge of
m on th ly sa le s th at th e fi rm co ll ec ts ea ch m on th af te r th e sa le .T h e
p ay m en t p at te rn ca n be u se d to fo re ca st th e w or ki n g ca p it al n ee d s
fo r th e bu si n es s.
R e ce iv a b le T u rn o ve r R a ti o
A n ot h er w ay to ev al u at e a cr ed it p ol ic y is to lo ok at th e re ce iv ab le
tu rn ov er ra ti o. T h is is a fi n an ci al ra ti o th at m ea su re s th e n u m be r of
ti m es ,o n av er ag e, re ce iv ab le s ar e co ll ec te d d u ri n g a p er io d .
C o ll e ct in g R e ce iv a b le s
(F ig u re 18 .1 2) T h er e ar e se ve ra lm et h od s co m p an ie s ca n u se to
co ll ec t th ei r ou ts ta n d in g re ce iv ab le s. So m e d o n ot h in g, so m e se n d
ou t re m in d er s n ot if yi n g cu st om er s of la te p ay m en t, an d so m e ta ke
le ga la ct io n - so m et im es at th e fi rs t la te p ay m en t. If fi rm s so ch oo se ,
th ey ca n u ti li ze a co ll ec ti on ag en cy .A co ll ec ti on ag en cy is a bu si n es s
th at p u rs u es p ay m en ts of d eb ts ow ed by in d iv id u al s or bu si n es se s.
M os t co ll ec ti on ag en ci es op er at e as ag en ts of cr ed it or s an d co ll ec t
d eb ts fo r a fe e or p er ce n ta ge of th e to ta la m ou n t ow ed .T h er e ar e
m an y ty p es of co ll ec ti on ag en ci es .F ir st -p ar ty ag en ci es ar e
90 4
of te n ti m es a su bs id ia ry of th e or ig in al co m p an y to w h om th e d eb t is
ow ed .T h ir d -p ar ty ag en ci es ar e se p ar at e co m p an ie s co n tr ac te d by a
bu si n es s to co ll ec t d eb ts on th ei r be h al ff or a fe e. A co m p an y m ay
p ro te ct ag ai n st ba d -d eb ts lo ss es by p u rc h as in g tr ad e cr ed it
in su ra n ce .T h is is an in su ra n ce p ol ic y an d a ri sk m an ag em en t
p ro d u ct of fe re d by p ri va te in su ra n ce co m p an ie s an d go ve rn m en ta l
e x p o rt cr ed it ag en ci es to bu si n es s en ti ti es w is h in g to p ro te ct th ei r
ac co u n ts re ce iv ab le s fr om lo ss d u e to cr ed it ri sk s li ke p ro tr ac te d
d ef au lt ,i n so lv en cy ,o r ba n kr u p tc y.
So u rc e: ht tp s: // w w w .b ou n d le ss .c om /f in a n ce /w or ki n g -c a p it a l-
m a n a g em en t/ a cc ou n ts -r ec ei va bl e/ co ll ec ti on /
C C -B Y -S A
B ou n d le ss is a n op en ly li ce n se d ed u ca ti on a lr es ou rc e
90 5
Th is is an
ex am
p le
of a le tt er
fr om
a co
lle ct io n ag
en cy
o er in g to
se tt le
a d eb
t.
Fi g ur e 18
.1 2
C ol le ct io n Le tt er
In ve
nt or y Ty p es
In ve
nt or y Te
ch ni q ue
s
A B C
Te ch
ni q ue
S ea
so na
lP ro d uc
tio n
Im p ac
t of
In a
tio n
In ve
nt or y C os
ts
E co
no m ic
O rd er
Q ua
nt ity
Te ch
ni q ue
Ju st -I n- Ti m e Te
ch ni q ue
Se ct io n 5
In ve
nt or y M an
ag em
en t
90 6
ht tp s: // w w w .b ou
nd le ss .c om
/ na
nc e/ w or ki ng
-c ap
ita l- m an
ag em
en t/ in ve
nt or y- m an
ag em
en t/
In ve
nt or y Ty p es
M os
t m an
uf ac
tu rin
g or ga
ni za
tio ns
us ua
lly d iv id e th ei r
in ve
nt or y in to
ra w
m at er ia ls ,w
or k in
p ro ce
ss ,
ni sh
ed go
od s,
an d go
od s fo r sa
le s.
K E Y P O IN TS
• 1. R aw m at er ia ls :M at er ia ls an d co m p on en ts sc h ed u le d fo r
u se in m ak in g a p ro d u ct .
• 2. W or k in p ro ce ss ,W IP :M at er ia ls an d co m p on en ts th at
h av e be ga n th ei r tr an sf or m at io n to fi n is h ed go od s.
• 3. F in is h ed go od s: G oo d s re ad y fo r sa le to cu st om er s.
• 4. G oo d s fo r re sa le - re tu rn ed go od s th at ar e sa la bl e.
M os t m an u fa ct u ri n g or ga n iz at io n s u su al ly d iv id e th ei r in ve n to ry
in to ra w m at er ia ls ,w or k in p ro ce ss ,f in is h ed go od s, an d go od s fo r
sa le s. A go od p u rc h as ed as a "r aw m at er ia l" go es in to th e
m an u fa ct u re of a p ro d u ct .A go od on ly p ar ti al ly co m p le te d d u ri n g
th e m an u fa ct u ri n g p ro ce ss is ca ll ed "w or k in p ro ce ss ." W h en th e
go od is co m p le te d as to m an u fa ct u ri n g bu t n ot ye t so ld or
d is tr ib u te d to th e en d -u se r, it is ca ll ed a "f in is h ed go od ." (F ig u re 18 .
13 )
1. R aw m at er ia ls :M at er ia ls an d co m p on en ts sc h ed u le d fo r u se
in m ak in g a p ro d u ct .
2. W or k in p ro ce ss ,W IP :M at er ia ls an d co m p on en ts th at h av e
be ga n th ei r tr an sf or m at io n to fi n is h ed go od s. T h es e it em s
ar e n ot ye t co m p le te d bu t ei th er ju st be in g fa br ic at ed or
w ai ti n g in a qu eu e fo r fu rt h er p ro ce ss in g or in a bu ff er
st or ag e. T h e te rm is u se d in p ro d u ct io n an d su p p ly ch ai n
m an ag em en t. O p ti m al p ro d u ct io n m an ag em en t ai m s to
m in im iz e w or k in p ro ce ss .W or k in p ro ce ss re qu ir es st or ag e
sp ac e, re p re se n ts bo u n d ca p it al n ot av ai la bl e fo r in ve st m en t,
an d ca rr ie s an in h er en t ri sk of ea rl ie r ex p ir at io n of sh el fl if e
of th e p ro d u ct s. A qu eu e le ad in g to a p ro d u ct io n st ep sh ow s
90 7
Fr om
ra w
m at er ia ls to
w or k in
p ro ce
ss to
n is he
d go
od s.
Fi g ur e 18
.1 3
M an uf ac tu rin g
p ro ce ss
th at th e st ep is w el lb u ff er ed fo r sh or ta ge in su p p li es fr om
p re ce d in g st ep s, bu t m ay al so in d ic at e in su ff ic ie n t ca p ac it y to
p ro ce ss th e ou tp u t fr om th es e p re ce d in g st ep s. Ju st -i n -t im e
(a cr on ym :J IT ) p ro d u ct io n is a co n ce p t to re d u ce w or k in
p ro ce ss w it h re sp ec t to a co n ti n u ou s co n fi gu ra ti on of
p ro d u ct .S om et im es ,o u ts id e of a p ro d u ct io n an d
co n st ru ct io n co n te xt "w or k in p ro ce ss " is u se d er ro n eo u sl y
w h er e th e st at u s "w or k in p ro gr es s" w ou ld be co rr ec tl y u se d
to d es cr ib e m or e br oa d ly w or k th at is n ot ye t a fi n al p ro d u ct .
3. F in is h ed go od s: G oo d s re ad y fo r sa le to cu st om er s. F in is h ed
go od s is a re la ti ve te rm .I n a su p p ly ch ai n m an ag em en t fl ow ;
th e fi n is h ed go od s of a su p p li er ca n co n st it u te th e ra w
m at er ia lo fa bu ye r.
4. G oo d s fo r re sa le :R et u rn ed go od s th at ar e sa la bl e.
So u rc e: ht tp s: // w w w .b ou n d le ss .c om /f in a n ce /w or ki n g -c a p it a l-
m a n a g em en t/ in ve n to ry -m a n a g em en t/ in ve n to ry -t yp es /
C C -B Y -S A
B ou n d le ss is a n op en ly li ce n se d ed u ca ti on a lr es ou rc e
In ve
nt or y Te ch
ni q ue
s FI FO
,L IF O ,a
nd av
er ag
e co
st m et ho
d s ar e ac
co un
tin g
te ch
ni q ue
s us
ed in
m an
ag in g in ve
nt or y.
K E Y P O IN TS
• F IF O st an d s fo r fi rs t- in ,f ir st -o u t, m ea n in g th at th e ol d es t
in ve n to ry it em s ar e re co rd ed as so ld fi rs t bu t d o n ot
n ec es sa ri ly m ea n th at th e ex ac t ol d es t p h ys ic al ob je ct h as
be en tr ac ke d an d so ld .
• L IF O st an d s fo r la st -i n ,f ir st -o u t, m ea n in g th at th e m os t
re ce n tl y p ro d u ce d it em s ar e re co rd ed as so ld fi rs t.
• A ve ra ge co st m et h od ta ke s th e w ei gh te d av er ag e of al lu n it s
av ai la bl e fo r sa le d u ri n g th e ac co u n ti n g p er io d an d th en u se s
th at av er ag e co st to d et er m in e th e va lu e of C O G S an d en d in g
in ve n to ry .
F IF O ,L IF O ,a n d av er ag e co st m et h od s ar e ac co u n ti n g te ch n iq u es
u se d in m an ag in g in ve n to ry in vo lv in g th e am ou n t of m on ey a
co m p an y h as ti ed u p w it h in in ve n to ry of p ro d u ce d go od s, ra w
m at er ia ls ,p ar ts ,c om p on en ts .T h es e m et h od s ar e u se d to m an ag e
as su m p ti on s of co st fl ow s re la te d to in ve n to ry (F ig u re 18 .1 4) .
90 8
F IF O
F IF O st an d s fo r fi rs t- in ,f ir st -o u t, m ea n in g th at th e ol d es t in ve n to ry
it em s ar e re co rd ed as so ld fi rs t bu t d o n ot n ec es sa ri ly m ea n th at th e
ex ac t ol d es t p h ys ic al ob je ct h as be en tr ac ke d an d so ld .T h is
ex p re ss io n d es cr ib es th e p ri n ci p le of a qu eu e p ro ce ss in g te ch n iq u e
or se rv ic in g co n fl ic ti n g d em an d s by or d er in g p ro ce ss by fi rs t co m e,
fi rs t se rv ed (F C F S) be h av io r, w h er e th e p er so n s le av e th e qu eu e in
th e or d er th ey ar ri ve ,o r w ai ti n g on e' s tu rn at a tr af fi c co n tr ol si gn al .
L IF O
L IF O st an d s fo r la st -i n ,f ir st -o u t, m ea n in g th at th e m os t re ce n tl y
p ro d u ce d it em s ar e re co rd ed as so ld fi rs t. Si n ce th e 19 70 s, so m e
U .S .c om p an ie s sh if te d to w ar d s th e u se of L IF O ,w h ic h re d u ce s
th ei r in co m e ta xe s in ti m es of in fl at io n ,b u t w it h In te rn at io n al
F in an ci al R ep or ti n g St an d ar d s ba n n in g th e u se of L IF O ,m or e
co m p an ie s h av e go n e ba ck to F IF O .L IF O is on ly u se d in Ja p an an d
th e U n it ed St at es ,
L IF O R e se rv e
T h e d if fe re n ce be tw ee n th e co st of an in ve n to ry ca lc u la te d u n d er
th e F IF O an d L IF O m et h od s is ca ll ed th e L IF O re se rv e. T h is re se rv e
is es se n ti al ly th e am ou n t by w h ic h an en ti ty 's ta xa bl e in co m e h as
be en d ef er re d by u si n g th e L IF O m et h od .
A ve ra g e C o st
A ve ra ge co st m et h od is qu it e st ra ig h tf or w ar d .I t ta ke s th e w ei gh te d
av er ag e of al lu n it s av ai la bl e fo r sa le d u ri n g th e ac co u n ti n g p er io d
an d th en u se s th at av er ag e co st to d et er m in e th e va lu e of C O G S an d
en d in g in ve n to ry .T h er e ar e tw o co m m on ly u se d av er ag e co st
m et h od s: Si m p le w ei gh te d av er ag e co st m et h od an d m ov in g
av er ag e co st m et h od .
W e ig h te d a ve ra g e co st m e th o d :
It ta ke s C os t of G oo d s A va il ab le fo r Sa le an d d iv id es it by th e to ta l
am ou n t of go od s fr om B eg in n in g In ve n to ry an d P u rc h as es .T h is
gi ve s a W ei gh te d A ve ra ge C os t p er U n it .A p h ys ic al co u n t is th en
p er fo rm ed on th e en d in g in ve n to ry to d et er m in e th e am ou n t of
90 9
In ve
nt or ie s U .S .
A rm
y un
it b ad
ge s
fr om
a w al lo
f m ili ta ry
un ifo
rm ite
m s
Fi g ur e 18
.1 4
In ve nt or y
go od s le ft .F in al ly ,t h is am ou n t is m u lt ip li ed by W ei gh te d A ve ra ge
C os t p er U n it to gi ve an es ti m at e of en d in g in ve n to ry co st .
M o vi n g a ve ra g e co st m e th o d :
A ss u m e th at bo th B eg in n in g In ve n to ry an d be gi n n in g in ve n to ry
co st ar e kn ow n .F ro m th em th e C os t p er U n it of B eg in n in g
In ve n to ry ca n be ca lc u la te d .D u ri n g th e ye ar ,m u lt ip le p u rc h as es
ar e m ad e. E ac h ti m e, p u rc h as e co st s ar e ad d ed to be gi n n in g
in ve n to ry co st to ge t C os t of C u rr en t In ve n to ry .S im il ar ly ,t h e
n u m be r of u n it s bo u gh t is ad d ed to be gi n n in g in ve n to ry to ge t
C u rr en t G oo d s A va il ab le fo r Sa le .A ft er ea ch p u rc h as e, C os t of
C u rr en t In ve n to ry is d iv id ed by C u rr en t G oo d s A va il ab le fo r Sa le to
ge t C u rr en t C os t p er U n it on G oo d s. A ls o d u ri n g th e ye ar ,m u lt ip le
sa le s h ap p en .T h e C u rr en t G oo d s A va il ab le fo r Sa le is d ed u ct ed by
th e am ou n t of go od s so ld ,a n d th e C os t of C u rr en t In ve n to ry is
d ed u ct ed by th e am ou n t of go od s so ld ti m es th e la te st (b ef or e th is
sa le ) C u rr en t C os t p er U n it on G oo d s. T h is d ed u ct ed am ou n t is
ad d ed to C os t of G oo d s So ld .A t th e en d of th e ye ar ,t h e la st C os t p er
U n it on G oo d s, al on g w it h a p h ys ic al co u n t, is u se d to d et er m in e
en d in g in ve n to ry co st .
So u rc e: ht tp s: // w w w .b ou n d le ss .c om /f in a n ce /w or ki n g -c a p it a l-
m a n a g em en t/ in ve n to ry -m a n a g em en t/ in ve n to ry -t ec hn iq u es /
C C -B Y -S A
B ou n d le ss is a n op en ly li ce n se d ed u ca ti on a lr es ou rc e
A B C Te ch
ni q ue
Th e A B C
an al ys
is is
an in ve
nt or y ca
te go
riz at io n
te ch
ni q ue
of te n us
ed in
m at er ia lm
an ag
em en
t w he
re in
ac cu
ra cy
an d co
nt ro ld
ec re as
es fr om
A to
C .
K E Y P O IN TS
• A it em s: ve ry ti gh t co n tr ol an d ac cu ra te re co rd s; B it em s: le ss
ti gh tl y co n tr ol le d an d go od re co rd s; C it em s: si m p le st
co n tr ol s p os si bl e an d m in im al re co rd s.
• T h e A B C an al ys is p ro vi d es a m ec h an is m fo r id en ti fy in g it em s
th at w il lh av e a si gn if ic an t im p ac t on ov er al li n ve n to ry co st ,
w h il e al so p ro vi d in g a m ec h an is m fo r id en ti fy in g d if fe re n t
ca te go ri es of st oc k th at w il lr eq u ir e d if fe re n t m an ag em en t
an d co n tr ol s.
• T h e A B C an al ys is su gg es ts th at in ve n to ri es of an or ga n iz at io n
ar e n ot of eq u al va lu e.
T h e A B C an al ys is is a bu si n es s te rm u se d to d ef in e an in ve n to ry
ca te go ri za ti on te ch n iq u e of te n u se d in m at er ia lm an ag em en t. It is
al so kn ow n as "S el ec ti ve In ve n to ry C on tr ol ." P ol ic ie s ba se d on A B C
an al ys is :
• A IT E M S: ve ry ti gh t co n tr ol an d ac cu ra te re co rd s
• B IT E M S: le ss ti gh tl y co n tr ol le d an d go od re co rd s
91 0
• C IT E M S: si m p le st co n tr ol s p os si bl e an d m in im al re co rd s
T h e A B C an al ys is p ro vi d es a m ec h an is m fo r id en ti fy in g it em s th at
w il lh av e a si gn if ic an t im p ac t on ov er al li n ve n to ry co st ,w h il e al so
p ro vi d in g a m ec h an is m fo r id en ti fy in g d if fe re n t ca te go ri es of st oc k
th at w il lr eq u ir e d if fe re n t m an ag em en t an d co n tr ol s.
T h e A B C an al ys is su gg es ts th at in ve n to ri es of an or ga n iz at io n ar e
n ot of eq u al va lu e. T h u s, th e in ve n to ry is gr ou p ed in to th re e
ca te go ri es (A ,B ,a n d C ) in or d er of th ei r es ti m at ed im p or ta n ce .
A it em s ar e ve ry im p or ta n t fo r an or ga n iz at io n .B ec au se of th e h ig h
va lu e of th es e A it em s, fr eq u en t va lu e an al ys is is re qu ir ed .I n
ad d it io n to th at ,a n or ga n iz at io n n ee d s to ch oo se an ap p ro p ri at e
or d er p at te rn (e .g ., "J u st - in - ti m e ") to av oi d ex ce ss ca p ac it y.
B it em s ar e im p or ta n t, bu t of co u rs e le ss im p or ta n t, th an A it em s
an d m or e im p or ta n t th an C it em s. T h er ef or e, B it em s ar e in te rg ro u p
it em s.
C it em s ar e m ar gi n al ly im p or ta n t.
T h e fo ll ow in g is an ex am p le of th e A p p li ca ti on of W ei gh ed
O p er at io n ba se d on A B C cl as s in th e el ec tr on ic s m an u fa ct u ri n g
co m p an y w it h 4, 0 51 ac ti ve p ar ts (F ig u re 18 .1 6) .
U si n g th is d is tr ib u ti on of A B C cl as s an d ch an ge to ta ln u m be r of th e
p ar ts to 4, 0 0 0 (F ig u re 18 .1 5) .
91 1
A ct ua
ld is tr ib ut io n of
A B C cl as
s in
th e el ec
tr on
ic s m an
uf ac
tu rin
g co
m p an
y w ith
40 51
ac tiv
e p ar ts .
Fi g ur e 18
.1 6 A B C an al ys is
D is tr ib ut io n of
A B C
cl as
s
Fi g ur e 18
.1 5 A B C
te ch ni q ue s
• U n if or m P u rc h as e: W h en yo u ap p ly eq u al p u rc h as in g p ol ic y to
al l4 ,0 0 0 co m p on en ts ,e xa m p le w ee kl y d el iv er y an d re -o rd er
p oi n t (s af et y st oc k) of tw o- w ee k su p p ly as su m in g th at th er e
ar e n o lo t si ze co n st ra in ts ,t h e fa ct or y w il lh av e a 16 ,0 0 0
d el iv er y in fo u r w ee ks an d th e av er ag e in ve n to ry w il lb e 2. 5
w ee ks su p p ly .
• W ei gh ed P u rc h as e: In co m p ar is on ,w h en w ei gh ed p u rc h as in g
p ol ic y ap p li ed ba se d on A B C cl as s, ex am p le C cl as s m on th ly
(e ve ry fo u r w ee ks ) d el iv er y w it h re -o rd er p oi n t of th re e- w ee k
su p p ly ,B cl as s B i- w ee kl y d el iv er y w it h re -o rd er p oi n t of tw o-
w ee k su p p ly ,A cl as s w ee kl y d el iv er y w it h re -o rd er p oi n t of
on e- w ee k su p p ly ,t ot al n u m be r of d el iv er y in fo u r w ee ks w il l
be (A 20 0 x4 = 8 0 0 )+ (B 40 0 x2 = 8 0 0 ) + (C
34 0 0 x1 = 34 0 0 )= 50 0 0 an d av er ag e in ve n to ry w il lb e (A
75 % x1 .5 w ee ks )+ (B 15 % x3 w ee ks )+ (C 10 % x3 .5 w ee ks )= 1. 92 5
w ee k su p p ly .
B y ap p ly in g w ei gh ed co n tr ol ba se d on A B C cl as si fi ca ti on ,r eq u ir ed
m an h ou rs an d in ve n to ry le ve la re d ra st ic al ly re d u ce d .
So u rc e: ht tp s: // w w w .b ou n d le ss .c om /f in a n ce /w or ki n g -c a p it a l-
m a n a g em en t/ in ve n to ry -m a n a g em en t/ a bc -t ec hn iq u e/
C C -B Y -S A
B ou n d le ss is a n op en ly li ce n se d ed u ca ti on a lr es ou rc e
S ea
so na
lP ro d uc
tio n
A co
m p an
y w or ki ng
in a se
as on
al in d us
tr y sh
ou ld
cr ea
te a p la n b as
ed on
hi st or ic al
sa le s d at a,
or d er
st oc
k ea
rly an
d ha
ve m or e ca
sh in
ha nd
s if p os
si b le .
K E Y P O IN TS
• In ve n to ri es ar e m ai n ta in ed as bu ff er s to m ee t u n ce rt ai n ti es in
d em an d ,s u p p ly an d m ov em en ts of go od s.
• A co m p an y w or ki n g in a se as on al in d u st ry sh ou ld cr ea te a
p la n ba se d on h is to ri ca ls al es d at a an d ot h er re le va n t
in fo rm at io n .
• C om p an ie s ar e al so su p p os ed to st oc k in ve n to ry ea rl y si n ce
th er e w il lb e ot h er p ro d u ce rs co m p et in g fo r th e sa m e
p ro d u ct io n m at er ia ls d u ri n g p ea k p er io d .E ar ly or d er in g, in
ad d it io n ,h el p s th e co m p an y ad ju st it s in ve n to ry d em an d if
n ec es sa ry .
• It is ad vi sa bl e th at a co m p an y h as h ea lt h y ca sh fl ow d u ri n g
se as on al p ea k so th at it ca n or d er p ro m p tl y an d ea si ly .T h is ,
of co u rs e, h as to ta ke in to co n si d er at io n th e op p or tu n it y co st
of h ol d in g m on ey .
In ve n to ry m an ag em en t is p ri m ar il y ab ou t sp ec if yi n g th e si ze an d
p la ce m en t of st oc ke d go od s to p ro te ct th e re gu la r an d p la n n ed
co u rs e of p ro d u ct io n ag ai n st th e ra n d om d is tu rb an ce of ru n n in g ou t
of m at er ia ls or go od s.
91 2
S e a so n a l P ro d u ct io n
M an y ec on om ic p h en om en a h av e se as on al cy cl es ,s u ch as
ag ri cu lt u ra lp ro d u ct io n an d co n su m er co n su m p ti on .O ft en
m an ag er s h av e to m ak e d ec is io n s ab ou t in ve n to ry le ve lo ve r a ve ry
li m it ed p er io d .T h is is th e ca se ,f or ex am p le w it h se as on al go od s
su ch as C h ri st m as ca rd s th at sh ou ld sa ti sf y al ld em an d s in
D ec em be r, bu t ca rd s le ft in Ja n u ar y h av e li tt le or n o va lu e. If a
co m p an y bu ys to o m an y p ap er s it is le ft w it h u n so ld p ap er s th at
h av e n o va lu e af te r th e se as on al p ea k; if it bu ys to o fe w p ap er s it h as
lo st th e op p or tu n it y of m ak in g a h ig h er p ro fi t. A s a re su lt ,i t is
n ec es sa ry to tr ea t se as on al it y se ri ou sl y in fo re ca st in g p ra ct ic e fo r
in ve n to ry co n tr ol .I n ve n to ri es ar e m ai n ta in ed as bu ff er s to m ee t
u n ce rt ai n ti es in d em an d ,s u p p ly an d m ov em en ts of go od s (F ig u re
18 .1 7) .
A co m p an y op er at in g in a se as on al in d u st ry sh ou ld cr ea te a p la n
ba se d on h is to ri ca ls al es d at a an d ot h er re le va n t in fo rm at io n .
In ve n to ry le ve ls h ou ld al w ay s be d et er m in ed su ch th at th e d em an d
fo r p ro d u ct io n m at er ia ls is m et al lt h e ti m e. T h is sh ou ld ta ke in to
ac co u n t th e la g ti m e in th e su p p ly ch ai n ,f ro m su p p li er s to en d u se rs
at ev er y st ag e. In es se n ce ,t h e co m p an y sh ou ld m ai n ta in ce rt ai n
am ou n ts of in ve n to ry th at w ou ld be su ff ic ie n t at ev er y gi ve n p oi n t.
C om p an ie s ar e al so su p p os ed to st oc k in ve n to ry ea rl y si n ce th er e
w il lb e ot h er p ro d u ce rs co m p et in g fo r th e sa m e p ro d u ct io n
m at er ia ls d u ri n g p ea k p er io d .E ar ly or d er in g, in ad d it io n ,h el p s th e
co m p an y ad ju st it s in ve n to ry d em an d if n ec es sa ry .
It is ad vi sa bl e th at a co m p an y h as h ea lt h y ca sh fl ow d u ri n g se as on al
p ea k so th at it ca n or d er p ro m p tl y an d ea si ly .T h is ,o fc ou rs e, h as to
ta ke in to co n si d er at io n th e op p or tu n it y co st of h ol d in g m on ey .
So u rc e: ht tp s: // w w w .b ou n d le ss .c om /f in a n ce /w or ki n g -c a p it a l-
m a n a g em en t/ in ve n to ry -m a n a g em en t/ se a so n a l- p ro d u ct io n /
C C -B Y -S A
B ou n d le ss is a n op en ly li ce n se d ed u ca ti on a lr es ou rc e
91 3
Fe m al e cl er k d oi ng
in ve
nt or y w or k us
in g
a ha
nd he
ld co
m p ut er
in a Te sc
o Lo
tu s
su p er m ar ke
t in
S ak
on N ak
ho n,
Th ai la nd
Fi g ur e 18
.1 7 In ve nt or y m an ag em
en t
Im p ac
t of
In a
tio n
H ig h in a
tio n en
co ur ag
es co
m p an
ie s to
ke ep
a hi gh
le ve
lo fi nv
en to rie
s.
K E Y P O IN TS
• In fl at io n is a ri se in th e ge n er al le ve lo fp ri ce s of go od s an d
se rv ic es in an ec on om y ov er a p er io d of ti m e. It re fl ec ts an
er os io n in th e p u rc h as in g p ow er of m on ey .
• If in fl at io n is ra p id en ou gh ,s h or ta ge s of go od s as co n su m er s
be gi n h oa rd in g ou t of co n ce rn th at p ri ce s w il li n cr ea se in th e
fu tu re .T h er ef or e, h ig h in fl at io n en co u ra ge s co m p an ie s to
ke ep a h ig h le ve lo fi n ve n to ri es .
• T h e M u n d el l- T ob in ef fe ct al so su gg es ts a ri se in in ve n to ry
le ve li n ca se of h ig h in fl at io n .
In fl at io n is a ri se in th e ge n er al le ve lo fp ri ce s of go od s an d se rv ic es
in an ec on om y ov er a p er io d of ti m e. W h en th e ge n er al p ri ce le ve l
ri se s, ea ch u n it of cu rr en cy bu ys fe w er go od s an d se rv ic es .
C on se qu en tl y, in fl at io n al so re fl ec ts an er os io n in th e p u rc h as in g
p ow er of m on ey – a lo ss of re al va lu e in th e in te rn al m ed iu m of
ex ch an ge an d u n it of ac co u n t in th e ec on om y.
In fl at io n 's ef fe ct s on an ec on om y ar e va ri ou s an d ca n be
si m u lt an eo u sl y p os it iv e an d n eg at iv e. N eg at iv e ef fe ct s of in fl at io n
in cl u d e an in cr ea se in th e op p or tu n it y co st of h ol d in g m on ey ;
u n ce rt ai n ty ov er fu tu re in fl at io n w h ic h m ay d is co u ra ge in ve st m en t
an d sa vi n gs ;a n d if in fl at io n is ra p id en ou gh ,s h or ta ge s of go od s as
co n su m er s be gi n h oa rd in g ou t of co n ce rn th at p ri ce s w il li n cr ea se in
th e fu tu re .T h er ef or e, h ig h in fl at io n en co u ra ge s co m p an ie s to ke ep
a h ig h le ve lo fi n ve n to ri es (F ig u re 18 .1 8 ).
T h e N ob el la u re at e R ob er t M u n d el ln ot ed th at m od er at e in fl at io n
w ou ld in d u ce sa ve rs to su bs ti tu te le n d in g fo r so m e m on ey h ol d in g
as a m ea n s to fi n an ce fu tu re sp en d in g. T h at su bs ti tu ti on w ou ld
ca u se m ar ke t cl ea ri n g re al in te re st ra te s to fa ll .N ob el la u re at e
Ja m es T ob in n ot ed th at m od er at e in fl at io n w ou ld ca u se bu si n es se s
to su bs ti tu te in ve st m en t in p h ys ic a l ca p it a l (p la n t, eq u ip m en t,
an d in ve n to ri es ) fo r m on ey ba la n ce s in th ei r as se t p or tf ol io s. T h at
91 4
In a
tio n in
Fr an
ce in
20 02
Fi g ur e 18
.1 8
In a tio n
su bs ti tu ti on w ou ld m ea n ch oo si n g th e m ak in g of in ve st m en ts w it h
lo w er ra te s of re al re tu rn .( T h e ra te s of re tu rn ar e lo w er ,b ec au se
th e in ve st m en ts w it h h ig h er ra te s of re tu rn w er e al re ad y be in g
m ad e be fo re .) T o p u t it in a w or d ,c om p an ie s p u rc h as e m or e
in ve n to ri es in ca se of h ig h in fl at io n .T h e tw o re la te d ef fe ct s ar e
kn ow n as th e M u n d el l- T ob in ef fe ct .U n le ss th e ec on om y is al re ad y
ov er -i n ve st in g ac co rd in g to m od el s of ec on om ic gr ow th th eo ry ,t h at
ex tr a in ve st m en t re su lt in g fr om th e ef fe ct w ou ld be se en as p os it iv e.
So u rc e: ht tp s: // w w w .b ou n d le ss .c om /f in a n ce /w or ki n g -c a p it a l-
m a n a g em en t/ in ve n to ry -m a n a g em en t/ im p a ct -o f- in fl a ti on /
C C -B Y -S A
B ou n d le ss is a n op en ly li ce n se d ed u ca ti on a lr es ou rc e
In ve
nt or y C os
ts In ve
nt or y co
st s d ep
en d s on
m et ho
d s us
ed ,w
hi ch
in cl ud
e S p ec
i c Id en
ti ca
tio n,
W ei gh
te d A ve
ra ge
C os
t, M ov
in g- A ve
ra ge
C os
t, FI FO
,a nd
LI FO
.
K E Y P O IN TS
• T h er e ar e, in fa ct ,s o m an y th in gs th at ca n va ry h id d en u n d er
th is ap p ea ra n ce of si m p li ci ty th at a va ri et y of 'a d ju st in g'
as su m p ti on s m ay be u se d .T h es e in cl u d e: Sp ec if ic
Id en ti fi ca ti on ,W ei gh te d A ve ra ge C os t, M ov in g- A ve ra ge C os t,
F IF O ,a n d L IF O .
• Sp ec if ic id en ti fi ca ti on re qu ir es a d et ai le d p h ys ic al co u n t, so
th at th e co m p an y kn ow s ex ac tl y h ow m an y of ea ch go od s
br ou gh t on sp ec if ic d at es re m ai n ed at ye ar en d in ve n to ry .
• W ei gh te d A ve ra ge C os t is al so kn ow n as A V C O .I t ta ke s C os t
of G oo d s A va il ab le fo r Sa le an d d iv id es it by th e to ta la m ou n t
of go od s fr om B eg in n in g In ve n to ry an d P u rc h as es .
• M ov in g- A ve ra ge (U n it ) C os t is a m et h od of ca lc u la ti n g
E n d in g In ve n to ry co st .A ss u m e th at bo th B eg in n in g
In ve n to ry an d be gi n n in g in ve n to ry co st ar e kn ow n .F ro m
th em th e C os t p er U n it of B eg in n in g In ve n to ry ca n be
ca lc u la te d .
91 5
K E Y P O IN TS
(c on t. )
• F IF O st an d s fo r fi rs t- in ,f ir st -o u t, m ea n in g th at th e ol d es t
in ve n to ry it em s ar e re co rd ed as so ld fi rs t, bu t d o n ot
n ec es sa ri ly m ea n th at th e ex ac t ol d es t p h ys ic al ob je ct h as
be en tr ac ke d an d so ld .
• L IF O st an d s fo r la st -i n ,f ir st -o u t, m ea n in g th at th e m os t
re ce n tl y p ro d u ce d it em s ar e re co rd ed as so ld fi rs t.
In ve n to ry m an ag em en t is p ri m ar il y ab ou t sp ec if yi n g th e sh ap e an d
p er ce n ta ge of st oc ke d go od s. It is re qu ir ed at d if fe re n t lo ca ti on s
w it h in a fa ci li ty or w it h in m an y lo ca ti on s of a su p p ly n et w or k to
p re ce d e th e re gu la r an d p la n n ed co u rs e of p ro d u ct io n an d st oc k of
m at er ia ls .
In ve n to ry m an ag em en t in vo lv es a re ta il er se ek in g to ac qu ir e an d
m ai n ta in a p ro p er m er ch an d is e as so rt m en t w h il e or d er in g,
sh ip p in g, h an d li n g, an d re la te d co st s ar e ke p t in ch ec k. It al so
in vo lv es sy st em s an d p ro ce ss es th at id en ti fy in ve n to ry
re qu ir em en ts ,s et ta rg et s, p ro vi d e re p le n is h m en t te ch n iq u es ,r ep or t
ac tu al an d p ro je ct ed in ve n to ry st at u s, an d h an d le al lf u n ct io n s
re la te d to th e tr ac ki n g an d m an ag em en t of m at er ia l. T h is w ou ld
in cl u d e th e m on it or in g of m at er ia lm ov ed in to an d ou t of st oc kr oo m
lo ca ti on s an d th e re co n ci li n g of th e in ve n to ry ba la n ce s. It al so m ay
in cl u d e A B C an al ys is ,l ot tr ac ki n g, cy cl e co u n ti n g su p p or t, et c.
M an ag em en t of th e in ve n to ri es ,w it h th e p ri m ar y ob je ct iv e of
d et er m in in g/ co n tr ol li n g st oc k le ve ls w it h in th e p h ys ic al
d is tr ib u ti on sy st em ,f u n ct io n s to ba la n ce th e n ee d fo r p ro d u ct
av ai la bi li ty ag ai n st th e n ee d fo r m in im iz in g st oc k h ol d in g an d
h an d li n g co st s (F ig u re 18 .1 9) .
T h er e ar e, in fa ct ,s o m an y th in gs th at ca n va ry h id d en u n d er th is
ap p ea ra n ce of si m p li ci ty th at a va ri et y of 'a d ju st in g' as su m p ti on s
m ay be u se d .T h es e in cl u d e:
S p e ci fi c Id e n ti fi ca ti o n
Sp ec if ic id en ti fi ca ti on is a m et h od of fi n d in g ou t en d in g in ve n to ry
co st .I t re qu ir es a d et ai le d p h ys ic al co u n t, so th at th e co m p an y
kn ow s ex ac tl y h ow m an y of ea ch go od s br ou gh t on sp ec if ic d at es
91 6
Th e in ve
nt or y co
st s
d ep
en d on
w hi ch
m et ho
d is us
ed .
Fi g ur e 18
.1 9
In ve nt or y
re m ai n ed at th e ye ar en d in ve n to ry .W h en th is in fo rm at io n is fo u n d ,
th e am ou n t of go od s is m u lt ip li ed by th ei r p u rc h as e co st at th ei r
p u rc h as e d at e, to ge t a n u m be r fo r th e en d in g in ve n to ry co st .
T h is m et h od is al so a ve ry h ar d to u se on in te rc h an ge ab le go od s.
F or ex am p le ,i t is h ar d to re la te sh ip p in g an d st or ag e co st s to a
sp ec if ic in ve n to ry it em .T h es e n u m be r w il ln ee d to be es ti m at ed ,
th er ef or e re d u ci n g th e sp ec if ic id en ti fi ca ti on 's be n ef it of be in g
ex tr em el y sp ec if ic .
W e ig h te d A ve ra g e C o st
W ei gh te d A ve ra ge C os t is a m et h od of ca lc u la ti n g E n d in g In ve n to ry
co st .I t is al so kn ow n as A V C O .I t ta ke s C os t of G oo d s A va il ab le fo r
Sa le an d d iv id es it by th e to ta la m ou n t of go od s fr om B eg in n in g
In ve n to ry an d P u rc h as es .T h is gi ve s a W ei gh te d A ve ra ge C os t p er
U n it .A p h ys ic al co u n t is th en p er fo rm ed on th e en d in g in ve n to ry to
d et er m in e th e am ou n t of go od s le ft .F in al ly ,t h is am ou n t is
m u lt ip li ed by W ei gh te d A ve ra ge C os t p er U n it to gi ve an es ti m at e of
en d in g in ve n to ry co st .
M o vi n g -A ve ra g e C o st
M ov in g- A ve ra ge (U n it ) C os t is a m et h od of ca lc u la ti n g E n d in g
In ve n to ry co st .A ss u m e th at bo th B eg in n in g In ve n to ry an d
be gi n n in g in ve n to ry co st ar e kn ow n .F ro m th em th e C os t p er U n it
of B eg in n in g In ve n to ry ca n be ca lc u la te d .D u ri n g th e ye ar ,m u lt ip le
p u rc h as es ar e m ad e. E ac h ti m e, p u rc h as e co st s ar e ad d ed to
be gi n n in g in ve n to ry co st to ge t C os t of C u rr en t In ve n to ry .S im il ar ly ,
th e n u m be r of u n it s bo u gh t is ad d ed to be gi n n in g in ve n to ry to ge t
C u rr en t G oo d s A va il ab le fo r Sa le .A ft er ea ch p u rc h as e, C os t of
C u rr en t In ve n to ry is d iv id ed by C u rr en t G oo d s A va il ab le fo r Sa le to
ge t C u rr en t C os t p er U n it on G oo d s.
A ls o d u ri n g th e ye ar ,m u lt ip le sa le s h ap p en .T h e C u rr en t G oo d s
A va il ab le fo r Sa le is d ed u ct ed by th e am ou n t of go od s so ld .T h e C os t
of C u rr en t In ve n to ry is d ed u ct ed by th e am ou n t of go od s so ld ti m es
th e la te st (b ef or e th is sa le ) C u rr en t C os t p er U n it on G oo d s. T h is
d ed u ct ed am ou n t is ad d ed to C os t of G oo d s So ld .
A t th e en d of th e ye ar ,t h e la st C os t p er U n it on G oo d s, al on g w it h a
p h ys ic al co u n t, is u se d to d et er m in e en d in g in ve n to ry co st .
F IF O a n d L IF O
F IF O st an d s fo r fi rs t- in ,f ir st -o u t, m ea n in g th at th e ol d es t in ve n to ry
it em s ar e re co rd ed as so ld fi rs t, bu t d o n ot n ec es sa ri ly m ea n th at
th e ex ac t ol d es t p h ys ic al ob je ct h as be en tr ac ke d an d so ld .
L IF O st an d s fo r la st -i n ,f ir st -o u t, m ea n in g th at th e m os t re ce n tl y
p ro d u ce d it em s ar e re co rd ed as so ld fi rs t. Si n ce th e 19 70 's ,s om e
U .S .c om p an ie s sh if te d to w ar d s th e u se of L IF O ,w h ic h re d u ce s
th ei r in co m e ta xe s in ti m es of in fl at io n .H ow ev er ,w it h
In te rn at io n al F in an ci al R ep or ti n g St an d ar d s ba n n in g th e u se of
91 7
L IF O ,m or e co m p an ie s h av e go n e ba ck to F IF O .L IF O is on ly u se d
in Ja p an an d th e U .S .
T h e d if fe re n ce be tw ee n th e co st of an in ve n to ry ca lc u la te d u n d er
th e F IF O an d L IF O m et h od s is ca ll ed th e L IF O re se rv e. T h is re se rv e
is es se n ti al ly th e am ou n t by w h ic h an en ti ty 's ta xa bl e in co m e h as
be en d ef er re d by u si n g th e L IF O m et h od .
So u rc e: ht tp s: // w w w .b ou n d le ss .c om /f in a n ce /w or ki n g -c a p it a l-
m a n a g em en t/ in ve n to ry -m a n a g em en t/ in ve n to ry -c os ts /
C C -B Y -S A
B ou n d le ss is a n op en ly li ce n se d ed u ca ti on a lr es ou rc e
E co
no m ic
O rd er
Q ua
nt ity
Te ch
ni q ue
E co
no m ic
or d er
q ua
nt ity
is th e or d er
q ua
nt ity
th at
m in im
iz es
to ta li nv
en to ry
ho ld in g co
st s an
d or d er in g
co st s:
Q *
= (2D
S H
)1 2 .
K E Y P O IN TS
• E co n om ic or d er qu an ti ty is th e or d er qu an ti ty th at m in im iz es
to ta li n ve n to ry h ol d in g co st s an d or d er in g co st s.
• E O Q d et er m in es th e op ti m al n u m be r of u n it s to m in im iz e th e
to ta lc os t as so ci at ed w it h th e p u rc h as e, d el iv er y, an d st or ag e
of th e p ro d u ct .
• Q * = (2 D S/ H )^ 1/ 2 w h er e Q = or d er qu an ti ty ,Q *= op ti m al
or d er qu an ti ty ,D = an n u al d em an d qu an ti ty ,S = fi xe d co st
p er or d er ,H = an n u al h ol d in g co st p er u n it .
E co n om ic or d er qu an ti ty is th e or d er qu an ti ty th at m in im iz es to ta l
in ve n to ry h ol d in g co st s an d or d er in g co st s. It is on e of th e ol d es t
cl as si ca lp ro d u ct io n sc h ed u li n g m od el s. T h e fr am ew or k u se d to
d et er m in e th is or d er qu an ti ty is al so kn ow n as "B ar ab as E O Q
M od el " or "B ar ab as F or m u la ." T h e m od el w as d ev el op ed by F or d
91 8
W .H ar ri s in 19 13 ,b u t R .H .W il so n ,a co n su lt an t w h o ap p li ed it
ex te n si ve ly ,i s gi ve n cr ed it fo r h is in -d ep th an al ys is .
W e w an t to d et er m in e th e op ti m al n u m be r of u n it s to or d er so th at
w e m in im iz e th e to ta lc os t as so ci at ed w it h th e p u rc h as e, d el iv er y,
an d st or ag e of th e p ro d u ct .T h e re qu ir ed p ar am et er s to th e so lu ti on
ar e th e to ta ld em an d fo r th e ye ar ,t h e p u rc h as e co st fo r ea ch it em ,
th e fi xe d co st to p la ce th e or d er ,a n d th e st or ag e co st fo r ea ch it em
p er ye ar .N ot e th at th e n u m be r of ti m es an or d er is p la ce d w il la ls o
af fe ct th e to ta lc os t, th ou gh th is n u m be r ca n be d et er m in ed fr om
th e ot h er p ar am et er s.
U n d er ly in g as su m p ti on s ar e:
• T h e or d er in g co st is co n st an t.
• T h e ra te of d em an d is kn ow n ,a n d sp re ad ev en ly th ro u gh ou t
th e ye ar .
• T h e le ad ti m e is fi xe d .
• T h e p u rc h as e p ri ce of th e it em is co n st an t (i .e ., n o d is co u n t is
av ai la bl e) .
• T h e re p le n is h m en t is m ad e in st an ta n eo u sl y; th e w h ol e ba tc h
is d el iv er ed at on ce .
• O n ly on e p ro d u ct is in vo lv ed .
V ar ia bl es fo r th e fu n ct io n ar e: Q = or d er qu an ti ty ,Q *= op ti m al
or d er qu an ti ty ,D = an n u al d em an d qu an ti ty ,S = fi xe d co st p er
or d er (n ot p er u n it ,t yp ic al ly co st of or d er in g an d sh ip p in g an d
h an d li n g. T h is is n ot th e co st of go od s) ,H = an n u al h ol d in g co st p er
u n it (a ls o kn ow n as ca rr yi n g co st or st or ag e co st ) (w ar eh ou se sp ac e,
re fr ig er at io n ,i n su ra n ce ,e tc ., u su al ly n ot re la te d to th e u n it co st ).
T h e si n gl e- it em E O Q fo rm u la fi n d s th e m in im u m p oi n t of th e
fo ll ow in g co st fu n ct io n (F ig u re 18 .2 0 ):
T ot al C os t = p u rc h as e co st + or d er in g co st + h ol d in g co st
• P u rc h as e co st :T h is is th e va ri ab le co st of go od s: p u rc h as e u n it
p ri ce × an n u al d em an d qu an ti ty .T h is is P × D .
• O rd er in g co st :T h is is th e co st of p la ci n g or d er s: ea ch or d er
h as a fi xe d co st S, an d w e n ee d to or d er D /Q ti m es p er ye ar .
T h is is S × D /Q .
• H ol d in g co st :t h e av er ag e qu an ti ty in st oc k (b et w ee n fu ll y
re p le n is h ed an d em p ty ) is Q /2 ,s o th is co st is H × Q /2 .
91 9
E co
no m ic
or d er
q ua
nt ity
fu nc
tio n so
lv in g
fo r Q .
Fi g ur e 18
.2 0 E co no m ic or d er q ua nt ity
T o d et er m in e th e m in im u m p oi n t of th e to ta lc os t cu rv e, p ar ti al ly
d if fe re n ti at e th e to ta lc os t w it h re sp ec t to Q (a ss u m e al lo th er
va ri ab le s ar e co n st an t) an d se t to 0 (F ig u re 18 .2 1) :
So lv in g fo r Q gi ve s Q * (t h e op ti m al or d er qu an ti ty ) (F ig u re 18 .2 2) :
So u rc e: ht tp s: // w w w .b ou n d le ss .c om /f in a n ce /w or ki n g -c a p it a l-
m a n a g em en t/ in ve n to ry -m a n a g em en t/ ec on om ic -o rd er -q u a n ti ty -
te ch n iq u e/
C C -B Y -S A
B ou n d le ss is a n op en ly li ce n se d ed u ca ti on a lr es ou rc e
Ju st -I n- Ti m e Te ch
ni q ue
Ju st
in tim
e (J IT )i s a p ro d uc
tio n st ra te gy
th at
st riv
es to
re d uc
e in -p ro ce
ss in ve
nt or y an
d ca
rr yi ng
co st s in
a m an
uf ac
tu rin
g sy
st em
.
K E Y P O IN TS
• JI T fo cu se s on co n ti n u ou s im p ro ve m en t an d ca n im p ro ve a
m an u fa ct u ri n g or ga n iz at io n 's re tu rn on in ve st m en t, qu al it y
an d ef fi ci en cy .
• JI T re li es on ef fi ci en t co or d in at io n of el em en ts in th e
in ve n to ry ch ai n .
• T h er e ar e m an y be n ef it s of JI T .I t im p ro ve s th e fl ow of go od s
fr om w ar eh ou se to sh el ve s, re d u ce s se t u p ti m e an d
ef fi ci en tl y u se s h u m an re so u rc es .
Ju st in ti m e (J IT ) is a p ro d u ct io n st ra te gy st ri vi n g to im p ro ve a
bu si n es s re tu rn on in ve st m en t by re d u ci n g in -p ro ce ss in ve n to ry an d
as so ci at ed ca rr yi n g co st s. T o m ee t JI T ob je ct iv es ,t h e p ro ce ss re li es
on si gn al s or K an ba n be tw ee n d if fe re n t p oi n ts in th e p ro ce ss .
K an ba n ar e u su al ly "t ic ke ts " bu t ca n be si m p le vi su al si gn al s, li ke
th e p re se n ce or ab se n ce of a p ar t on a sh el f. Im p le m en te d co rr ec tl y,
JI T fo cu se s on co n ti n u ou s im p ro ve m en t an d ca n im p ro ve a
m an u fa ct u ri n g or ga n iz at io n 's re tu rn on in ve st m en t, qu al it y an d
92 0
E q ua
tio n to
d et er m in e th e m in im
um p oi nt
of th e to ta l
co st
cu rv e.
Fi g ur e 18
.2 1 E q ua tio n
E q ua
tio n so
lv in g fo r Q *
Fi g ur e 18
.2 2 E q ua tio n 3
ef fi ci en cy .T o ac h ie ve co n ti n u ou s im p ro ve m en t, ke y ar ea s of fo cu s
ar e:
• fl ow
• em p lo ye e in vo lv em en t
• qu al it y (F ig u re 18 .2 3) .
N ot ic in g th at st oc k d ep le ti on re qu ir es p er so n n el to or d er n ew st oc k
is cr it ic al to th e in ve n to ry re d u ct io n at th e ce n te r of JI T .B u t JI T
re li es on ot h er el em en ts in th e in ve n to ry ch ai n .T h er ef or e, JI T is
be st im p le m en te d as on e p ar t of an ov er al ll ea n m an u fa ct u ri n g
sy st em .
B e n e fi ts o f J IT :
• R ed u ce d se tu p ti m e. C u tt in g se tu p ti m e al lo w s th e co m p an y to
re d u ce or el im in at e in ve n to ry fo r "c h an ge ov er " ti m e.
• T h e fl ow of go od s fr om w ar eh ou se to sh el ve s im p ro ve s. Sm al l
or in d iv id u al lo t si ze s re d u ce lo t d el ay in ve n to ri es ,w h ic h
si m p li fi es in ve n to ry fl ow an d it s m an ag em en t.
• E m p lo ye es w it h m u lt ip le sk il ls ar e u se d m or e ef fi ci en tl y.
H av in g em p lo ye es tr ai n ed to w or k on d if fe re n t p ar ts of th e
p ro ce ss al lo w s co m p an ie s to m ov e w or ke rs w h er e th ey ar e
n ee d ed .
• P ro d u ct io n sc h ed u li n g an d w or k h ou r co n si st en cy ar e
sy n ch ro n iz ed w it h d em an d .I ft h er e is n o d em an d fo r a
p ro d u ct at th e ti m e, it is n ot m ad e. T h is sa ve s th e co m p an y
m on ey ,e it h er by n ot h av in g to p ay w or ke rs ov er ti m e or by
h av in g th em fo cu s on ot h er w or k.
• In cr ea se d em p h as is on su p p li er re la ti on sh ip s. A co m p an y
w it h ou t in ve n to ry d oe s n ot w an t a su p p ly sy st em p ro bl em th at
cr ea te s a p ar t sh or ta ge .T h is m ak es su p p li er re la ti on sh ip s
ex tr em el y im p or ta n t.
• Su p p li es co m e in at re gu la r in te rv al s th ro u gh ou t th e
p ro d u ct io n d ay .S u p p ly is sy n ch ro n iz ed w it h p ro d u ct io n
d em an d an d th e op ti m al am ou n t of in ve n to ry is on h an d at
92 1
K an
b an
s m ai nt ai n in ve
nt or y le ve
ls ;a
si gn
al is se
nt to
p ro d uc
e an
d d el iv er
a ne
w sh
ip m en
t as
m at er ia li s co
ns um
ed .T
he se
si gn
al s ar e tr ac
ke d th ro ug
h th e
re p le ni sh
m en
t cy
cl e an
d b rin
g vi si b ili ty
to su
p p lie rs
an d b uy
er s
Fi g ur e 18
.2 3 K an b an
an y ti m e. W h en p ar ts m ov e d ir ec tl y fr om th e tr u ck to th e p oi n t
of as se m bl y, th e n ee d fo r st or ag e fa ci li ti es is re d u ce d .
• M in im iz es st or ag e sp ac e n ee d ed .
• Sm al le r ch an ce of in ve n to ry br ea ki n g/ ex p ir in g.
D ra w b a ck s
Ju st -i n -t im e op er at io n ca n le av e su p p li er s an d d ow n st re am
co n su m er s op en to su p p ly sh oc ks an d la rg e su p p ly or d em an d
ch an ge s. In ad d it io n ,v er y lo w st oc k le ve ls m ea n s sh ip m en ts of th e
sa m e p ar t ca n co m e in se ve ra lt im es p er d ay .T h is m ea n s fi rm s
fa vo ri n g JI T ar e es p ec ia ll y su sc ep ti bl e to fl ow in te rr u p ti on .
So u rc e: ht tp s: // w w w .b ou n d le ss .c om /f in a n ce /w or ki n g -c a p it a l-
m a n a g em en t/ in ve n to ry -m a n a g em en t/ ju st -i n -t im e- te ch n iq u e/
C C -B Y -S A
B ou n d le ss is a n op en ly li ce n se d ed u ca ti on a lr es ou rc e
B en
e ts
of In ve
nt or y
M an
ag em
en t
Im p ro ve
d in ve
nt or y m an
ag em
en t ca
n le ad
to in cr ea
se d
re ve
nu e,
lo w er
ha nd
lin g an
d ho
ld in g co
st s,
an d
im p ro ve
d ca
sh o
w s.
K E Y P O IN TS
• In ve n to ry m an ag em en t is p ri m ar il y ab ou t sp ec if yi n g th e
sh ap e an d p er ce n ta ge of st oc ke d go od s.
• In ve n to ry m an ag em en t le ad s to op ti m al in ve n to ry le ve ls .
• M an ag em en t of th e in ve n to ri es ,w it h th e p ri m ar y ob je ct iv e of
d et er m in in g/ co n tr ol li n g st oc k le ve ls w it h in th e p h ys ic al
d is tr ib u ti on sy st em ,f u n ct io n s to ba la n ce th e n ee d fo r p ro d u ct
av ai la bi li ty ag ai n st th e n ee d fo r m in im iz in g st oc k h ol d in g an d
h an d li n g co st s.
• In ve n to ry m an ag em en t ca n al so h el p co m p an ie s im p ro ve
ca sh fl ow s.
In ve n to ry m an ag em en t is p ri m ar il y ab ou t sp ec if yi n g th e sh ap e an d
p er ce n ta ge of st oc ke d go od s. It is re qu ir ed at d if fe re n t lo ca ti on s
w it h in a fa ci li ty or w it h in m an y lo ca ti on s of a su p p ly n et w or k to
p re ce d e th e re gu la r an d p la n n ed co u rs e of p ro d u ct io n an d st oc k of
m at er ia ls (F ig u re 18 .2 4) .
92 2
T h e in te n t of in ve n to ry m an ag em en t is to co n ti n u ou sl y h ol d
op ti m al in ve n to ry le ve ls .T h e sc op e of in ve n to ry m an ag em en t
co n ce rn s th e fi n e li n es be tw ee n re p le n is h m en t le ad ti m e, ca rr yi n g
co st s of in ve n to ry ,a ss et m an ag em en t, in ve n to ry fo re ca st in g,
in ve n to ry va lu at io n ,i n ve n to ry vi si bi li ty ,f u tu re in ve n to ry p ri ce
fo re ca st in g, p h ys ic al in ve n to ry ,a va il ab le p h ys ic al sp ac e fo r
in ve n to ry ,q u al it y m an ag em en t, re p le n is h m en t, re tu rn s an d
d ef ec ti ve go od s, an d d em an d fo re ca st in g. B al an ci n g th es e
co m p et in g re qu ir em en ts le ad s to op ti m al in ve n to ry le ve ls ,w h ic h is
an on -g oi n g p ro ce ss as th e bu si n es s n ee d s sh if t an d re ac t to th e
w id er en vi ro n m en t.
M an ag em en t of th e in ve n to ri es ,w it h th e p ri m ar y ob je ct iv e of
d et er m in in g/ co n tr ol li n g st oc k le ve ls w it h in th e p h ys ic al
d is tr ib u ti on sy st em ,f u n ct io n s to ba la n ce th e n ee d fo r p ro d u ct
av ai la bi li ty ag ai n st th e n ee d fo r m in im iz in g st oc k h ol d in g an d
h an d li n g co st s. In ve n to ry m an ag em en t in vo lv es sy st em s an d
p ro ce ss es th at id en ti fy in ve n to ry re qu ir em en ts ,s et ta rg et s, p ro vi d e
re p le n is h m en t te ch n iq u es ,r ep or t ac tu al an d p ro je ct ed in ve n to ry
st at u s, an d h an d le al lf u n ct io n s re la te d to th e tr ac ki n g an d
m an ag em en t of m at er ia l. T h is w ou ld in cl u d e th e m on it or in g of
m at er ia lm ov ed in to an d ou t of st oc kr oo m lo ca ti on s an d th e
re co n ci li n g of th e in ve n to ry ba la n ce s. It al so m ay in cl u d e A B C
an al ys is ,l ot tr ac ki n g, cy cl e co u n ti n g su p p or t, et c. A ll of th es e
p ra ct ic es le ad s to op ti m al p ro d u ct st or ag e, h el p in g m in im iz e
h ol d in g an d h an d li n g co st s.
In ve n to ry m an ag em en t al so ca n h el p co m p an ie s im p ro ve ca sh
fl ow s. C om p an ie s w it h ef fe ct iv e in ve n to ry m an ag em en t d o n ot h av e
to sp en d la rg e ca p it al ba la n ce s fo r p u rc h as in g en or m ou s am ou n ts of
in ve n to ry at on ce .T h is al so sa ve s h an d li n g an d h ol d in g co st s.
92 3
Fe m al e cl er k d oi ng
in ve
nt or y w or k
us in g a ha
nd he
ld co
m p ut er
in a
Te sc
o Lo
tu s su
p er m ar ke
t in
S ak
on N ak
ho n,
Th ai la nd
.
Fi g ur e 18
.2 4 In ve nt or y
m an ag em
en t
So u rc e: ht tp s: // w w w .b ou n d le ss .c om /f in a n ce /w or ki n g -c a p it a l-
m a n a g em en t/ in ve n to ry -m a n a g em en t/ be n ef it s- of -i n ve n to ry -
m a n a g em en t/
C C -B Y -S A
B ou n d le ss is a n op en ly li ce n se d ed u ca ti on a lr es ou rc e
D an
ge rs
of In ve
nt or y
M an
ag em
en t
E xc
es si ve
in ve
nt or y m ea
ns id le
fu nd
s w hi ch
ea rn
no p ro t s;
in ad
eq ua
te in ve
nt or y m ea
ns lo st
sa le s.
K E Y P O IN TS
• In ve n to ry m an ag em en t is p ri m ar il y ab ou t sp ec if yi n g th e si ze
an d p la ce m en t of st oc ke d go od s. In ve n to ry m an ag em en t is
re qu ir ed at d if fe re n t lo ca ti on s w it h in a fa ci li ty or w it h in
m u lt ip le lo ca ti on s of a su p p ly n et w or k to p ro te ct th e re gu la r
an d p la n n ed co u rs e of p ro d u ct io n ag ai n st th e ra n d om
d is tu rb an ce of ru n n in g ou t of m at er ia ls or go od s.
• T h e sc op e of in ve n to ry m an ag em en t al so co n ce rn s th e fi n e
li n es be tw ee n re p le n is h m en t le ad ti m e, ca rr yi n g co st s of
in ve n to ry ,a ss et m an ag em en t, in ve n to ry fo re ca st in g,
in ve n to ry va lu at io n ,i n ve n to ry vi si bi li ty ,f u tu re in ve n to ry
p ri ce fo re ca st in g, p h ys ic al in ve n to ry ,a va il ab le p h ys ic al sp ac e
fo r in ve n to ry ,q u al it y m an ag em en t, re p le n is h m en t, re tu rn s,
an d d ef ec ti ve go od s an d d em an d fo re ca st in g. B al an ci n g th es e
co m p et in g re qu ir em en ts le ad s to op ti m al in ve n to ry le ve ls ,
w h ic h is an on -g oi n g p ro ce ss as th e bu si n es s n ee d s sh if t an d
re ac t to th e w id er en vi ro n m en t (F ig u re 18 .2 5) .
• E xc es si ve in ve n to ry m ea n s th e fi rm h as id le fu n d s w h ic h ea rn
n o p ro fi ts fo r th e fi rm .I n ad d it io n ,e xc es si ve in ve n to ry in cu rs
ex tr a h an d li n g co st s an d h ol d in g co st s. H ow ev er ,i t is n ot w el l
92 4
K E Y P O IN TS
(c on t. )
ad vi se d fo r th e fi rm to ke ep lo w in ve n to ry le ve ls ,s in ce
in ad eq u at e in ve n to ry m ea n s th e fi rm d oe s n ot h av e su ff ic ie n t
ra w m at er ia ls fo r p ro d u ct io n .W h en it em s ar e re qu ir ed on a
br ea kd ow n ba si s an d fi n d ou t th at th er e is n ot en ou gh st oc k
as a re su lt of re d u ci n g it ,t h is co u ld le ad to lo ss of p ro d u ct io n .
In ad eq u at e in ve n to ry al so m ea n s n ot am p le go od s to se ll .T h e
co m p an y, as a re su lt ,f ac es th e ri sk of lo si n g cu st om er s to
co m p et it or s.
• In ve n to ry m an ag em en t w il lb e m or e co m p li ca te d as
m od er at e in fl at io n an d se as on al it y ge ts in vo lv ed .I n fl at io n
en co u ra ge s th e fi rm to p u rc h as e m or e in ve n to ry ,e xp os in g
th em to ex ce ss iv e in ve n to ry .W it h ou t an ac cu ra te sa le s
fo re ca st ,c om p an ie s op er at in g in se ct or s af fe ct ed by
se as on al it y fa ce sh or ta ge d u ri n g h ig h ti m e an d ex ce ss of
in ve n to ry d u ri n g lo w ti m e of th e ye ar .
In ve n to ry m an ag em en t is p ri m ar il y ab ou t sp ec if yi n g th e si ze an d
p la ce m en t of st oc ke d go od s. In ve n to ry m an ag em en t is re qu ir ed at
d if fe re n t lo ca ti on s w it h in a fa ci li ty or w it h in m u lt ip le lo ca ti on s of a
su p p ly n et w or k to p ro te ct th e re gu la r an d p la n n ed co u rs e of
p ro d u ct io n ag ai n st th e ra n d om d is tu rb an ce of ru n n in g ou t of
m at er ia ls or go od s.
T h e sc op e of in ve n to ry m an ag em en t al so co n ce rn s th e fi n e li n es
be tw ee n re p le n is h m en t le ad ti m e, ca rr yi n g co st s of in ve n to ry ,a ss et
m an ag em en t, in ve n to ry fo re ca st in g, in ve n to ry va lu at io n ,i n ve n to ry
vi si bi li ty ,f u tu re in ve n to ry p ri ce fo re ca st in g, p h ys ic al in ve n to ry ,
av ai la bl e p h ys ic al sp ac e fo r in ve n to ry ,q u al it y m an ag em en t,
re p le n is h m en t, re tu rn s, an d d ef ec ti ve go od s an d d em an d
fo re ca st in g. B al an ci n g th es e co m p et in g re qu ir em en ts le ad s to
op ti m al in ve n to ry le ve ls ,w h ic h is an on -g oi n g p ro ce ss as th e
bu si n es s n ee d s sh if t an d re ac t to th e w id er en vi ro n m en t (F ig u re 18 .
25 ).
E xc es si ve in ve n to ry m ea n s th e fi rm h as id le fu n d s w h ic h ea rn n o
p ro fi ts fo r th e fi rm .I n ad d it io n ,e xc es si ve in ve n to ry in cu rs ex tr a
h an d li n g co st s an d h ol d in g co st s. H ow ev er ,i t is n ot w el la d vi se d fo r
th e fi rm to ke ep lo w in ve n to ry le ve ls ,s in ce in ad eq u at e in ve n to ry
m ea n s th e fi rm d oe s n ot h av e su ff ic ie n t ra w m at er ia ls fo r
p ro d u ct io n .W h en it em s ar e re qu ir ed on a br ea kd ow n ba si s an d fi n d
ou t th at th er e is n ot en ou gh st oc k as a re su lt of re d u ci n g it ,t h is
92 5
In ve
nt or y co
nt ro l-
in ve
nt or y co
st el em
en ts
(h ol d in g co
st ,o
rd er
co st ,t ot al )P ar am
et er s:
O rd er -c os
t (C )1
0, d em
an d (D )1
00 0,
ho ld in g co
st (i)
20 %
(o f
p ric
e) ,p
ric e (p )1
0 = >
E O Q
= 10
0
Fi g ur e 18
.2 5 In ve nt or y
co nt ro l
co u ld le ad to lo ss of p ro d u ct io n .I n ad eq u at e in ve n to ry al so m ea n s
n ot am p le go od s to se ll .T h e co m p an y, as a re su lt ,f ac es th e ri sk of
lo si n g cu st om er s to co m p et it or s.
In ve n to ry m an ag em en t w il lb e m or e co m p li ca te d as m od er at e
in fl at io n an d se as on al it y ge ts in vo lv ed .I n fl at io n en co u ra ge s th e
fi rm to p u rc h as e m or e in ve n to ry ,e xp os in g th em to ex ce ss iv e
in ve n to ry .W it h ou t an ac cu ra te sa le s fo re ca st ,c om p an ie s op er at in g
in se ct or s af fe ct ed by se as on al it y fa ce sh or ta ge d u ri n g h ig h ti m e an d
ex ce ss of in ve n to ry d u ri n g lo w ti m e of th e ye ar .
So u rc e: ht tp s: // w w w .b ou n d le ss .c om /f in a n ce /w or ki n g -c a p it a l-
m a n a g em en t/ in ve n to ry -m a n a g em en t/ d a n g er s- of -i n ve n to ry -
m a n a g em en t/
C C -B Y -S A
B ou n d le ss is a n op en ly li ce n se d ed u ca ti on a lr es ou rc e
92 6
