CULTURAL 1

Appendix: APA format

Each task you turn in will need to be formatted in proper APA format. This section will provide some information on citing your sources and provide practice for these skills.

Copyright © 2016 MindEdge Inc. All rights reserved. Duplication prohibited.

Formatting your paper in APA format

APA format has very specific requirements for margins, spacing, and title information.

Formatting Your Paper

You'll need to format your paper into APA formatting. What we have here is a paper that is not formatted properly. The font is the wrong style and the wrong size, we need to double­space the text and remove the extra space between paragraphs, we need to indent paragraphs properly and set the margins to the correct width, and in addition, the title page and header is not set. So what we're going to do is walk through formatting this paper into proper APA format.

There are tabs up here that give you access to different menus. You'll find the most important options in the Home tab. The first thing we're going to do to fix this paper is to select all text so that we can change the font and paragraphing. You can highlight all text by going to edit and choosing select all. After you've highlighted everything, you can click on the font selector box in the home tab and choose Times New Roman, which is the required font for APA format. Then you'll want to choose font­size 12 point, which is the required font size for APA format. Now we have the correct font and font size.

It's also important that we double­space all lines, so go to the paragraph options, and click the icon that to see more options. From the list, we want to choose line spacing: double for a double spaced document.

Word processing software also tends to add extra spaces between paragraphs, but APA format requires just the standard double­space between paragraphs, so you'll need to override this setting as well. In the paragraph settings make sure that the "before" and "after" boxes say zero in the spacing region. That will ensure that we have no extra spaces between paragraphs.

While we're using this paragraph dialogue, remember that the first line of each paragraph should be indented half­an­inch. You can do this manually by pressing the tab key, but it's easier to tell your word processing software to indent the first line of each paragraph automatically by going to the paragraph settings, locating the indentation settings, and then choosing "First line." Be sure to hit okay, and you'll see now that all paragraphs are indented properly, with the first line pushed in half­an­inch and the rest of the lines in the paragraph flush to the left margin.

There's one exception to this indentation rule in APA format. When you create a block quotation, also called a block quote, a quotation of  forty words or more,  the whole quotation should be indented half­an­inch, and the first line should not be indented. It should be flush left with the rest of the quotation. In order to properly indent your block quote, you should click on the second line of the quotation, and the entire paragraph will indent away from the left margin. As you finish off the block quotation by writing a conclusion statement for that paragraph, you'll use the backspace button on the first line that follows the block quote to ensure that the sentence that follows the block quote  is flush left. Remember  that you should use block quotes sparingly and that  they should  almost  always  be  followed  with  a  conclusion  sentence  to  tell  your  reader  why  the information in the block quotation was important.

And now we notice that there's a lot of space in the margins, so to set the margins to the correct size, we go to "layout" and change the margins from 1.25, which is generally the default for word processing software to 1 inch in on all sides: top, bottom, left, and right. One­inch margins are required for APA format. So you'll find that there are some preset options here: look for the one with one­inch margins on each side. You can click on the view tab and check the ruler option to see a ruler along the top of your page to make sure that your margins are one inch on all sides. Remember that your document's dimensions should be set to 8.5 inches wide and 11 inches tall.

Now we need to start thinking about our headers. And you'll want to start on the second page. In APA  format,  the  first  page  header  and  the  second  page  header  differ  slightly,  and  Word  will delete your first page header if you do the first page first, so let's start on the second page. So on the second page, double click in the header region to open up the header editing options. You'll see that the header area becomes active for editing. Click on the top left and then type in the title of your paper. Remember to use all capital letters for this header. Then you're going to need to insert a page number. Tab over a few times so that the page number will be on the same line as your  title,  and  then  you're  going  to  use  the  option  in  word  that  will  insert  the  page  number automatically on each page. Click on page number, then insert it at the current position. Then choose plain number (rather than Roman numeral or anything else). You'll see the page number was inserted as page two. You also want to make sure that "different first page" is checked. APA formatting requires a different first page header, so be sure that box is checked.

Now  we  want  to  click  on  the  first  page  header.  The  first  page  header  starts  with  the  words "Running head." Only the R is capitalized in running head. And then the title of your paper should be in all capital letters. Then you use the same technique. You tab over, insert page numbers, and use current position and plain number. And then when you double­click outside of the header, your header will be set. Let's just review to make sure that the first page and second page header still differ, with only the first page having the "Running head" designation.

So now we need to make the title page. You'll see the student wrote her name at the top of this page, but actually that goes in the title page area in APA format. We can leave the title of the paper in headline­style capitalization where it is­­headline­style capitalization has first words and the other important words capitalized. We'll type the writer's name underneath and the university affiliation underneath that, and you can use the centering icon to make sure the information is centered. So insert the cursor right before the title of your paper and press enter until the title is about a half to a third of the way down the page. Then, to move the body of your paper to the second page, insert the cursor right before the first word of the body of your paper and hit return until that content is moved down to the second page.

Then you just need to do one more thing, which is insert your title again, so the second page will show your title twice. On the first line before the body of your paper, type your title in using headline­style  capitalization.  And  then  let's  center  this  title  by  highlighting  the  text  and  then pressing the center icon.

To review your formatting, you may want to click the View tab and shrink the view down so you can see more of the paper at a time. You'll see we now have a title page with appropriate header and  title  information,  and  each  other  page  has  the  proper  header  information.  In  addition,  all margins' and paragraphs' spacings are set correctly,  including the margin for block quotations. Another  tutorial  will  help  you  format  your  references  page,  which  is  essential  for  any  APA formatted submission.

Other Software Versions

A downloadable guide for Word for Mac is available within the course.

Formatting your references list and annotated bibliography in APA format

Reference lists employ a hanging indent. This means that the first line of a reference­list entry starts at the left margin, but subsequent lines of that same entry are indented just as far as the first line of a paragraph  would  be  (often  a  half  inch).  Word  processors  make  hanging  indents  easy,  so  don't  be tempted to format each line manually by using the return key and the tab button.

Reference list

Formatting Your References List

You'll need a references page that's formatted in APA format, which uses the hanging indent style for each citation entry. If you've already been working in APA format, and you've been tracking your references, you should have a references page that has the running head title in all capital letters and the page number, which will be automatically generated. If you're not sure whether your margin and spacing settings are correct, you'll need to view the tutorial for general APA format.

For the references page, you'll need to change the indentation style to hanging indent. To switch from the regular indent style to hanging indent style, you'll need to highlight only your reference entries. Be careful not to select writing in the body of the paper, which needs a regular first line indent. Then you'll need to find the paragraphing tools. If you click on the icon to the lower right, you'll see that more paragraphing tools will appear in the options menu. Then under Indentation, look for "special" and choose hanging. Then click OK.

Then you'll see that you've created the hanging indent formatting, which indents all lines but the first of each entry.

To finish your references page, be sure to type references at the top of the page and center it using the center icon.

Before you turn any references page in, make sure that the entries are listed alphabetically.

Annotated bibliography

Formatting Your Annotated Bibliography

Now  let's  look  at  how  to  create  an  annotated  bibliography  from  your  references  page.  An annotated bibliography is a tool that helps you prepare for your research by listing each reference citation and including some text that summarizes and evaluates that source below that citation. This  is what a  finished annotated bibliography entry should  look  like. But  let's start  from the beginning.

First, you will need a reference page formatted in APA format. Your reference citations should already be in a hanging indented paragraph style. If you're not sure how to do this, you may want to review the reference page APA format tutorial.

When you create an annotation below a citation, you will just need to insert your cursor at the end of the citation you are annotating and hit enter to create a new paragraph. You can then begin typing your annotation there. I have sample content on my computer clipboard, so I'm going to paste it in so that we can format it.

You'll see that when I pasted it in, it took on the hanging indent paragraph property, so we need to fix  that.  Your  annotation  for  each  entry  should  generally  be  a  paragraph,  and  that  paragraph should  be  aligned  along  the  left  side­­all  lines  of  the  paragraph  should  be  indented  the  same amount. So you need to insert your cursor before the first line in the annotation and then press tab once to indent the first  line of the annotation paragraph so that  it  is flush with the rest of the paragraph. Then, to move the whole paragraph in one more tab stop­­just like a block quote­­you should insert the cursor next to the second line and press tab. The entire paragraph should move to the right half­an­inch, and you've just formatted your first annotated bibliography entry.

Each cited work should have its own annotation right under it. And remember that, just like your references page, the annotated bibliography should be arranged in alphabetical order.

General principles: Authors' names

Every  source  will  have  an  author,  whether  that  author  is  an  individual,  several  individuals,  a corporation, an editor as well, or whether the author is unknown. As you write your reference list, you'll need to know how to deal with author names. The patterns below show you how to cite most of the author situations you will encounter.

A book with one author has a very basic format in APA style:

The author's last name is followed by a comma and then her first and middle initials. If she did not include her middle initial when she published the source you are using, simply "R." would suffice.

There is always a space between multiple initials, whether there are two or three (or more) in a row:

Authors with hyphenated first names are treated in a special way: keep the hyphen, but also use periods after each initial:

The author's first name is Jean­Marie, and his initials become "J. ­M."

Kanter, R. M. (1989). When giants learn to dance. New York, NY: Simon &

Schuster.

Kessy, S. S. A. (2006). The contribution of microfinance institutions to poverty

reduction in Tanzania. Dar es Salaam, Tanzania: Mkuki na Nyota.

Dru, J. ­M. (1996). Disruption: Overturning conventions and shaking up the

marketplace. New York, NY: John Wiley & Sons.

A suffix such as "Jr." and "II" is included after the last name and a comma:

The general pattern for citing authors will change depending on the number of authors of the source you are citing.

When a book has two authors, you need a comma after the first author's first initial.

Notice,  as  well,  that  you  use  an  ampersand  (&)  rather  than  the  word  and  in  your  reference  page citations. You will use the ampersand as well in your parenthetical citations in the body of your paper. However, if you refer to a group of authors in the running text of your paper, you will use the word and instead of the ampersand.

Most sources with more than two authors are treated much as are ones with only two—the list of names is just longer:

A book with seven authors follows the same pattern:

Don't forget the comma before the ampersand.

Hirsch,  E.  D.,  Jr.  (2006).  The  knowledge  deficit:  Closing  the  shocking

education gap for American children. Boston, MA: Houghton Mifflin.

Marshall, C., & Rossman, G. B. (1999). Designing qualitative research  (3rd

ed.). Thousand Oaks, CA: Sage.

Gaglani, S., De Obaldia, M. E., Kominers, S. D., Li, D., & Suh, C. Y. (2011).

Success  with  science:  The  winners'  guide  to  high  school  research.

Tucson, AZ: Research Corporation for Science Advancement.

Aminzade, R. R., Goldstone, J. A., McAdam, D., Perry, E. J., Sewell, W. H.,

Tarrow,  S.,  &  Tilley,  C.  (2001).  Silence  and  voice  in  the  study  of

contentious politics. Cambridge, England: Cambridge University Press.

When a source is written by eight or more authors, APA instructs you to list only seven of those names: the first six and  the  last one (in  the following case,  the ninth). So  the  two extra names have been replaced by an ellipsis here:

Don't forget the comma before the ellipsis.

Sometimes sources have editors. Whether you're using a source written by an author other than the editor, or whether you're using an article or chapter written by the editor, you will need to list the editor in your citation.

Sources that list only editors. If a source only lists editors instead of authors, you will need to note the editor's name.

Note that a period appears inside the parentheses after "Eds" in addition to the one that appears right after the last parenthesis.

Source with an editor in addition to an author. If you are using an article or chapter from an edited volume, you'll need to list the author and the editor.

Aretz is the author's last name, while Fraginals is the editor's last name. The editor's name is preceded by In. Significantly, when the editor's name is preceded by "In," the editor's last name and first initial are not reversed.

Curry, C., Browning, J. C., Burlage, D. D., Patch, P., Del Pozzo, T., Thrasher,

S., . . . Hayden, C. (2000). Deep in our hearts: Nine White women in the

Freedom Movement. Athens, GA: University of Georgia Press.

Bern­Klug, M. (Ed.). (2010). Transformative palliative care in nursing homes:

The social work role. New York, NY: Columbia University Press.

Carr,  E.,  Layzell,  M.,  &  Christensen,  M.  (Eds.).  (2010).  Advancing  nursing

practice in pain management. Ames, IA: Blackwell.

Aretz,  I.  (1984).  Music  and  dance  in  continental  Latin  America,  with  the

exception of Brazil. In M. Fraginals (Ed.), Africa in Latin America (L.

Blum,  Trans.)  (pp.  189–226).  New  York,  NY:  Holmes  &  Meier

Publishers, Inc. (Original work published in 1977)

Source by an author in a larger source he or she also edited. If you are using an article or chapter that the editor wrote from a volume that he or she also edited, you'll still need to list the author and the editor.

Fraginals is cited in both the author and editor position in the citation.

Source with organizational author. Some books aren't written by individuals but by organizations.

You do not need to invert any elements of the name in these cases, and they are alphabetized according to first major word in the name.

Source  with  governmental  author.  Sources  written  by  governmental  organizations  are  treated similarly.

Fraginals, M. (1984). Cultural contributions and deculturation. In M. Fraginals

(Ed.), Africa  in Latin America  (L.  Blum,  Trans.)  (pp.  189–226).  New

York, NY: Holmes & Meier Publishers, Inc. (Original work published in

1977)

Committee on Prospering in the Global Economy of the 21st Century. (2007).

Rising above  the gathering storm: Energizing and employing America

for a brighter economic  future.  Washington,  DC:  National  Academies

Press.

Centers for Disease Control. (2009). Recommended immunization schedule for

persons  aged  0  through  6  years.  Retrieved  from

http://cdc.gov/vaccines/recs/schedules/downloads/child/2009/09_0­

6yrs_schedule_pr.pdf

Source with corporate author. Sources written by corporate authors follow the same pattern for citing the author.

Source with no named author and not an organization either. Sometimes sources, such as articles in newspapers, have no named author. In such a case, simply begin the reference­list entry with the title of the article, and alphabetize according to the title:

Carefully  consider  the  credibility  of  a  source  without  an  author.  However  in  other  cases,  the organization  might  be  considered  the  author  of  the  source,  and  then  you  can  simply  use  the organization's name as the author.

Editorial with no named author. One of  the most  time­honored sections of  the newspaper  is  the editorial page. Opinion pieces usually have identified authors; editorials, on the other hand, are often unsigned. An unusual format results:

Website with no named author. If you cannot find the author's name and you still want to use the source, you can leave out an author's name and alphabetize by the title of the source.

If you can't find an author's name or institutional author's name anywhere, chances are, you should move on and find more authoritative information.

Toyota USA Newsroom. (2010, March 15). Toyota offers preliminary findings

from  technical  field  examination  of  alleged  "Runaway  Prius"  in  San

Diego. Retrieved from http://pressroom.toyota.com/pr/tms/toyota/toyota­

offers­preliminary­findings­155268.aspx

Venue's  loss  brings  back  many  memories.  (2009,  June  20).  The  Atlanta

Journal­Constitution, p. 8A.

Editorial: The NLRB vs. Boeing. [Editorial]. (2011, June 15). The Los Angeles

Times.

How  to  enjoy  hummingbirds.  (n.d.).  Retrieved  March  24,  2010,  from

http://howtoenjoyhummingbirds.com/

General principles: Titles

The  formatting  of  titles  will  depend  on  the  type  of  source  you  are  citing  and  whether  it  is  in  the reference  list or  in running text. The type and location of  the  title will determine whether you use headline­style  capitalization  or  sentence­style  capitalization  and  whether  or  not  you  set  the  title  in italics.

Periodical  titles  such  as  those  of  journals,  newspapers,  and  magazines  in  your  reference  list should be set in headline­style capitalization and they should be italicized.

Each noun, adjective, and verb is capitalized. Articles ("a, " "an," "the") and conjunctions ("and," "but," "or," etc.) are not capitalized; neither are short prepositions, such as "in" and "of." But every word of four letters or longer has an initial capital.

Titles for books and websites need to be set in sentence­style capitalization and italicized in your reference  list.  This  method  capitalizes  only  the  initial  letters  of  first  words  and  proper  nouns  and adjectives. The first word of every title will have an initial capital. Every word that is proper or derived from a proper word will be capitalized: "English," "Montana," and "Buddhism," for example. If you don't know whether a word is proper, look it up in a reputable dictionary. Here is an example of a book title set sentence style:

Notice that the first word that comes after a colon will be capitalized in sentence­style capitalization.

Titles for items such as articles, chapters, or other smaller parts of larger works should also be set in sentence­style capitalization in your reference list. However, unlike book or periodical titles, titles of these shorter works should not be italicized.

In the example above, both the chapter title and book title are set in sentence­style capitalization, but only the book title is italicized.

General principles: Sources in running text. In running text—text in the body of your paper—you should use headline­style capitalization (also called title case capitalization) whenever you mention a source: an article, chapter, website,  journal, or book. This allows  the reader  to clearly differentiate between the titles of sources and what you are saying about those sources.

In running text, you should place quotation marks around the titles of articles, chapters, or individual website articles (as opposed to the title of the website as a whole, which you would treat similarly to a book).

Journal of Occupational and Environmental Health

Talking about leaving: Why undergraduates leave the sciences.

Cosmides, L., & Tooby, J. (1992). Cognitive adaptations for social exchange.

In J. H. Barkow, L. Cosmides, & J. Tooby (Eds.), The adapted mind (pp.

163–228). Oxford, UK: Oxford University Press.

Compare the way this source is handled in running text and in its accompanying reference page.

In running text, you should not use quotation marks, but instead use italics for book, journal, or other periodical titles.

Helpful hint:

In general, any title that you would italicize in your reference list should also be italicized in running text, and it should be presented in headline­style capitalization.

Any title that you would set roman (not in italics) in your reference list will most likely need to be placed within quotation marks if it appears in running text (the body of your paper). It should also be capitalized headline style.

The  Centers  for  Disease  Control  and  Prevention's  Web  page  "Some

Common Misconceptions about Vaccination and How to Respond to Them"

offers  a  good  overview  of  why  parents  are  hesitant  to  give  their  children

vaccines.

Reference

Centers  for  Disease  Control.  (2007).  Some  common  misconceptions  about

vaccination  and  how  to  respond  to  them.  Retrieved  from

www.cdc.gov/vaccines/vac­gen/6mishome.htm

Despite  the  reluctance  of  some  parents,  90  percent  of  children  in  the

United  States  do  receive  vaccines  at  the  age  for  which  they  are  prescribed,

reports The New York Times ("Public Health Risk").

Reference

Steinhauer,  J.  (2008,  March  21).  Public  health  risk  seen  as  parents  reject

vaccines.  The  New  York  Times.  Retrieved  from

http://www.nytimes.com/2008/03/21/us/21vaccine.html

State/Possession Abbreviation

ALABAMA AL

ALASKA AK

AMERICAN SAMOA AS

ARIZONA AZ

ARKANSAS AR

CALIFORNIA CA

COLORADO CO

CONNECTICUT CT

DELAWARE DE

DISTRICT OF COLUMBIA DC

FEDERATED STATES OF MICRONESIA FM

FLORIDA FL

GEORGIA GA

GUAM GU

HAWAII HI

IDAHO ID

ILLINOIS IL

INDIANA IN

State/Possession Abbreviation

MONTANA MT

NEBRASKA NE

NEVADA NV

NEW HAMPSHIRE NH

NEW JERSEY NJ

NEW MEXICO NM

NEW YORK NY

NORTH CAROLINA NC

NORTH DAKOTA ND

NORTHERN MARIANA  ISLANDS

MP

OHIO OH

OKLAHOMA OK

OREGON OR

PALAU PW

PENNSYLVANIA PA

PUERTO RICO PR

RHODE ISLAND RI

General principles: Location information

When  citing  books,  you  will  need  to  direct  your  reader  to  where  they  can  find  the source, by providing either geographical information or online retrieval information.

Reference  citations  for  journal  articles  or  other  periodicals  do  not  need  information about where it was published. Books available only online should have a retrieval URL

instead of the publisher location.

For  print  sources,  you  will  need  to  provide  information  about  the  publisher.  Usually,  this information includes the publisher name and the primary physical location, and it is usually found on one of the first two pages of a book, pamphlet, or any source created by a publishing company.

Location information should include city and state.

States and Their Abbreviations

Galante,  G.  ­A.  (2004).  Caring  for  patients  from  different  cultures.

Philadelphia, PA: University of Pennsylvania Press.

IOWA IA

KANSAS KS

KENTUCKY KY

LOUISIANA LA

MAINE ME

MARSHALL ISLANDS MH

MARYLAND MD

MASSACHUSETTS MA

MICHIGAN MI

MINNESOTA MN

MISSISSIPPI MS

MISSOURI MO

SOUTH CAROLINA SC

SOUTH DAKOTA SD

TENNESSEE TN

TEXAS TX

UTAH UT

VERMONT VT

VIRGIN ISLANDS VI

VIRGINIA VA

WASHINGTON WA

WEST VIRGINIA WV

WISCONSIN WI

WYOMING WY

You do always need to include the city, regardless of whether it is included in the publisher's name:

Note that the country is given when the book was not published in the United States.

Usually books, articles, and other resources you found through a library database will have a DOI number assigned. DOI stands for digital object identifier, and the number uniquely identifies that document. If a resource is only available online, use the DOI number, if one is assigned.

Here is an example of how you might find the DOI in the database entry for a journal article with a DOI number assigned.

Boschma, G. (2003). The rise of mental health nursing: A history of psychiatric

care in Dutch asylums, 1890–1920. Chicago, IL: University of Chicago

Press.

Kessy, S. S. A. (2006). The contribution of microfinance institutions to poverty

reduction in Tanzania. Dar es Salaam, Tanzania: Mkuki na Nyota.

Below, you can see the corresponding reference­page citation.

Here is an example of a book with a DOI number assigned.

Never add a period after a URL or digital object  identifier (DOI) because that can confuse anyone trying to find your source. Also, no period intervenes between the colon after "doi" and the DOI itself.

Depending  on  the  database,  you  may  also  see  the  number  listed  as  an  accession  number.  ERIC,  a popular database that hosts research in the field of education that has been published by journals or that is  self­published,  uses  accession  numbers  instead  of  DOI  numbers.  APA  has  a  special  format  for articles from ERIC:

Online sources without a DOI number assigned. If a book is only available online, and it does not have a DOI number assigned, use the retrieval URL instead of the publisher location.

When you cite a website, your reference citation will be different depending on whether you are citing the entire website or just a page from the website.

Kyriacou, A. P. (2010). Intrinsic motivation and the logic of collective action:

The impact of selective incentives. American Journal of Economics &

Sociology, 69, 823–839. doi:10.1111/j.1536­7150.2020.00722.x

Borbye, L. (2011). Sustainable innovation: A guide to harvesting the untapped

riches  of  opposition,  unlikely  combinations,  and  a  Plan  B.

doi:10.2200/S00359ED1V01Y201105TME003

Savich, C. (2008). Inclusion: The pros and cons—a critical review. Retrieved

from ERIC database. (ED501775)

Golley,  J.,  &  Song,  L.  (Eds.).  (2011). Rising China: Global challenges and

opportunities.  Retrieved  from

http://epress.anu.edu.au/china_update2011/pdf/whole.pdf

United  States  Environmental  Protection  Agency  (2011).  Retrieved  from

http://www.epa.gov/

Above, the organizational author is the same name as the website, so it's unnecessary to cite the name of the website.

Below, a specific page is cited, so the page title is placed in italics. Notice that the page title is not capitalized.

Special online formats. The citation format for digital editions on proprietary platforms are changing. Note that the pagination of different versions (print, PDF, HTML, Kindle) of texts will most likely use different pagination, so you should always cite the exact version that you are using.

For ease of citing quotations, for which you will need to provide a page number, it is suggested that you use a paginated version of the text if possible.

General principles: Dates

When citing a work, cite as much of the publication date as you can. If you are citing an edition or revision other than the first, you will need to indicate that as well.

Books should generally have the year of publication listed.

Periodical articles will usually have a year, and may even have a month or day listed.

United  States  Environmental  Protection  Agency  (2011).  Current  drinking

water regulations. Retrieved from http://www.epa.gov/

Plant, R. (2008). An executive's guide to  information technology: Principles,

business models, and terminology [Kindle DX version]. Retrieved from

Amazon.com

Cosmides, L., & Tooby, J. (1992). Cognitive adaptations for social exchange.

In J. H. Barkow, L. Cosmides, & J. Tooby (Eds.), The adapted mind (pp.

163–228). Oxford, UK: Oxford University Press.

Facing up to China. (2010, February 6). The Economist, 11. Retrieved from

http://www.economist.com

Some periodicals will list a season rather than a month.

Many older books have new publications or editions. That information must be noted as well.

Notice  in  the  citation  below  that  the  page  numbers  are  separated  from  the  edition  number  with  a comma.

Web resources will often have a publication date listed, and they may also list a revision date.

In  the  example  above,  the  revision  date  was  used  because  the  source  was  updated  with  more information at that point.

The Publication Manual of the American Psychological Association used to call for a retrieval date— the  date  upon  which  you  viewed  the  source  online—but  it  no  longer  requires  a  retrieval  date  for citations unless the source is very likely to change. Changeable sources, it says, include wikis, but you are not allowed to use wikis or other such changeable sources as credible sources for your research paper. So it is likely that you will not need to include retrieval dates, only publication and perhaps revision dates.

Giroux, H. A. (2003, Winter). Politics, war, and the disappearance of children.

JAC, 23(1). Retrieved from http://www.jacweb.org

Darwin, C. (1998). The origin of species. Ware, England: Wordsworth Editions

Limited. (Original work published 1869)

Offit, P. A., & Bell, L. M. (2009). Vaccines: What you should know (3rd ed.).

Hoboken, NJ: J.W. Wiley & Sons.

Cohen,  M.  Z.  (2006).  Nursing  assessment.  In  J.  Fitzpatrick  &  M.  Wallace

(Eds.), Encyclopedia of nursing research (2nd ed., pp. 387–389). New

York, NY: Springer.

Internal Revenue Service. (2010, June 21). Tax law changes related to national

disaster  relief.  Retrieved  from

http://www.irs.gov/irs/article/0,,id=203056,00.html

General principles: Sources with missing information

Sometimes sources we use lack a discernible publication date; others have no signed authorship. The first thing to do is only natural in our connected age: search for the information online. Perhaps someone else has cited the paper and actually found the publication date; maybe the online version of the article includes the author's name. Whatever you find through online searching, be sure  to do  the further work of corroborating  the evidence: you don't want to replicate errors that others made.

No Publication Date. If a source has no clear publication date, then replace the year with "n.d.":

No named author on a website. If you cannot find the author's name and you still want to use the source, you can leave out an author's name and alphabetize by the title of the source.

Unsigned newspaper article. Sometimes articles in newspapers do not list authors. In such a case, simply begin the reference­list entry with the title of the article, and alphabetize according to the title:

General principles: Alphabetization

Reference­list entries are organized alphabetically and then chronologically. First, arrange your entries by last name of the first author:

Ofstead, C.  (n.d.). The census reports Wisconsin  is changing. Madison, WI:

Department of Health and Family Services.

How  to  enjoy  hummingbirds.  (n.d.).  Retrieved  March  24,  2010,  from

http://howtoenjoyhummingbirds.com/

Venue's  loss  brings  back  many  memories.  (2009,  June  20).  The  Atlanta

Journal­Constitution, p. 8A.

Johnson,  A.  (2007).  Unintended  consequences:  How  science  professors

discourage women of color. Science Education, 91(5), 805–821.

Mahoney, T. A. (1979). Compensation and reward perspectives. Homewood,

IL: Richard D. Irwin.

If two authors share a last name, then alphabetize by first initials. If a first author is identical to that of another entry, look at the next element in the list—a second author or a year—and organize according to that element—remember that numbers come before letters alphabetically. If that element is the same, go  on  to  the  next  element,  often  a  title,  and  organize  by  that  element—always  alphabetically  and chronologically.

Oftentimes, reference lists include multiple entries by the same author. When one author (or exact set of authors, presented in the same order) has written more than one entry, organize by year, with oldest publication listed first:

When an author or set of authors published multiple times in the same year, add lowercase letters after the year to differentiate them.

Au,  K.  (1980).  Participation  structures  in  a  reading  lesson  with  Hawaiian

children. Anthropology and Education Quarterly, 11, 91–115.

Au, K., & Jordan, C. (1981). Teaching reading to Hawaiian children: Finding a

culturally appropriate solution. In H. Trueba, P. Guthrie, & K. Au (Eds.),

Culture and the bilingual classroom: Studies in classroom ethnography

(pp. 139–152). New York, NY: Newbury House.

Mintzberg, H. (1978). Patterns in strategy formation. Management Science, 24,

934–948.

Mintzberg, H. (1987). Crafting strategy. Harvard Business Review, 87(4), 66–

75.

Thelwall,  M.  (2008a).  Extracting  accurate  and  complete  results  from  search

engines: Case study Windows Live. Journal of the American Society for

Information Science and Technology, 59, 38–50.

Thelwall,  M.  (2008b).  Quantitative  comparisons  of  search  engine  results.

Journal  of  the  American  Society  for  Information  Science  and

Technology, 59(11), 1702–1710.

Luckily, the most common source types have clear patterns for citation.

This is also how you will refer to them when you cite these sources in text:

If  two  studies  have  the  same  primary  author  but  different  secondary  authors,  alphabetize  them according to the second author's name, then the third author, and so on:

Always present authors' names in the order in which they appear on the publication itself. Do not alter the order.

Patterns for reference list citations

So far, you've learned details regarding how to present author, title, and publication information to create an APA format reference citation. In this section, you'll find patterns for creating reference list citations specific to the type of resource you're using. Chance are, you'll find a pattern in this section for most of the sources you're using. However, you should refer back  to  the  general  information  section  when  information  about  your source  doesn't  quite  fit  a  model  provided  (for  instance,  if  a  date  is missing). The general rules in the previous section will help you fill in the gaps.

One last thing: You don't need to memorize citation formats. Feel free to look back at the course materials when you need to check your citations.

Thelwall (2008a) found that . . .

Dutton,  J.  E.,  &  Ashford,  S.  J.  (1993).  Selling  issues  to  top  management.

Academy of Management Review, 18, 397–428.

Dutton, J. E., Ashford, S. J., Lawrence, K. A., & Miner­Rubino, K. (2002). Red

light, green light: Making sense of the organizational context for issue

selling. Organization Science, 13, 355–369.

Dutton, J. E., Ashford, S. J., O'Neill, R. M., Hayes, E., & Wierba, E. E. (1997).

Reading the wind: How middle managers assess the context for selling

issues to top managers. Strategic Management Journal, 18, 407–425.

Patterns for citing books

Below you will see a basic book citation. It includes the author name, the date of publication, the title, and information to help your reader find either where the print text was published or where it can be found online.

Book with one author

A book with one author has a very basic format in APA style:

Book with an editor instead of an author.

Note that a period appears inside the parentheses after "Ed" in addition to the one that appears right after the last parenthesis. As usual, a period also appears after the year's closing parenthesis.

Chapter in an edited book. The authors Cosmides and Tooby contributed an essay to a collection they also  edited.  To  create  the  reference­list  entry,  you  must  include  publication  information  about  the whole book, too:

The chapter and book titles both use sentence­style capitalization. The abbreviation Eds. has an s at the end to indicate that there is more than one editor. Eds has an initial capital, is followed by a period, and a comma comes after the closing parenthesis to separate the editor information from the name of the book.  The  numeral  range  indicates  the  pages  on  which  Cosmides  and  Tooby's  article  appears; pp. simply stands for pages.

The names of the book's editors aren't inverted: first initials come before surnames.

Kanter, R. M. (1989). When giants learn to dance. New York, NY: Simon &

Schuster.

Bern­Klug, M. (Ed.). (2010). Transformative palliative care in nursing homes:

The social work role. New York, NY: Columbia University Press.

Cosmides, L., & Tooby, J. (1992). Cognitive adaptations for social exchange.

In J. H. Barkow, L. Cosmides, & J. Tooby (Eds.), The adapted mind (pp.

163–228). Oxford, UK: Oxford University Press.

Book with an organizational or corporate author. Some books aren't written by individuals but by organizations.

You do not need to invert any elements of the name in these cases, and they are alphabetized according to first major word in the name.

Entry in an encyclopedia or other reference work. Citing an entry from an encyclopedia is similar to citing a chapter in an edited work:

The first entry above shows an encyclopedia with a volume number.

Online encyclopedia or dictionary.  Many  dictionaries  and  encyclopedias  are  available  online  and through your university library:

Alphabetize your entry by the word you looked up. Then include the date, the title of the website, and the retrieval URL.

Committee on Prospering in the Global Economy of the 21st Century. (2007).

Rising above  the gathering storm: Energizing and employing America

for a brighter economic  future.  Washington,  DC:  National  Academies

Press.

Korn,  M.  (2008).  Immunization,  Active.  In  Encyclopedia  of  Public  Health

(Vol. 9, pp. 712–716). New York, NY: Springer.

Varma,  R.,  &  Galindo­Sanchez,  V.  (2006).  Native  American  women  in

computing.  In  E.  M.  Trauth  (Ed.),  Encyclopedia  of  gender  and

information technology (pp. 914–919). Hershey, PA: Idea Group.

Inflation.  (2011).  In  Merriam­Webster.  Retrieved  from  http://www.merriam­

webster.com/dictionary/inflation

Papinian.  (2011).  In  Encyclopaedia  Britannica.  Retrieved  from

http://www.britannica.com/EBchecked/topic/442142/Papinian

Usually  books,  articles,  and  other  resources  you  find  through  a  library  database  will  have  a  DOI number assigned. If a book is only available online, use the DOI number, if one is assigned.

Never add a period after a URL or digital object  identifier (DOI) because that can confuse anyone trying to find your source. Also, no period intervenes between the colon after "doi" and the DOI itself.

If a book is only available online, and it does not have a DOI number assigned, use the retrieval URL instead of the publisher location.

The citation format for digital editions on proprietary platforms are changing. Note that the pagination of different versions (print, PDF, HTML, Kindle) of texts will most likely use different pagination, so you should always cite the exact version that you are using.

For ease of in­text citations, for which you will need to provide a page number, it is suggested that you use a paginated version of the text if possible.

Patterns for citing scholarly articles

Like books, scholarly articles follow a basic reference­list­entry format that can become complicated as publication details change. The essentials for the scholarly­article entry are author's last name and first initial, year, article title, journal name, volume and issue (if available), and page numbers:

Borbye, L. (2011). Sustainable innovation: A guide to harvesting the untapped

riches  of  opposition,  unlikely  combinations,  and  a  Plan  B.

doi:10.2200/S00359ED1V01Y201105TME003

Golley,  J.,  &  Song,  L.  (Eds.).  (2011). Rising China: Global challenges and

opportunities.  Retrieved  from

http://epress.anu.edu.au/china_update2011/pdf/whole.pdf

Plant, R. (2008). An executive's guide to  information technology: Principles,

business models, and terminology [Kindle DX version]. Retrieved from

Amazon.com

Cedja, B. D. (1997). An examination of transfer shock in academic disciplines.

Community College Journal of Research and Practice, 21(3), 279–288.

Titles of journal articles are not formatted in any special way (no italics, no quotation marks), and they take sentence­style capitalization. Journal names, remember, are capitalized headline style. Notice that the journal's volume number is in italics, while the issue number is set roman (no italics) and within parentheses that are also not italicized. There is no space between volume and issue numbers.

If no issue number is available, simply omit that information:

Generally, use Arabic numerals  instead of Roman numerals. Arabic numerals (1, 2, 3, 4  .  .  .  ) are always used for journal volumes. Roman numerals are only allowed when part of the title itself (such as "Title IX and Physical Education: A Compliance Overview") or to indicate pages in front matter, such as a preface, which often uses lowercase Roman numerals (pp. ix–xii). APA does not drop digits in ranges of page numbers or years: write "221–228" instead of "221–8."

Journal  article  with  DOI.  More  recent  articles  will  have  been  electronically  released,  and  APA suggests that DOIs be included in the reference­list entry for any such source. Here is an example of an article with its DOI:

No period appears after the DOI, nor is there a space after the colon and before the identifier itself.

Article with a URL. If the article does not have a DOI provide the URL for the journal's homepage, whether or not you found it through the journal's home page or a database:

The  APA's  Publication  Manual  only  suggests  that  you  include  database  (JSTOR,  PsychINFO, EBSCO) information if a source is only available through a database. This is a very rare occurrence. In most cases, you should instead refer to the online home of the publication itself, as modeled in the entry on above.

Milkovich, G. T. (1988). A strategic perspective on compensation management.

Research in Personnel and Human Resources Management, 6, 263–288.

Gebauer, J., Shaw, M. J., & Gribbins, M. L. (2010). Task­technology fit for

mobile information systems. Journal of Information Technology, 25(3),

259–272. doi:10.1057/jit.2010.10

Ong, M. (2001). Playing with in/visibility: How minority women gain power

from  the  margins  of  science  culture.  Women  in  Higher  Education,

10(11), 42–44. Retrieved from http://www.wihe.com

Special issue of a journal. Sometimes journals publish special issues around certain themes. To cite a whole special journal issue, follow this format:

Periodicals other than scholarly journals

Academic journals are periodicals, and so are magazines and newspapers. The format for these other periodicals is very similar to that of journal articles, with some differences.

Magazine article. Scientific American  is a monthly magazine, so the date includes both month and year. The full name of the month—not an abbreviation—is given.

Online  magazine  article.  The  online  counterpart  to  the  magazine  article's  format  is  very  similar, except it includes a URL or DOI:

Newsweek is a weekly magazine, so the date includes not just month and year but also an exact date.

Newspaper article. Follow the same basic format for hard­copy newspaper articles:

The page numbers listed are the first page of the article and the one onto which it continues. If the article appeared continuously on all pages from 1 to 7, the entry would state "pp. 1–7." If the article only appeared on page one, the entry would indicate simply "p. 1." Note that APA includes the initial article with newspaper titles in reference lists: The New York Times, not New York Times.

Chen, N., & Tsai, C. (2009). Knowledge infrastructure and the future [Special

issue]. Journal of Educational Technology & Society, 12(1).

Nadeau, R. (2008, April). The economist has no clothes. Scientific American,

298(4), 42.

Cook, N. (2010, April 4). The death of liberal arts. Newsweek. Retrieved from

http://www.thedailybeast.com/newsweek/2010/04/04/the­death­of­

liberal­arts.html

Meier, B. (2011, June 26). In medicine, new isn't always improved. The New

York Times, pp. 1, 7.

Online newspaper article. To include in a reference list  the online version of the same New York Times article, replace the page numbers with electronic­access information.

Note  that  you  should  use  as  simple  a  URL  as  possible: "http://www.nytimes.com/2011/06/26/health/26innovate.html?pagewanted=1&ref=health" takes one to the same page as "http://www.nytimes.com/2011/06/26/health/26innovate.html". It,  therefore, makes sense to drop the unnecessary parts. Often—but not always—material after a question mark in a URL is extraneous. Before using it in a reference list, verify that the shortened URL works.

Unsigned newspaper article. Sometimes articles in newspapers do not list authors. In such a case, simply begin the reference­list entry with the title of the article, and alphabetize according to the title:

Unsigned editorial. One of  the most  time­honored sections of  the newspaper  is  the editorial page. Opinion pieces usually have identified authors; editorials, on the other hand, are often unsigned. An unusual format results:

Meier, B. (2011, June 26). In medicine, new isn't always improved. The New

York  Times.  Retrieved  from

http://www.nytimes.com/2011/06/26/health/26innovate.html

Venue's  loss  brings  back  many  memories.  (2009,  June  20).  The  Atlanta

Journal­Constitution, p. 8A.

Editorial: The NLRB vs. Boeing. [Editorial]. (2011, June 15). The Los Angeles

Times.

Online government publications, research reports, white papers, and issue briefs

Official reports and organizational publications are often available online, and they are easily cited. Titles are italicized because the documents are standalone and not part of a periodical.

Government publication or research report.

The author names, year, and title are self­explanatory. The strange sequence of numbers and letters that appears in parentheses after the title is the report number, which is included for utmost clarity. Note that APA uses "U.S."—not "US" or "U. S."—as an adjective. The noun form is always spelled out: for example, "the history of the United States."

Organizational author who is also the publisher. Government reports are often authored by a group instead of by named authors.

In this case, the writer did not access the document online but found it in hard copy at a library. Hence, no URL is given. "Author" after the city means that the Council of Chief State School Officers is also the publisher.

Organizational author, revised edition.

As with the previous source, this research report was published by the organization that authored it. Note that "Rev. ed." always begins with an initial capital letter.

Hoachlander,  E.  G.,  Sikora,  A.  C.,  Horn,  L.,  &  Carroll,  C.  D.  (2003).

Community  college  students:  Goals,  academic  preparation,  and

outcomes  (NCES  2003­164).  Washington,  DC:  Institute  of  Education

Sciences, National Center for Education Statistics, U.S. Department of

Education. Retrieved from http://purl.access.gpo.gov/GPO/LPS126081

Council  of  Chief  State  School  Officers.  (1992).  Recommendations  for

improving  the  assessment  and  monitoring  of  students  with  limited

English proficiency. Washington, DC: Author.

National Institute on Drug Abuse. (2010). Comorbidity: Addiction and other

mental illnesses (Rev. ed.). Washington, DC: Author.

Court Case. Citing a court case requires a special format as well.

The series of numbers and letters after the case indicate where the case was documented. Here, we see U.S.C, which stands for United States Code; though you may also see an F in the same place, would stand for Federal Reporter, another periodical dedicated to documenting resources. The year of the case would follow.

If  you  are  using  a  court  case,  chances  are  you  can  find  the  citation  for  that  court  case  within  the document in which you are reading about the case.

Court cases should be italicized in running text.

White paper. A white paper is a problem­solving guide or focused research for public dissemination and can be written by a government, a profit or nonprofit organization, or an individual.

Issue brief. In public­policy circles, a short, neutral paper discussing the state of a certain problem or subject is called an "issue brief." They are often named as such and numbered. Treat them in much the same way you would treat a white paper.

New York v. Quarles, 467 U. S. C. 649, 655 (1984).

McAfee Foundstone Professional Services and McAfee Labs. (2011). Global

energy  cyberattacks:  "Night  Dragon."  Retrieved  from

http://www.mcafee.com/us/resources/white­papers/qp­global­energy­

cyberattacks­night­dragon.pdf

Trude, S., & Conwell, L. J.  (2004). Rhetoric vs. reality: Employer views on

consumer­driven  health  care  (Issue  Brief  No.  86).  Washington,  DC:

Center for Studying Health System Change.

In-text citations: Patterns for in-text citations

The  reference  list  is  helpful  on  its  own,  but  it  is  only  the corresponding in­text citations that really connect sources to the content of a paper itself. In­text citations, known collectively as parenthetical  documentation,  are  used  within  one's  research paper to signify that the ideas and information presented have been taken from an outside source, either through paraphrase or quotation. APA has specific rules for mentions of a source  in running text. After  the first mention of a source  in a research paper,  APA  format  shortens  the  citation  for  some  sources, depending on the number of authors.

For sources with one or two authors, first and subsequent citations of sources are the same.

In­text citations of one­author works. Citing a work with one author is the simplest of all in­text citation formats:

The citation above consists of the author's last name, a comma, and the year, all contained within a set of parentheses.

You might also include the author's name in the sentence, in which case you would not need to include the author's name in a parenthetical citation. The sentence below exemplifies  this method of citing author and year.

If  the  date  is  particularly  important  to  your  purpose  for  writing  (for  example,  if  you  wanted  to emphasize how ideas about a topic have changed over time), you might include both the author and the date  in  the sentence. Then you would not need to cite anything  in parentheses for  this paraphrase. Remember, though, that if you are quoting, you always need to include a page number in parentheses.

Some alternative methods for tracking scholarship's influence have been

suggested (Aguillo, 2009).

Aguillo  (2009)  suggested  some  alternative  methods  for  tracking

scholarship's influence.

In  2009,  Aguillo  suggested  some  alternative  methods  for  tracking

scholarship's influence.

Sometimes,  you  may  need  to  cite  a  website  with  an  organizational  author.  In  this  case,  cite  the organization, and if you are referring to specific page, cite the title of the page. If you can find a year of publication, you'll need to cite that as well.

The quotation above is taken from a specific page, so the title of that page is cited. The paraphrase below refers to the website in general, so it does not include the page header information.

Notice that the year cited above is the year the site was updated. Usually, this information can be found at the bottom or top of the page. In this case, the website said "Last updated September 06, 2011," so that information was used in the citation.

In­text citations of works by authors with the same last name. When sources are written by authors with  the  same  last  name—even  if  the  years  of  publication  differ—include  one  or  two  initials  to distinguish them:

"Besides  prescribing  these  legal  limits,  EPA  rules  set  water­testing

schedules  and  methods  that  water  systems  must  follow"  (United  States

Environmental  Protection  Agency,  2011,  "Current  Drinking  Water

Regulations").

The United States Environmental Protection Agency's website is updated

regularly  with  information  on  current  regulations  and  regulations  under

development (United States Environmental Protection Agency, 2011).

(Smith, A., 2005)

(Smith, F. W., 2010)

A. Smith (2005) and F. W. Smith (2010) independently studied . . .

In­text citations of works with two authors. When two authors have written a source, mention both names in either running text or parenthetical citations:

Subsequent citations of two­author sources do not differ from the format for first citations.

For sources with three, four, or five authors, first and subsequent citations of sources differ.

In­text citations of works with three, four, or five authors. When citing a work that has three, four, or five authors, all of those authors must be mentioned in the first citation. They can be mentioned either within parentheses or in running text:

In both of these examples, all authors are named, and the year of the study is presented.

Just as with two­author sources, the names are joined by the word "and" in running text but with the ampersand (&) when within parentheses. The ampersand is preceded by a comma when in a list of three or more names; this is in accordance with the grammatical rules governing the serial comma.

Citations  of  works  of  three,  four,  or  five  authors  after  the  first  mention.  Once  a  paper  has mentioned  a  study  with  more  than  two  authors  once,  subsequent  citations  of  that  study  need  only include the last name of the first author. Then the Latin phrase "et al."—meaning "and others"—should appear. So, if a study by Levy, Chiu, and Hong (2006) has already been cited once, the subsequent citations of that study appear as follows:

A recent study dissected the architecture of Google (Brin & Page, 1998).

Brin  and  Page  (1998)  wrote  that  Google  manages  hypertext  more

efficiently than other search engines.

Mediators turn out to have serious effect on independent and independent

variables (MacKinnon, Lockwood, Hoffman, West, & Sheets, 2002).

Research by MacKinnon, Lockwood, Hoffman, West, and Sheets (2002)

found that the other approach is much less effective than previously thought.

Levy  et  al.  (2006)  traced  the  development  of  research  on  intergroup

relations.

Never use "et al." when a source has only two authors: you must use both names in those cases. After  citing  the  article  by  Brin  and  Page  (1998),  once  you  would  still  need  to  choose  one  of  the following citation formats.

In  some  cases,  two  different  studies  will  reduce  down  to  the  same  "et  al."  citation.  For  example, (Hurtado, Eagan, Cabrera, Lin, Park, & Lopez, 2007) and (Hurtado, Han, Sáenz, Espinosa, Cabrera, & Cerna, 2007) would both shorten to (Hurtado et al., 2007)

To avoid that confusion, you need to include enough names to remove ambiguity. So, in a paper citing both of the above studies, you would never use the citation (Hurtado et al., 2007).

Instead, (Hurtado, Eagan, Cabrera, Lin, Park, & Lopez, 2007) would shorten to (Hurtado, Eagan, et al., 2007)

(Hurtado, Han, Sáenz, Espinosa, Cabrera, & Cerna, 2007) would shorten to (Hurtado, Han, et al., 2007)

This way, there is no confusion as to which source is meant. Note that "et al." is preceded by a comma when there are at least three authors. This is also in accordance with the serial­comma rule.

Remember, if there are two studies with exactly the same set of multiple authors in the exact same order, those studies will already be assigned small letters to distinguish them in the reference list. Take, for instance this two­part study:

In­text citations of these two articles, which have identical sets of authors, would be (Li et al., 2005a) and (Li et al., 2005b).

The citation for six or more authors will be abbreviated on the first mention and all subsequent ones.

A recent study dissected the architecture of Google (Brin & Page, 1998).

Brin  and  Page  (1998)  wrote  that  Google  manages  hypertext  more

efficiently than other search engines.

Li, X., Thelwall, M., Wilkinson, D., & Musgrove, P. B. (2005a). National and

international  university  departmental  web  site  interlinking:  Part  1;

Validation of departmental link analysis. Scientometrics, 64(2), 151–185.

Li, X., Thelwall, M., Wilkinson, D., & Musgrove, P. B. (2005b). National and

international university departmental web site interlinking: Part 2; Link

patterns. Scientometrics, 64(2), 187–208.

In­text citations of works with six or more authors. For works that have six or more authors, all authors will never be listed in running text or in a parenthetical citation. Instead, include just the first author's last name, followed by "et al."

A work written by the eight authors Karin N. Sandmel, Mary Brindle, Karen R. Harris, Kathleen Lynne Lane, Steve Graham, Jessica Nackel, Rachel Mathias, Annette Little should be cited in either of the following two ways, even on the first mention:

More than one work within one set of parentheses. It is possible to cite more than one work at a time. Follow the rules above as they pertain to the specific sources that you are citing, and then present the list of sources, alphabetically and separated by semicolons:

Always list the sources alphabetically, according to their arrangement in the reference list.

Sources with the author not named. Remember that the principle underlying in­text citations is that they facilitate the easy location of full references. So when a source does not have an author, the in­text citation should reflect the composition of the reference­list entry, which will then usually begin with the title:

The in­text citation for that source would refer to the title, but a shortened version of it:

The factbook above is a standalone title, so it is italicized. The title also involves a proper noun (the University of Arizona), so the proper noun phrase must be capitalized.

Sandmel et al. (2009) argue that the positive behavioral support method

is most successful when it's implemented on a school wide basis.

The  positive  behavioral  support  method  is  most  successful  when  it's

implemented on a school wide basis (Sandmel et al., 2001).

Many studies have confirmed this (Brin & Page, 1998; Garfield, 2005;

Kousha & Thelwall, 2006; Merton, 1973; Uyar, 2009a).

The  University  of  Arizona  fact  book  2001–2002.  (2001).  Tucson,  AZ:

University of Arizona.

More  students  study  social  and  behavioral  sciences  than  business  and

public administration (University of Arizona, 2001).

Quotations, paraphrases, summary, and common knowledge

In­text citations are needed when you quote or paraphrase source material, and you will need to format quotations, block quotations, and paraphrases differently.

Quotations

If  the  name  of  the  author  is  not  mentioned  in  the  sentence,  the  author's  last  name,  the  year  of publication, and the page number on which the quotation can be found will be placed after the closing quotation mark and before the closing punctuation of the sentence.

Note that a comma separates the name from the year and the year from the page number or page range. This is the general pattern that you will use for almost all in­text citations.

If the author is mentioned in the sentence, the year of publication follows the author name, and the page number comes after the closing quotation mark.

If multiple pages were cited, use "pp." and list the page range.

If a source has neither page numbers nor visible paragraph numbers, just include the author and the year of publication. This is a common pattern for web sources.

One  study  found  that  "developing  social  networks  on  campus

counteracted isolation and invisibility" (Reyes, 2011, p. 257).

According  to  Reyes  (2011),  "developing  social  networks  on  campus

counteracted isolation and invisibility" (p. 257).

According to Beheiry, Chong, and Hass (2006), "Corporations that are

more aware of  the  three pillars of sustainability and more vocal about  them

tend  to  incorporate  that  consciousness  into  their  large  and  mega­project

planning." (pp. 390–391).

For  instance,  the article begins with this advice to health care providers: "A

provider has a responsibility to listen to and to try to understand a patient's or

parent's concerns,  fears, and beliefs about vaccination and  to  take  them into

consideration when offering vaccines" (CDC, 2007).

Block quotations

Block quotations should be used to include direct quotations of 40 or more words within your research paper. Because they can make your writing seem choppy or disjoined, block quotations should be used sparingly or not at all.

Paraphrases

You do not need to give page or paragraph information when you simply paraphrase material. If you paraphrased Reyes instead of quoting her, you would leave out the page number:

An ampersand is used in parenthetical citations, while the word and  is used in running text. You'll recall that ampersands are also used in reference­list entries because those are also not running text.

Beheiry,  Chong,  and  Hass  (2006)  report  that,  as  a  result  of  the  low

response rate, the study's findings were not as conclusive as they had hoped: Due  to  the  low  number  of  data  points  in  this  research,  it  would  be

meaningless to analyze exact relationships between the factors. Thus,

the  analysis  is  only  aimed  at  providing  a  framework  for  examining

relationships so that future research can more specifically improve on

the current research findings. Thus, despite the small sample size, all

the common statistical analysis steps were followed. (p. 389)

Despite  all  of  these  caveats,  the  authors  do  suggest  that  a  relationship  does

appear  to  exist—that  companies  that  scored  higher  on  the  CSCI,  indicating

stronger  commitment  to  a  balanced  understanding  of  sustainability  at  the

executive  level,  tended  to  perform  more  closely  to  expectations  for  project

schedule and cost (Beheiry et al., 2006).

Students  may  feel  unconnected  and  inconsequential  on  campus;  social

networks alleviate such feelings (Reyes, 2011).

Research  on  decision  making  has  recently  taken  a  turn  toward  new

models (Gonzalez & Dutt, 2010).

Gonzalez and Dutt's (2010) research on decision making is part of a turn

toward new models.

As with quoted material, when the author's name (or authors' names, as  in  the example above) are included in the sentence leading up to the in­text citation, only the year needs to be provided.

The year can be incorporated into the running text, too, if desired:

In that case, no parenthetical citation is needed at all for paraphrased material because the key material —author  and  year—is  contained  within  the  sentence  itself.  A  reader  curious  about  the  publication details relating to that source would need no further information to find the corresponding reference­list entry, which in turn provides the keys for locating Gonzalez and Dutt's actual publication.

Indirect  quotations.  A  paraphrase  is  sometimes  called  an  indirect  quotation.  You  can  recognize indirect  quotations  because  they  usually  have  the  word  that  in  the  introductory  phrase,  as  in  the example below.

Indirect quotations are not placed in quotation marks because they are not the original words of the source author. Because quotation marks aren't necessary, you should not put a comma between that and the phrase that explains what the author wrote.

However, because you are paraphrasing ideas that aren't your own, you do need to cite the source's author and publication date.

Summaries

To summarize, you use the same skills as when you paraphrase except you summarize the main idea of the original work instead of the main idea of a few sentences. Summaries can vary in length, and the length of the summary will determine the level of detail that your summary should provide.

You don't need quotation marks in your summary because you will not be quoting directly from the author. However, you do need to create an in­text citation after every distinct idea in your summary so that your reader can tell when you are summarizing an author's ideas and when you are presenting your own or those of a different author.

In  2010,  Gonzalez  and  Dutt's  research  constituted  a  turn  toward  new

models.

The  authors'  review  of  research  suggests  that  in  every  industry,

companies need to focus on their image in order to stay competitive (Beheiry,

Chong, & Hass, 2006).

Common knowledge

There is one exception to the "cite everything" principle: information that is common knowledge does not  need  to  be  cited.  But  very  little  of  what  you  write  in  your  research  paper  will  be  common knowledge. If you were to write your research paper with mostly common knowledge, you'd have little reason to write your paper. Common knowledge is knowledge that is incontestable—or fact. A few examples of common knowledge are listed below:

Barack Obama is the 44th president of the United States. Christopher Columbus first landed in the Americas in 1492. The Civil Rights Act of 1964 made the segregation of schools illegal. e. e. cummings was a poet. Human gestation averages nine months.

As you can see, your research paper would not be very interesting if it only included facts of common knowledge, but you can rely on uncontroversial facts such as these when using your sources to support your  arguments.  You  don't  need  to  cite  common  knowledge,  but  some  knowledge  that  seems uncontroversial is not as clear­cut as it seems. For instance, in the recent decades, Pluto has gained and lost its status as a planet, and the arguments that surround this debate are compelling. Cite your sources if you are at all uncertain about the extent to which your assertion is accepted by a general audience as an uncontested fact.

Best practices for quoting or paraphrasing

There are some rules you can follow to make sure that you integrate sources into your writing in a way that helps your audience understand how each source supports your point.

Citing often. Every sentence in a paper need not have a citation. It  is only necessary to cite often enough  to  make  clear  beyond  doubt  where  information  is  coming  from.  If  the  first  sentence  of  a paragraph cites Gonzalez and Dutt, you wouldn't need to cite the very next sentence; citations should be placed regularly throughout paragraphs, however. In addition, you would need a citation near the end of the paragraph and at the beginning of the next paragraph.

Even if the Gonzalez and Dutt are mentioned by name later in that paragraph, the year does not need to be included because the source is already clear.

If, however, another source is cited between two references to Gonzalez and Dunn, both Gonzalez and Dunn mentions need to include the year, whether in parenthetical citations or blended into the text.

In that example, the Clark study intervenes between the two mentions of Gonzalez and Dunn's work, so the reader needs to be reminded which Gonzalez and Dunn study is meant.

Gonzalez and Dutt's (2010) research on decision making is part of a turn

toward new models. In that research, they found that old models are insufficient

for real progress in the field. It was also made clear that . . .

Gonzalez and Dutt's (2010) research on decision making is part of a turn

toward new models. Clark (2009), however,  takes a different tack. Gonzalez

and Dutt (2010) argue that . . .

APA  format  requires  four  parts  to  a  citation:  1)  an  introductory  phrase,  2)  the  paraphrase  or quotation used as evidence, 3) an in­text citation, and 4) a reference page citation.

In the examples below, the introduction is yellow, the paraphrase or quotation used as evidence is pink, and the in­text citation is blue. The reference citation follows.

The list of introductory words below will help you integrate your quotations and paraphrases into your sentences.

Introductory words

acknowledges concludes elucidates offers

admits contends expresses presents

advises criticizes illustrates refutes

agrees demonstrates implies rejects

argues describes insists replies

asserts disagrees lists reports

believes discusses maintains responds

claims disputes notes suggests

concedes emphasizes objects writes

According to Allen (2007), thimerosal is a preservative that helped keep

vaccines aseptic and contains mercury—49.5% by weight.

References

Allen,  A.  (2007).  Vaccine:  The  controversial  story  of  medicine's  greatest

lifesaver. New York, NY: W. W. Norton & Company, Inc.

Galanti (2004) asserts, "In some cultures, part of the 'job' of the family is

to make sure that the nurses are spending enough time caring for their loved

one" (p. 87).

References

Galante,  G.  ­A.  (2004).  Caring  for  patients  from  different  cultures.

Philadelphia, PA: University of Pennsylvania Press.

Providing  context.  Creating  in­text  citations  isn't  just  a  matter  of  formatting  your  parenthetical citations correctly—though that's certainly a concern. When inserting an in­text citation, you need to give your reader enough context so that he or she understands whether you are quoting or paraphrasing words or ideas. Readers also need to understand why you are citing another author: Are you giving voice to a counterargument? Or are you providing evidence for a major point?

Signal to your reader why you are citing by using introductory phrases such as the one highlighted in the excerpt below:

The highlighted sentence explains why the citation is important—the writer of this paper wanted his readers to know that sustainability isn't just for particular industries, and he has support for this claim. He follows up that introductory sentence with supporting information from the source. The paraphrased information is introduced with a statement that suggests that another author wrote the idea originally. He then provides the authors' names and the year of the article's publication.

Avoiding Dropped Quotations. To avoid plagiarism, you'll want to make sure that you are using the four parts of a citation described in the "Four parts" tab. But you'll need a fifth part, placed in bold below, to avoid dropped quotations and to keep your writing fluid.

When writers don't provide an introductory or concluding statement to indicate why a source is brought into the conversation, we call this a dropped quotation because the quotation is seemingly dropped into the paragraph from nowhere. When citing the work of others, you need to give your reader enough context so that he or she understands whether you are quoting or paraphrasing words or ideas. Readers also need to understand why you are citing another author: Are you giving voice to a counterargument? Or are you providing evidence for a major point?

Be sure that every time you include a quotation in your paper, you have all of the following parts:

1. An introductory phrase that includes an introductory word, the name of the author, the publication date,  and  perhaps  the  title  of  the  resource.  On  subsequent  quotations  from  the  same  source, however, you can place the author's name, the publication date, and the page number at the end of the citation. Remember that you will need to place a comma between the introductory phrase and the quotation.

2. The quotation, surrounded by quotation marks. If the quotation ends in an exclamation point or a question mark, put that punctuation right before the closing quotation mark.

3. An in­text citation with the author's name and publication date (if either of these were not included in your introductory phrase) and the page number. Place a period after the closing parenthesis of the in­text citation.

4. At  least  one  sentence  that  sums  up  why  that  quotation  was  so  important  to  your  thesis statement or the major point you are supporting in that place in the paper. This usually means that you should not end a paragraph with a quotation because you would not be providing enough context for why the quotation is important.

5. A reference page citation.

Though some believe that sustainability is the domain of industries such

as  farming,  education,  or  the  automotive  industry,  the  authors'  review  of

research addresses the current thoughts about sustainability in many industries

and suggests that in every industry, companies need to focus on their image in

order to stay competitive (Beheiry, Chong, & Hass, 2006).

Every time you cite a source, you should include the author's name, the date of publication, and the page number (if you are quoting). That won't change.

However, the location in which you provide this information will change depending on whether or not you write the author's name as part of the sentence. A later paraphrase or quotation by the same author in the same paragraph would not necessarily need to reiterate the author's name to introduce the quoted or paraphrased content, but it would need to include the name of the author, the publication date, and— if you are quoting—the page number in the parenthetical citation.

You will notice in the excerpt below that the author uses an introductory statement to explain why the quotation is important to his major point. After reading the first sentence, we know the quotation is going to tell us more about why the authors are interested in researching multinational corporations rather than governments or smaller businesses.

The conclusion sentence further explains why the quotation and paraphrased content are important to the research paper as a whole.

Grammatically correct sentences. Remember  that when you use a quotation, you must still write complete  sentences.  Every  sentence  of  your  writing  must  be  grammatically  correct.  When  you  use quotations, you need  to  incorporate  them into your own sentences. Even  if you use only part of a sentence from your original source, it is your responsibility to use the correct grammar so that it fits comfortably into your own writing. Break quotations into smaller pieces if you need to and combine paraphrases  with  quotations,  but  ensure  that  you  don't  change  the  meaning  of  the  quotation  by eliminating important words when you trim quotations down.

The sentence below contains a quotation in the middle of a sentence. Pay special attention to the way in which this quotation is cited.

Beheiry,  Chong,  and  Hass  (2006)  explain  their  interest  in  finding  a

business  case  for  sustainability  in  specifically  multinational  corporations:

"Unlike many governments, multinationals have interests and influence that go

beyond  national  borders.  Many  multinational  corporations  already  have

environmental management systems (EMSs), pollution reduction, and energy

saving practices in place" (p. 385). Though the authors admit that corporations

have  not  solved  sustainability  issues  yet,  they  suggest  that  corporations  will

eventually  find  the  need  to  compete  on  a  balanced  sustainability  more

compelling than the need for the short­term savings represented by the status

quo—wasteful use of resources (Beheiry, Chong, & Hass, 2006).

Remember that, regardless of the punctuation that the in­text citation precedes, the closing parenthesis of  the  citation  falls  before  the  closing  punctuation.  Never  place  the  closing  punctuation  of  the sentence inside the parenthetical citation.

Making  changes  to  quotations.  This  may  be  surprising,  but  in  order  to  keep  your  writing grammatically correct and concise, you can actually make changes to quoted material.

For example, you can change the first word of a quotation to an uppercase or lowercase letter so that the quotation better fits into the grammar of your own sentence. In the example below, Reyes actually began her sentence with "Developing," so the first letter was capitalized in the original. But that didn't fit in the grammar of the new sentence, so the letter was made lowercase.

You can also change the punctuation mark at the end of a quotation so that it fits the grammar of your own  sentence:  for  example,  a  comma  can  become  a  period.  Don't  change  the  punctuation  marks, however,  in  any  way  that  would  change  the  quotation's  meaning.  You  wouldn't  want  to  insert  a question mark where an author was making a factual statement, for instance.

If you remove anything from the middle of a quotation, use three spaced ellipsis points (  .  .  .  )  to indicate the omission:

Beheiry, Chong, and Hass (2006) explain that their experiment suggested

that  companies  that  were  more  committed  to  all  three  pillars  of  sustainable

business  practices—social  development,  environmental  sustainability,  and

economic  development—were  more  likely  to  see  projects  coming  in  under

budget  and  on  schedule.  This  is  important,  the  authors  claim,  because  "the

historical  tendency  to  focus  on  environmental  sustainability  overaligned  SD

[sustainable development] with the green movement and alienated the business

executives" (Beheiry, Chong, & Hass, 2006, p. 384). The authors argue that the

reason many companies are slow to embrace sustainable practices is that there

is no relevant business case to persuade those in charge that sustainability will

increase value to shareholders. The results of this experiment may be used to

support  the  idea  that sustainability can reduce costs, which might encourage

business owners to adopt sustainable management practices.

One  study  found  that  "developing  social  networks  on  campus

counteracted isolation and invisibility" (Reyes, 2011, p. 257).

"For  small  firms  .  .  .  fixed  costs  are  of  special  concern"  (Gerhard  &

Milkovich, 1990, p. 667).

Never  remove  a  citation  from  the  middle  of  a  quotation.  For  example,  if  you  want  to  quote  this sentence from Shu­Fen Kao and B. Lusk's article "Attitudes Towards Death and Dying," you may not remove the citation of Benoliel, even if you are removing material around the citation:

You might alter the quotation in this way:

But you may not alter the quotation by removing the citation and anything around it:

You  do  not  need  to  add  sources  cited  within  quotations  from  sources  you  are  using  to  your  own reference list.

Deciding  whether  to  quote  or  paraphrase.  In  general,  paraphrasing  sources  will  keep  your  own writing from becoming choppy and seemingly  thrown together. However, you might quote content directly if you feel that the author's original phrasing offers a tone or a concision that you would not want to disrupt. The paragraph below uses a quotation that imparts a tone that uniquely and powerfully describes the type of projects that citizens may object to, so the writer of this paper chose to keep the quotation intact because it offers more concision than he could replicate.

"This  behavior  might  be  explained  by  Benoliel  (1987–1988),  in  her

review  of  the  research  literature  concerning  health  care  providers  and  dying

patients,  that  there  is  some  evidence  that  avoidance  of  dying  patients  is  a

preferred coping strategy for nurses."

"This  behavior  might  be  explained  by  Benoliel  (1987–1988)  .  .  .  that

there is some evidence that avoidance of dying patients is a preferred coping

strategy for nurses."

"This behavior might be explained by . . . some evidence that avoidance

of dying patients is a preferred coping strategy for nurses."

Beheiry,  Chong,  and  Hass  (2006)  suggest  that  "New  roads  in  a

picturesque  countryside,  refineries  in  coastal  wetlands,  and  dams  on  scarce

river resources are typical projects that attract fierce debate" (p. 385), but then

acknowledge that market forces generally are an important determining factor

for which projects are built where.