Accouting homework

Part 2:  Individual – Data Entry In Excel Template

Financial Accounting Workshops related to Part 2 will be held as announced.  

Note:  Before you start this part of the project, make sure you are using the complete Form 10-K for your company. Secondary information that has been summarized or condensed on financial sites such as Hoovers, Yahoo, or MSN will NOT provide you with the details needed to prepare this project. 

1. Retrieve the project Excel template from Blackboard. Enter your identifying information on the first tab of the workbook and save the file with your first and last names.

2. In the “Introduction” text box outlined in blue on the first tab of the template, in your own words, summarize your company’s business activities, products, and the primary industry or industries in which it operates (200 to 300 words).  If you do incorporate any language that is not your own, make sure to use quotation marks and clearly indicate the source. You may find preparing this summary in Word and pasting it into the text box provided on the template an efficient way to accomplish this task.  Resize the text box so that it fits the text you’ve placed in it. This will not entail adding any rows or columns to this tab. 

3. Copying your financial statements:

a. Using the company’s  pdf version of the financial statements, enter your company’s balance sheet and income statement on the appropriate “Balance Sheet” and “Income Stmt” tabs on the Excel template provided.  You should have two years’ of balance sheet data and three years’ of income statement and cash flow data.  Use all of the exact account names and amounts, headings and subheadings, and years of data contained in your company’s statements. To simplify your data entry, use the same ARIAL 11 font throughout your statements.  However, follow the formatting given in your primary document for indents, capitalization, underlining, dollar signs, decimal points, etc.

b. For all differences, subtotals, and totals in the statements, insert formulas to perform the appropriate calculations. Make sure that all account and line descriptions are in column A and use the “wrap text” feature to keep the column width of these items reasonable. Delete empty columns. Make sure all items have the same font and size.

4. Your work will be evaluated, in part, on the following criteria. Please use this checklist to review your document to see that:

a. All headings, account names, and dollar amounts are the same as on the audited financial statements included in the Form 10-K. 

b. All statements are consistent with the Form 10-K as to text alignment, alignment of amounts, indentations, use of $ and underlines. (The objective here is a consistent, professional presentation of the data, and replicating the published version is usually a good way to achieve that.)

c. Empty rows and columns are deleted. 

d. Each account and line description is in a single cell, using “wrap text” to control the column width.

e. All columns showing “####” have been made wide enough to display the full amount.

f. There are three years of data for the income statement and two years of data for the balance sheet

g. An ARIAL 11 font is used throughout,.  (The Form 10-K may use multiple fonts, but your project file should be as uncluttered and consistent as possible.) 

h. Every difference, subtotal, and total in every financial statement is the result of a formula using cell references and/or Auto Sum.

i. Appropriate headings, including indication of year ends and the denomination of amounts used in the statement (thousands, millions, etc.) are used on all statements.

5. Save your work as an Excel file.  Consider making an optional appointment to have your work reviewed by a Learning Assistant. After your work is reviewed, make all corrections necessary. 

6. Submit your file to Blackboard no later than the Part 2 due date listed at the top of this document. DO NOT Email your file – it will not count as being submitted.

Part 3:  Individual – Data Analysis

· Make all necessary revisions and corrections to the Part 2 before beginning Part 3.  

· Financial Accounting Workshops related to Part 3 will be held as announced.   

1. Read Chapter 12 in your text. 

2. Make a copy of your completed Balance Sheet and then a copy of your Income Statement using the Edit/Move or Copy Sheet command. Be sure to check the “Create a copy” box indicating you want to make a copy. Insert the copy of the before the Balance Sheet before the Income Statement tab.  Insert the copy of the Income Statement Data Summary tab.  

3. Review Illustration 12-2 on page 655 of a horizontal analysis of an income statement. Rename the original “Income Stmt” tab “IS Horiz” and prepare a horizontal analysis of your income statement.  Because your income statement contains three years of data, you will have to add a “difference” column and a “percentage change” column for the first two years presented, and then add another two columns that compare the middle year to the current year.  Properly label what is shown in each set of columns. Use a technique similar to that of your balance sheet for formulas, formatting, and copying and pasting. Check for appropriate labels, headings, etc. 

4. Based on the  Illustration 12-2 on page 655 prepare a horizontal analysis of a balance sheet. Rename the original “Balance Sheet” tab “BS Horiz”. On this tab, add two columns to the right of your balance sheet amounts. These extra columns will be used for a “horizontal analysis,” since they compare amounts horizontally across the years presented.  Label the first column “difference” and the second column “percentage change.”  Prepare formulas for both the amount of increase/decrease and percent of increase/decrease of cash. Format the percent to show the percentage sign and one decimal place. Then copy and paste both formulas to the appropriate remaining cells on your balance sheet. Fix any necessary formatting. Check for appropriate labels, headings, etc. 

5. Review Illustration 12-3 on page 656 of a vertical analysis of income statements. Rename the copied “Income Stmt (2)” tab “IS Vert” and prepare a vertical analysis of your income statement. Hint: Insert a column between each of the columns of amounts. Use an absolute cell reference to your net sales (or net revenue) amount in your first formula when calculating your percent. Format the cell. Now that formula can be copied to all other elements of the balance sheet for that year. Make a new formula for each of the other years. Format and copy them as well. Check for appropriate labels, headings, etc.

6. Review Illustration 12-3 on page 656 of a vertical analysis of balance sheets. Rename the copied “Balance Sheet (2)” tab “BS Vert”.  With reference to the section in your text entitled “VERTICAL ANALYSIS” that begins on page 700, on this tab, compute component percentages for your balance sheet.  This approach to understanding financial statements is often referred to as a “vertical analysis” since it compares amounts within a given year to a significant base amount from that same year.  To perform this analysis, you will need to insert columns after each year of data.  This column will show the percentage of total assets that each item represents.  Use an absolute cell reference to total assets in your first formula when calculating your percent. Format the cell to show the percentage sign and one decimal place. Now that formula can be copied to all other elements of the balance sheet for that year. Make a new formula for the other year. Format and copy it as well. Check for appropriate labels, headings, etc

7. Fill in the amounts requested on the Data Summary tab by using cell references to your balance sheet and income statements whenever possible. 

a. Insert the actual years you are analyzing as column headings, with the current year in the on the right in cell G5 (e.g. 2015). 

b. In as many instances as possible, use cell references to your BS Horiz and IS Horiz  tabs. 

c. You will need to calculate amounts (e.g. averages) for the data summary sheet.  Use cell references to your BS Horiz and IS Horiz in formulas as much as possible.

d. You will need to enter some information manually. This data almost always is available in your Form 10-K in Item 6 – Selected Financial Data or summaries in other parts of the Form 10-K.  If you have problems finding this information, you may need to do additional research on the web and/or talk with a reference librarian at Trexler Library to acquire the information. 

e. If an amount for your company is zero, leave the cell blank. 

f. Amounts in the data table must be positive except for a net loss or a negative cash flow from operations, an income tax benefit and exceptional situations where the amount referenced is the opposite of the usual sign. Therefore if your financial statement lists a negative amount for an item such as cost of sales or interest expense, since you are using cell references, you need to place a "-" sign in front of the cell reference to make the amount positive.

8.  On the Charts tab, prepare a separate chart (graph) for each of the items listed below for the 5 years data on the Data Summary tab. Use cell references to the Data Summary tab when preparing your charts. You will have four separate charts on this tab. You may select the type of graph you think appropriate.  Remember that charted chronological data should always be presented earliest to latest, left to right.